7 Cách Lưu Trữ Tài Liệu Trên Đám Mây của DocuWare Hỗ Trợ Bạn Tuân Thủ Tốt Nhất

Vào năm 2023, mối quan tâm về quyền riêng tư dữ liệu sẽ tăng lên và các yêu cầu quy định sẽ theo sau. Các luật mới về quyền riêng tư của tiểu bang sẽ có hiệu lực vào năm 2023 bao gồm Đạo luật Quyền riêng tư của California; Đạo luật bảo vệ dữ liệu người tiêu dùng Virginia (VCDPA); Đạo luật Quyền riêng tư Colorado (CPA) và Đạo luật Connecticut liên quan đến Quyền riêng tư và Giám sát Trực tuyến Dữ liệu Cá nhân (CTDPA). Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) bảo vệ dữ liệu của các thành viên Liên minh châu Âu (EU) vẫn có tác động toàn cầu vì nó áp dụng cho mọi công ty kinh doanh với công dân EU.

Nhìn chung, tất cả các cuộc kiểm toán tuân thủ có thể sẽ trở nên nghiêm ngặt hơn do sự gia tăng số lượng nhân viên từ xa, các điều kiện để tăng trưởng tiềm năng trong các trường hợp gian lận và tăng trưởng doanh thu không thể đoán trước. Theo kịp những thay đổi này có thể gây khó khăn. Tuy nhiên, việc tuân thủ sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn đã xây dựng một nền tảng linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh theo các yêu cầu quy định mới. Quản lý tài liệu đám mây có thể là một đóng góp đáng kể cho sự thành công của các nỗ lực tuân thủ của bạn. Nếu nó không phải là một phần của kế hoạch tuân thủ của bạn ngày hôm nay, có nhiều lý do tại sao nó nên như vậy.

Việc sử dụng công nghệ đám mây sẽ tiếp tục quan trọng trong năm tới và hơn thế nữa. Nó sẽ có vai trò lớn hơn chủ yếu do sự gia tăng của công việc từ xa, nhu cầu tăng tính linh hoạt trong kinh doanh và giảm chi phí liên quan đến các giải pháp đám mây. 

Tóm tắt nhanh về cách DocuWare Cloud (lưu trữ đám mây) hỗ trợ tuân thủ

1. Chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử giúp giảm việc sử dụng giấy và đơn giản hóa quy trình làm việc tài liệu an toàn của bạn. Đạo luật Chữ ký điện tử liên bang trong Đạo luật Thương mại Toàn cầu và Quốc gia (ESIGN) và Đạo luật Giao dịch Điện tử Thống nhất (UETA) của tiểu bang công nhận hợp pháp đối với chữ ký điện tử đủ điều kiện, như chữ ký do DocuWare cung cấp, sử dụng công nghệ xác minh để đảm bảo chữ ký là xác thực và an toàn. Tại Liên minh châu Âu, quy định của Châu Âu về dịch vụ nhận dạng và ủy thác điện tử cho các giao dịch điện tử (eIDAS), xác nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được xác minh tương ứng với giá trị của chữ ký viết tay.

2. Phân công vai trò, trách nhiệm trong tổ chức

Giải pháp có thể gán các đặc quyền, chẳng hạn như xem, chỉnh sửa, in và tải xuống cho các nhân viên hoặc vai trò công việc cụ thể. Nhân viên được phép truy cập một số tài liệu nhất định thông qua tên người dùng hoặc mật khẩu duy nhất. Xác thực này tạo ra một dấu vết kiểm tra ghi lại những người đã truy cập tài liệu, khi họ truy cập tài liệu đó và hành động họ đã thực hiện. Điều này hạn chế hoạt động trái phép và biên tập cho phép bảo vệ dữ liệu cá nhân hơn nữa.

3. Phòng chống gian lận

Lưu trữ đám mây của DocuWare đảm bảo duy trì tính toàn vẹn của tài liệu với các tính năng bao gồm kiểm soát phiên bản và biên bản kiểm tra mạnh mẽ cho phép bạn phát hiện và ngăn chặn gian lận. Thông báo về vi phạm các giao thức bảo mật thông qua các báo cáo hoạt động cung cấp mức độ bảo vệ cao hơn.

4. Chuẩn bị kiểm toán

Với Lưu trữ đám mây của DocuWare, công ty của bạn được chuẩn bị tốt hơn cho việc kiểm toán, cho phép bạn phản hồi nhanh chóng các yêu cầu kiểm toán viên và duy trì quyền kiểm soát tốt hơn đối với thông tin doanh nghiệp của bạn. Quy trình xử lý giao dịch thu thập, sửa đổi, phân tích và lưu trữ dữ liệu tuân thủ và tạo báo cáo chứng minh tính chính xác của dữ liệu.

5. Vấn đề pháp lý

Quy tắc tố tụng dân sự liên bang yêu cầu thông tin được lưu trữ điện tử không bao giờ được thay đổi thành định dạng bản cứng. Phần mềm hỗ trợ Khám phá Điện tử có thể giúp đảm bảo rằng các tài liệu được lưu trữ theo cách tuân thủ pháp luật. Nó đóng một vai trò trung tâm trong việc cho phép các công ty tìm đúng thông tin trong một cơ sở dữ liệu lớn. Thông tin này có thể cần thiết trong quá trình điều tra nội bộ hoặc bởi các nhóm tuân thủ và pháp lý của họ nếu họ đang chuẩn bị kiện tụng.

6. Phục hồi sau thảm họa

Thiên tai hoặc các cuộc khủng hoảng khác có thể xảy ra ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. Đó là lý do tại sao có các bản sao dữ liệu bên ngoài trang web là điều cần thiết. Đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn liên tục với các bản sao lưu dữ liệu dự phòng, nhờ đó tất cả các tài liệu và thông tin của bạn có thể được cung cấp lại ngay lập tức.

7. Bảo vệ chống lại các mối đe dọa trên mạng Hacker mặc áo hoodie tại máy tính bị cắt

Ngoài bảo mật tích hợp, Lưu trữ đám mây của DocuWare còn cung cấp khả năng bảo vệ cấp cao nhất chống lại phần mềm tống tiền tội phạm như ransomware và phần mềm độc hại khác. Với Microsoft Azure là nền tảng của nó, 99 phần trăm của tất cả các loại virus đã được biết đến, đó là lý do tại sao một tài liệu bị ô nhiễm ngay lập tức được nhận ra như vậy và thậm chí không thể được lưu trữ. Ngay cả một loại virus hoàn toàn mới, sẽ không lây lan sang các tài liệu khác, vì phần mềm độc hại không có quyền truy cập vào kho dữ liệu tương ứng.

Lưu trữ đám mây của DocuWare giúp đơn giản hóa việc tuân thủ tất cả các quy trình dựa trên tài liệu. Nếu bạn muốn biết thêm, hãy yêu cầu một bản demo.

DocuWare - Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện nay cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, đã xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu doanh nghiệp với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện tại của bạn một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE