Chữ Ký Điện Tử Là Gì? Lợi Ích Ký Số Giúp Bảo Mật Quy Trình Kinh Doanh Của Bạn

Chữ ký điện tử là việc sử dụng dấu hiệu chữ ký, hình ảnh hoặc yếu tố để chỉ ra rằng cá nhân ký bằng chữ ký số trên hợp đồng và đồng ý với các điều khoản.

Nó khác với 'chữ ký vật lý”, trong đó các bên phải đánh dấu vật lý trên hợp đồng giấy bằng bút. Thay vào đó, chữ ký số được hình thành trên các thiết bị như máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại thông minh. 

Cách tiếp cận mới này để ký kết hợp đồng đã được chấp nhận trên toàn cầu và chữ ký số sẽ có thể được sử dụng để ký tất cả các loại giấy tờ vào năm 2023.

1. Bảo mật các quy trình kinh doanh thông qua sự tin tưởng vào tài liệu

Sự tin tưởng tạo thành cơ sở cho bất kỳ sự hợp tác hoặc trao đổi hàng hóa và thông tin nào, có thể là trong môi trường kinh doanh cá nhân hoặc chính thức. Trong hợp đồng hoặc các thỏa thuận khác, biểu tượng ràng buộc của sự tin tưởng này là chữ ký của một người.

Những gì đã từng độc quyền cho giấy và bút giờ đây đạt được với chữ ký điện tử, tạo ra một cam kết ràng buộc giống như chữ ký viết tay - với các đối tác kinh doanh trên toàn thế giới. Chữ ký tạo ra sự chắc chắn về mặt pháp lý cho tài liệu của bạn ngay cả trên một khoảng cách dài.

Hầu như tất cả các ngành công nghiệp đã thích nghi với lực lượng lao động cộng tác từ các địa điểm khác nhau, bao gồm cả văn phòng gia đình và di động.

Chữ ký đám mây đóng góp đáng kể vào thành công kinh doanh của bạn bằng cách cung cấp xác minh pháp lý cho các tài liệu trong khi vẫn đảm bảo tính liên tục và năng suất kinh doanh.

a) Chứng minh tính toàn vẹn và tính xác thực của tài liệu

Mỗi ngày chúng ta viết hoặc nhận một lượng lớn tài liệu. Một số trong số này không yêu cầu bất kỳ bằng chứng tài liệu nào trong môi trường kinh doanh hoặc chính thức. Các tài liệu khác, chẳng hạn như một số hợp đồng nhất định, phải chặt chẽ về mặt pháp lý để tòa án cũng sẽ coi chúng là ràng buộc. Tùy thuộc vào ngành, quy trình, sở thích, vị trí của công ty bạn và người làm việc với công ty, các quy tắc khác nhau để thiết lập sự chắc chắn về mặt pháp lý.

Với chữ ký điện tử, bạn tạo ra sự chắc chắn cho ba yếu tố cần thiết:

• Tính xác thực: Tài liệu là chính hãng.
• Tính toàn vẹn: Nội dung của tài liệu không bị thay đổi.
• Nguồn gốc: Người tạo tài liệu có thể được xác định.

b). Chữ ký điện tử cho doanh nghiệp nối mạng và làm việc từ xa

Tài liệu kinh doanh không còn dành riêng cho các văn phòng công ty vật lý. Họ cũng được tuyển dụng trong văn phòng tại nhà và làm việc di động. Môi trường phân tán này đòi hỏi sự cần thiết của các nguyên tắc ràng buộc và sự chắc chắn về mặt pháp lý ngay cả trên một khoảng cách dài. Chữ ký điện tử giúp nhân viên hoàn thành trách nhiệm của mình ngay lập tức và từ bất kỳ vị trí nào.

Rốt cuộc, một quy trình không nên đi vào bế tắc vì một nhân viên không thể ký một tài liệu khi làm việc khi di chuyển do thiếu các tùy chọn in.

c) Thực hiện các giao dịch độc lập với địa điểm theo quy định của pháp luật

Mặc dù các mô hình pháp lý khác nhau về mức độ nghiêm ngặt giữa các khu vực, nhưng có một điều rõ ràng: các mô-đun bảo mật phần cứng để tạo chứng chỉ kỹ thuật số có thể được đặt trong cơ sở hạ tầng đám mây bảo mật cao ở bất cứ đâu.

Trường hợp thẻ thông minh vật lý và đầu đọc thẻ đã từng cần thiết, ngày nay bạn có thể kết nối thông qua các nhà cung cấp chữ ký đã được xác minh được chứng nhận phù hợp với các tiêu chuẩn bảo mật rõ ràng. Bằng cách này, dữ liệu được trao đổi trong quá trình chữ ký cũng được bảo mật.

d) Đăng nhập từ mọi thiết bị

Thông qua việc tích hợp chữ ký điện tử vào quy trình làm việc tự động, các công ty có thể hoàn thành tất cả các quy trình một cách an toàn về mặt pháp lý, bất kể thiết bị được sử dụng. Điều này bao gồm chữ ký được cung cấp trên máy tính, máy tính bảng và thiết bị di động mà cả công ty và khách hàng sở hữu.

Dữ liệu giao dịch được bảo mật và bảo vệ. Với chữ ký hiện đại, các công ty đáp ứng các yêu cầu tuân thủ của khu vực tương ứng, cả về bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu.

e) Xác thực và truyền danh tính

Nhiều tài liệu, chẳng hạn như hợp đồng, được tạo và ký bởi một người trong một tổ chức và sau đó được ký bởi một người bên ngoài tổ chức. Trong những trường hợp này, chữ ký điện tử nâng cao rất thường được sử dụng. Các quy trình được công nhận cho việc này là xác nhận qua mã truy cập, điện thoại, SMS hoặc xác thực dựa trên kiến thức.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào yêu cầu của chữ ký, có thể cần phải xác minh danh tính của người ký ngoài bất kỳ nghi ngờ nào. Trong những trường hợp này, nên có chữ ký điện tử đủ điều kiện. Việc xác minh này được thực hiện bằng cách sử dụng nhà cung cấp bên thứ ba xác thực người dùng và do đó đảm bảo danh tính của họ khi ký.

f) Những điều cần cân nhắc khi đưa ra quyết định

Nếu bạn muốn sử dụng chữ ký điện tử trong công ty của mình, bạn nên xem xét những câu hỏi sau, trong số những câu hỏi khác:

• Giải pháp chữ ký có phù hợp để chứng minh tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu không?
• Quá trình ký có diễn ra trong quy trình làm việc tự động, trong đó nhân viên có máy trạm từ xa cũng có thể được đưa vào không?
• Giải pháp có cung cấp ký trên cả thiết bị thuộc sở hữu của khách hàng và công ty không?
• Giải pháp có cho phép bạn ký với các cấp độ bảo mật khác nhau (chữ ký điện tử nâng cao hoặc đủ điều kiện) không?
• Dữ liệu của quy trình chữ ký có được lưu trữ theo cách tuân thủ pháp luật trong khu vực bảo vệ dữ liệu mong muốn không?
• Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký có sử dụng các mô-đun HSM bảo mật cao với bằng chứng tuân thủ không?

2. Ký tài liệu trong dòng công việc với

Với DocuWare Signature Service, bạn áp dụng chữ ký điện tử cho tài liệu của mình trong quy trình làm việc. Hai yếu tố đảm bảo khả năng mở rộng và sự sẵn sàng trong tương lai cho công ty của bạn:

• Bằng cách đăng nhập trong quy trình làm việc, bạn giữ thời gian và công sức cần thiết cho nhân viên của mình ở mức thấp nhất có thể, đồng thời đẩy nhanh toàn bộ quy trình.
• Bạn sử dụng chữ ký từ xa, còn được gọi là chữ ký đám mây và do đó độc lập với vị trí làm việc của những người liên quan.

Với chữ ký đám mây, quá trình ký diễn ra trên đám mây thông qua Internet, bất kể bạn làm việc với DocuWare Cloud hay với hệ thống tại chỗ từ DocuWare. Không cần phần mềm hoặc phần cứng được cài đặt cục bộ.

Dịch vụ Chữ ký DocuWare đảm bảo rằng tài liệu của bạn được ký bởi một nhà cung cấp chữ ký đã được công nhận, đã được xác minh. Dịch vụ cung cấp cho bạn tốc độ và sự linh hoạt tối đa khi sử dụng chữ ký điện tử:

• Tích hợp liền mạch các nhà cung cấp chữ ký bên ngoài như ID xác thực hoặc DocuSign vào quy trình làm việc DocuWare của bạn. Các tài liệu được tự động truyền đến nhà cung cấp dịch vụ và người nhận cũng tự động nhận được thông báo khi tài liệu có sẵn để ký.
• Thu thập chữ ký cho một tài liệu từ tất cả những người ký có liên quan một cách kịp thời.
• Nâng cao hay đủ điều kiện? Bạn chọn mức độ bảo mật cho chữ ký theo yêu cầu của bạn. Sự khác biệt chính là thủ tục xác thực. Ví dụ: trong trường hợp chữ ký nâng cao, xác thực hai yếu tố của người ký (chẳng hạn như email hoặc SMS) là đủ. Để có chữ ký đủ điều kiện, cần có chứng chỉ của nhà cung cấp dịch vụ ủy thác để xác thực.
• Các chứng chỉ đủ điều kiện cho chữ ký điện tử đủ điều kiện được lưu trữ tập trung với nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để chúng có thể được sử dụng bất cứ lúc nào.
• Bạn lưu trữ tài liệu cùng với chữ ký trong kho lưu trữ theo cách tuân thủ kiểm toán.

Linh hoạt và tuân thủ pháp luật

Với DocuWare, bạn có thể thiết kế ký điện tử một cách linh hoạt và đáp ứng tất cả các thông số kỹ thuật mà ngành của bạn hoặc nhà lập pháp đưa ra cho các quy trình của bạn. Ví dụ: sử dụng các tùy chọn sau:

• Ký một tài liệu duy nhất ở nhiều nơi, ví dụ: hợp đồng trên các trang 1, 3 và 7.
• Kết hợp nhiều tệp được ghim vào một tài liệu và ký chúng dưới dạng các phần riêng lẻ. Bằng cách này, người ký chỉ nhận được một tài liệu bao gồm nhiều tệp như trong một phong bì một cách hiệu quả về chi phí. Điều này rất hữu ích, ví dụ, khi một thỏa thuận bảo mật tiêu chuẩn được ký kết với một hợp đồng. (Chỉ DocuSign)
• Đặt thời hạn ký. Sau khi hết thời hạn này, được tính từ khi gửi yêu cầu chữ ký, người ký không còn khả năng ký tài liệu.
• Thiết lập email nhắc nhở. Nếu người ký chưa ký tài liệu trong một khoảng thời gian nhất định, họ sẽ nhận được lời nhắc.
• Đảm bảo rằng người ký nhận được bản sao của tài liệu đã ký dưới dạng tệp đính kèm email sau khi ký.
• Áp dụng một con dấu công ty điện tử, còn được gọi là con dấu, cho tài liệu của bạn trước khi gửi chúng cho người ký. Đây là cách bạn chứng minh các tài liệu là chính hãng (tính xác thực) và không thay đổi (tính toàn vẹn). (Chỉ ID đã xác thực)

Một con dấu như vậy hoạt động về mặt kỹ thuật giống như một chữ ký điện tử và có thể có chứng chỉ nâng cao hoặc đủ điều kiện. Sự khác biệt là: con dấu điện tử luôn được liên kết với một pháp nhân, tức là một công ty, cơ quan công quyền và các tổ chức khác. Chữ ký điện tử luôn được liên kết với một thể nhân.

3. Quy trình của bạn được hưởng lợi như thế nào từ chữ ký điện tử

Quy trình đăng nhập phù hợp với nhiều quy trình kinh doanh. Các kịch bản sau đây là ví dụ về một loạt các lĩnh vực kinh doanh.

a) Xử lý hợp đồng không cần giấy tờ

Ký hợp đồng liền mạch và không chậm trễ, ví dụ như hợp đồng cho thuê thiết bị.

b) Ký kết hợp đồng lao động

Với lực lượng lao động từ xa và phân tán, bộ phận nhân sự của bạn có thể có nhiều loại hợp đồng lao động được ký kết không chậm trễ và không có người ký kết có mặt. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí cho giấy và bưu chính, mà còn rút ngắn quá trình rất nhiều. Nếu bạn đang đầu tư nhiều tiền vào việc tuyển dụng nhân viên có trình độ, việc ký kết hợp đồng lao động không được trì hoãn chỉ vì không có quy trình chữ ký số. Chữ ký điện tử cũng cho phép nhân viên mới hoàn thành quy trình tuyển dụng và giới thiệu 100% từ xa.

c) Nguồn nhân lực

Để tuân thủ công ty, bạn có thể yêu cầu nhân viên ký điện tử SOP, hướng dẫn công việc, thỏa thuận không tiết lộ hoặc các thỏa thuận khác trong quy trình làm việc một cách liền mạch và không chậm trễ. Nếu nhân viên của bạn làm việc trong một văn phòng từ xa, chữ ký điện tử có thể giúp đảm bảo rằng mọi người đều áp dụng cùng một tiêu chuẩn tin cậy. Đối với kiểm toán và chứng nhận, tất cả bằng chứng có sẵn trong kho lưu trữ theo cách tuân thủ pháp luật và có thể được trình bày chỉ bằng một nút bấm.

d) Cung cấp thiết bị CNTT

Cung cấp thiết bị là một thành phần quan trọng của quy trình giới thiệu và dẫn đến mất thời gian và tăng chi phí cho sự thiếu hiệu quả. Quy trình làm việc tự động dẫn đến các quy trình được sắp xếp hợp lý và chữ ký điện tử cho phép nhân viên ký hiệu quả để nhận bất kỳ thiết bị nào. Điều này cũng phù hợp để cung cấp các thiết bị cho công việc văn phòng tại nhà.

e) Cho vay đối với khách hàng

Một công ty thương mại hoặc nhà phân phối cấp cho khách hàng của mình hạn mức tín dụng. Tài liệu liên quan và thỏa thuận hợp đồng được tự động định tuyến để khách hàng xem xét.

Chữ ký của khách hàng được thực hiện bằng điện tử trên bất kỳ máy tính, máy tính bảng hoặc thiết bị di động nào có sẵn.

4. Bảo mật dữ liệu, bảo vệ dữ liệu và xác thực an toàn

Bạn có thể sử dụng chữ ký đám mây như chữ ký do DocuWare Signature Service cung cấp, hoàn toàn độc lập với việc bạn sử dụng đám mây hay hệ thống tại chỗ để quản lý tài liệu và quy trình làm việc của mình. Thuật ngữ chữ ký đám mây chỉ mô tả rằng Dịch vụ chữ ký, giống như DocuWare Cloud, được lưu trữ trong các trung tâm dữ liệu Microsoft Azure. Với chữ ký đám mây như với Dịch vụ Chữ ký DocuWare, bạn luôn an toàn và tuân thủ pháp luật với cả hai giải pháp.

a) Bảo mật dữ liệu: quy trình chữ ký trong bộ xử lý tiền điện tử bảo mật cao

Trước đây, các công ty chỉ có thể tạo ra chữ ký điện tử đủ điều kiện nếu phần cứng cho thiết bị tạo chữ ký này nằm dưới sự kiểm soát của họ, tức là mô-đun mật mã phần cứng và thẻ thông minh và đầu đọc thẻ thông minh cần thiết.

Ngày nay, thiết bị tạo chữ ký an toàn (SSCD) có thể được đặt tại nhà cung cấp dịch vụ chữ ký, nơi lưu trữ và áp dụng chứng chỉ và khóa cho người tạo chữ ký. Các nhà cung cấp này cung cấp một nền tảng ký đám mây an toàn cao thông qua Internet, nơi các doanh nghiệp, cơ quan chính thức hoặc cá nhân có thể ký tài liệu của họ.

Quá trình ký thực tế diễn ra trong các mô-đun bảo mật phần cứng, mà nhà cung cấp dịch vụ chữ ký hoạt động trong cơ sở hạ tầng máy chủ đám mây an toàn. Các mô-đun bảo mật phần cứng (HSM) là bộ xử lý mật mã đặc biệt đảm bảo bảo vệ chữ ký và khóa phần mềm.

Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký mà DocuWare hợp tác sử dụng HSM đáp ứng tiêu chuẩn FIPS 140-2 Cấp độ 3 của Hoa Kỳ cho các mô-đun mật mã.

b) Bảo vệ dữ liệu: dữ liệu vẫn còn trong khu vực của bạn

Dữ liệu chữ ký chứa dữ liệu cá nhân và bí mật. Do đó, cần đảm bảo rằng dữ liệu này vẫn nằm trong khu vực bảo vệ dữ liệu có luật bảo vệ dữ liệu được áp dụng, ngay cả trong quá trình ký. Điều này được đảm bảo với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký mà DocuWare làm việc cùng.

DocuWare – Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu, xử lý hóa đơn và tự động hóa quy trình làm việc, đã xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu doanh nghiệp với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE