Chữ Ký Số Là Gì Và Lợi Ích Của Chữ Ký Số?

Chữ ký số cho phép các công ty chốt giao dịch nhanh chóng và hiệu quả hơn, quy trình trong doanh nghiệp cũng tối ưu và hiệu quả hơn.

Điều này sẽ dạy cho bạn mọi thứ bạn cần biết về phần mềm chữ ký số, cũng như các tính năng và nhà cung cấp cần tìm kiếm vào năm 2023.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là việc sử dụng ấn tượng kỹ thuật số, đánh dấu hoặc yếu tố để chỉ ra rằng cá nhân ký hợp đồng đồng ý với các điều khoản.

Nó khác với 'chữ ký ướt', trong đó các bên phải đánh dấu vật lý trên hợp đồng giấy bằng bút. Thay vào đó, chữ ký số được hình thành trên các thiết bị như máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại thông minh. 

Cách tiếp cận mới này để ký kết hợp đồng đã được chấp nhận trên toàn cầu và chữ ký số sẽ có thể được sử dụng để ký tất cả các loại giấy tờ vào năm 2023.

2. Mục đích của chữ ký số là gì?

Mục tiêu chính của chữ ký số là cho phép các cá nhân và tổ chức ký tài liệu điện tử một cách hợp pháp, an toàn và nhanh chóng.

Các bên ký kết có thể sử dụng chữ ký số để hoàn tất kinh doanh, phát triển quan hệ đối tác mới và thiết lập các điều khoản mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Thay vào đó, mọi người có thể ký điện tử tài liệu trên bất kỳ thiết bị nào và ở bất kỳ nơi nào phù hợp với họ.

3. Những gì được chấp nhận như một chữ ký số?

Chữ ký số là bất kỳ phương pháp điện tử nào xác nhận và truyền đạt sự đồng ý của một cá nhân đối với các điều khoản cụ thể. 

Điều này có nghĩa là phải rõ ràng rằng người ký kết có ý định ký thỏa thuận. Điều này được thực hiện bằng cách bao gồm chữ ký trong tài liệu kỹ thuật số, thường là trong hộp chữ ký.  

Tuy nhiên, một số khu vực pháp lý nhất định sẽ có các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn đối với những gì cấu thành chữ ký số hợp pháp. Do đó, bạn nên kiểm tra kỹ nơi chữ ký số được chấp nhận trước khi sử dụng chúng.

4. Lợi ích của chữ ký số

a) Các bên có thể ký hợp đồng từ bất cứ đâu

Ký kết hợp đồng điện tử loại bỏ yêu cầu các bên phải ở trong cùng một phòng để hoàn tất thỏa thuận hoặc ký hợp đồng. Khả năng ký hợp đồng trực tuyến cho phép các bên ký hợp đồng từ mọi nơi trên thế giới và cộng tác trên các hợp đồng. 

Hợp đồng có thể được ký qua email, công nghệ di động hoặc trực tuyến bằng công cụ quản lý hợp đồng như Juro. Khả năng thích ứng này cho phép các công ty ký thỏa thuận nhanh chóng và dễ dàng hơn, bất kể họ ở đâu.

b) An toàn hơn chữ ký mực ướt

Chữ ký số cũng cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung so với chữ ký mực ướt truyền thống. 

Bạn có thể yêu cầu ai đó nhìn thấy chữ ký mực ướt được gắn vào hợp đồng, nhưng thường không có thêm hồ sơ nào về việc ký.

Tuy nhiên, khi bạn ký hợp đồng điện tử thông qua một nền tảng như Juro, một bản ghi tài liệu bất biến được tạo theo mặc định. Hồ sơ này bao gồm: 

• Danh tính của người ký 
• Địa chỉ IP của người ký
• Công cụ nào đã được sử dụng để ký hợp đồng?
• Ngày và giờ ký

5. Ai sử dụng chữ ký số?

Chữ ký số thường được sử dụng trong các tập đoàn, với hầu hết các bộ phận áp dụng chữ ký số để hoàn thành hợp đồng. 

MSA và SOW, ví dụ, thường được ký điện tử bởi các đại diện bán hàng. Điều này là do nó cho phép họ đóng các thỏa thuận mà không ở cùng phòng với khách hàng tiềm năng. 

Khi nói đến việc tuyển dụng mới, các nhóm tài năng thường có thể bao gồm chữ ký số vào hợp đồng lao động và thư mời làm việc. 

Ký hợp đồng trực tuyến cho phép các tổ chức như của bạn ký hợp đồng nhanh hơn và tự do hơn về địa điểm và thời gian họ thực hiện.

6. Chữ ký số có hợp pháp không?

Chữ ký số thường được chấp nhận là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý. Tuy nhiên, các khu vực pháp lý khác nhau có các quy định khác nhau liên quan đến tính hợp pháp của chữ ký số. 

Kể từ khi giới thiệu Đạo luật Truyền thông Điện tử tại Vương quốc Anh vào năm 2000, chúng đã được coi là ràng buộc về mặt pháp lý. 

Chúng cũng được coi là ràng buộc về mặt pháp lý trong EU nếu các trường hợp cụ thể được đáp ứng. Điều này được nêu trong quy định eIDAS, được thông qua vào năm 2016. 

Chữ ký số cũng được cho phép theo Đạo luật ESIGN ở tất cả 50 tiểu bang của Hoa Kỳ nơi áp dụng luật liên bang. Điều này có nghĩa là chữ ký số ràng buộc về mặt pháp lý ở phần lớn Hoa Kỳ.

7. Các tính năng chữ ký số cần chú ý 

a) Ký hàng loạt

Một trong những lợi thế chữ ký số tốt nhất cho các doanh nghiệp đang phát triển là ký hàng loạt. Thay vì ký từng hợp đồng một, ký hàng loạt cho phép bạn ký tất cả các hợp đồng của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột. 

Điều này là lý tưởng cho các bên liên quan cấp cao, những người phải ký một số lượng lớn các hợp đồng thông thường. Họ hiếm khi cần phải đọc từng từ đầu đến cuối, và hát số lượng lớn cho phép họ hoàn thành các hợp đồng này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

b) Những người ký tuần tự

Quy trình làm việc chữ ký tuần tự, còn được gọi là ký đơn đặt hàng, là một tính năng tuyệt vời khác để tìm kiếm trong các giải pháp eSigning. 

Chức năng này được cung cấp trong Juro và cho phép chủ sở hữu hợp đồng không chỉ gửi hợp đồng cho nhiều bên ký kết mà còn sửa đổi trình tự mà họ phải ký hợp đồng. 

Điều này hỗ trợ các công ty đảm bảo rằng các hợp đồng được chia sẻ với các cá nhân thích hợp để phê duyệt vào thời điểm thích hợp.

c) Hồ sơ tài liệu chi tiết

Như chúng tôi đã chỉ ra trước đó trong bài tiểu luận này, các giải pháp chữ ký số với các dấu vết kiểm tra kỹ lưỡng có thể cải thiện tính bảo mật của chữ ký và giúp xác minh dễ dàng hơn. 

Các tổ chức có thể sử dụng các bản ghi này để xác thực danh tính của người ký và thu thập thông tin quan trọng về chữ ký số. Nếu tranh chấp hợp đồng phát sinh, thông tin này có thể được sử dụng tại tòa án.

d) Lời nhắc ký tự động

Lời nhắc chữ ký tự động là một lựa chọn tuyệt vời để có nếu bạn muốn ký hợp đồng nhanh chóng.

Thay vì chờ đợi các đối tác và các bên liên quan nội bộ ký hợp đồng, hãy thiết lập lời nhắc ký tự động để thông báo cho các bên khi hợp đồng yêu cầu sự tham gia của họ. 

Những lời nhắc này hoàn toàn có thể tùy chỉnh, cho phép các doanh nghiệp đặt chúng theo các điều khoản của riêng họ.

e) Báo cáo và phân tích hợp đồng

Các công nghệ chữ ký số bao gồm báo cáo hợp đồng và phân tích hợp đồng đặc biệt có lợi cho các công ty ký một số lượng lớn hợp đồng. 

Những thông tin chi tiết hữu ích này hỗ trợ họ xác định và khắc phục các tắc nghẽn trong quy trình làm việc của hợp đồng.

DocuWare – Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu, xử lý hóa đơn và tự động hóa quy trình làm việc, đã xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu doanh nghiệp với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE