4 Yếu Tố Chính Của Việc Bảo Mật Dữ Liệu Lưu Trữ Hoặc Lưu Trữ Dữ Liệu An Toàn

Lưu trữ dữ liệu an toàn hay bảo mật dữ liệu lưu trữ là một trong những phương pháp bảo mật cơ bản và cần thiết nhất trong quá trình chuyển đổi số.

Nó bảo vệ tài liệu và dữ liệu đồng thời giúp bạn trở thành một văn phòng không cần giấy tờ, tổ chức và lưu trữ dữ liệu, đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục thông qua các bản sao lưu tích cực.

4 yếu tố của lưu trữ dữ liệu an toàn

Dưới đây là bốn yếu tố chính của việc lưu trữ dữ liệu an toàn:

1. Mã hóa và quyền truy cập liên kết chuỗi bạc với liên kết màu đỏ ở trung tâm

Yếu tố quan trọng đầu tiên của việc lưu trữ dữ liệu an toàn bao gồm:

• Xác thực: Tất cả nhân viên sẽ có thể truy cập tài liệu của họ bằng tên người dùng và mật khẩu duy nhất.
• Lưu lượng dữ liệu: Giao thức truyền siêu văn bản an toàn (HTTPS) và Giao thức truyền siêu văn bản (HTPP) là các giao thức ứng dụng được sử dụng phổ biến nhất để liên lạc giữa người dùng và máy chủ web. Nên sử dụng giao thức HTTPS an toàn hơn khi truyền dữ liệu. Nó được mã hóa và bảo mật bằng chứng chỉ kỹ thuật số, trong khi HTTP thì không.
• Kiểm soát truy cập: Có thể có nhiều cấp độ truy cập dựa trên vai trò công việc, các nhóm và phòng ban cụ thể.
• Mã hóa: Tất cả dữ liệu cần được bảo mật theo một trong những phương pháp mã hóa dữ liệu an toàn nhất được chính phủ Hoa Kỳ sử dụng để bảo vệ thông tin mật: mã hóa (AES) 256-bit.

2. Dự phòng và bảo vệ chống vi-rút để bảo mật dữ liệu lưu trữ

Dự phòng và bảo vệ chống vi-rút bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp.

• Dự phòng dữ liệu: Nhiều trường hợp dự phòng dữ liệu đảm bảo dữ liệu có thể được khôi phục ngay cả khi hệ thống đang hoạt động không khả dụng. Ít nhất, dữ liệu của bạn phải được lưu trữ với các bản sao lưu ở hai vùng khác nhau để dự phòng địa lý.
• An ninh mạng: Tính năng lưu trữ dữ liệu an toàn yêu cầu các tính năng tích hợp để bảo vệ dữ liệu và tài liệu của bạn khỏi tin tặc, rò rỉ dữ liệu, phần mềm độc hại, mã độc tống tiền và lừa đảo.

3. Chủ quyền và phân tách dữ liệu

Bảo vệ chủ quyền dữ liệu có vẻ như là một sự lựa chọn, nhưng đó cũng là một điều cần thiết và việc phân tách dữ liệu đảm bảo dữ liệu của khách hàng luôn ở chế độ riêng tư.

• Chủ quyền dữ liệu: Giữ dữ liệu trong biên giới nơi doanh nghiệp hoạt động là rất quan trọng đối với nhiều tổ chức. Và ngược lại, các nhà cung cấp đám mây cần đảm bảo dữ liệu và bản sao lưu vẫn nằm trong các biên giới đó. Dữ liệu này được điều chỉnh bởi luật pháp của quốc gia nơi nó bắt nguồn. Ví dụ: theo Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR), công dân Liên minh châu Âu (EU) có quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân của họ, bao gồm quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế và chuyển dữ liệu đó. Các công ty bên ngoài EU thu thập và xử lý dữ liệu của EU phải tuân thủ GDPR.
• Tách biệt dữ liệu: Dữ liệu và tài liệu của khách hàng cần được tách biệt hoàn toàn với dữ liệu hệ thống của phần mềm lưu trữ dữ liệu.

4. Liêm chính và kiểm toán

Tính toàn vẹn của tài liệu đơn giản có nghĩa là có bằng chứng cho thấy tài liệu không bị giả mạo. Những điều sau đây rất quan trọng trong việc chứng minh tính toàn vẹn của tài liệu:

• Ghi nhật ký thay đổi: Một giải pháp lưu trữ dữ liệu an toàn cần ghi lại mọi truy cập và thay đổi tài liệu để tạo ra một lịch sử tài liệu hoàn chỉnh. Đường mòn kiểm tra này cho phép bạn xem ai đã truy cập, sửa đổi, in hoặc xóa tài liệu và khi nào họ thực hiện việc đó.
• Quản lý phiên bản: Quản lý phiên bản phù hợp đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng truy cập các thay đổi của tài liệu và bạn chỉ chỉnh sửa phiên bản tài liệu mới nhất. Ngoài ra, bạn luôn có thể truy cập tài liệu gốc cho mục đích kiểm tra.
• Chữ ký điện tử: Giải pháp lưu trữ có thể cung cấp khả năng ký điện tử tài liệu của bạn một cách an toàn. Ví dụ: bằng cách thêm chứng chỉ kỹ thuật số.

Kết luận

Lưu trữ dữ liệu an toàn mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó cần đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và bảo mật cụ thể để có hiệu quả. Như bạn đã thấy, chúng bao gồm mọi thứ, từ mã hóa phù hợp và dự phòng dữ liệu đến phân tách dữ liệu và tính toàn vẹn của tài liệu.

DocuWare là một giải pháp được công nhận và phổ biến để lưu trữ dữ liệu an toàn, đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết để các tổ chức truy cập và lưu trữ thông tin quan trọng trong kinh doanh của họ với độ tin cậy cao nhất.

Nền Tảng Chuyển Đổi Số Toàn Diện - DocuWare: Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện nay cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, đã xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu doanh nghiệp với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện tại của bạn một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE