Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Giúp Kiểm Soát Tài Liệu Và Tối Ưu Công Việc

Nếu công ty của bạn đang xử lý nhiều hợp đồng, văn bản hơn bao giờ hết, bạn không đơn độc. Nguyên nhân cho sự tăng trưởng theo cấp số nhân này bao gồm số lượng yêu cầu pháp lý ngày càng tăng, các vấn đề về chuỗi cung ứng và sự phức tạp của các mối quan hệ kinh doanh là kết quả của toàn cầu hóa. Ngoài ra, nhân viên thay đổi công việc thường xuyên hơn và làm việc như một nhà thầu độc lập là phổ biến hơn. Vì vậy, có nhiều hợp đồng lao động hơn, và các thỏa thuận bảo mật và không cạnh tranh để quản lý. Hợp đồng bán hàng và thỏa thuận nhà cung cấp là mối quan tâm đối với bất kỳ công ty nào bán hoặc sản xuất sản phẩm và đàm phán hợp đồng thành công là rất quan trọng vì áp lực giảm chi phí. Quan hệ đối tác kinh doanh cũng phổ biến hơn.

Đã đến lúc ngừng dựa vào bộ nhớ, lời nhắc trên lịch, kiểm tra bảng tính Excel hoặc truy cập Google Docs để tìm hiểu khi nào hợp đồng được lên lịch gia hạn tự động hoặc sắp hết hạn. Thiếu một trong những thời hạn này có thể dẫn đến việc trả tiền cho các dịch vụ bạn không còn sử dụng hoặc bỏ lỡ việc đàm phán các điều khoản tốt hơn cho giai đoạn hợp đồng tiếp theo.

Quản lý văn bản bằng cách dựa vào giấy, email hoặc giải pháp kỹ thuật số một phần rất tốn thời gian và căng thẳng. Hợp đồng quá quan trọng để được lưu trữ trên giấy có thể bị mất hoặc nộp sai. Ngoài ra, việc gửi chúng qua lại để sửa đổi và chữ ký bằng thư ốc sên làm chậm quá trình và giới thiệu khả năng lỗi của con người. Gửi hợp đồng qua email là một giải pháp tốt hơn một chút, nhưng nó có thể không tiết kiệm thời gian trừ khi bạn sử dụng phần mềm tích hợp với Outlook và phần mềm email khác.

Việc triển khai quản lý tài liệu cung cấp một giải pháp toàn diện tự động hóa quy trình công việc hợp đồng để các bên liên quan có thể thấy tiến trình của hợp đồng từ lần sửa đổi đầu tiên đến khi hoàn thành và loại bỏ các bước quy trình không cần thiết để tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn sẽ tìm thấy một vài ví dụ về cách quản lý tài liệu giúp khách hàng của DocuWare quản lý văn bản hiệu quả hơn trong phần tiếp theo của bài đăng trên blog.

1. Cách quản lý tài liệu cải thiện quản lý văn bản: Thật dễ dàng để tổ chức, lưu trữ và truy xuất hợp đồng

Với kho lưu trữ trung tâm, hệ thống quản lý tài liệu cung cấp hồ sơ điện tử được chuẩn hóa để bạn luôn có thể tìm thấy thông tin mình cần. Bạn có một cái nhìn tổng quan về tình trạng của mọi hợp đồng, quá khứ và hiện tại. Thông tin cũng có sẵn ngay lập tức cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm có quyền truy cập nó.

2. Định tuyến và phê duyệt tự động loại bỏ sự chậm trễ không cần thiết

Một người quản lý bộ phận có thể bắt đầu một quy trình phê duyệt hợp đồng điển hình. Sau đó, hợp đồng có thể được nộp cho bộ phận tài chính để họ ký kết. Nếu tài chính cho phép, hợp đồng có thể tự động chuyển đến nhóm pháp lý để xem xét. Sau khi pháp lý phê duyệt, hợp đồng được hoàn tất và một bản sao của tài liệu gốc được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trung tâm. Sau đó, hợp đồng được gửi đến các bên liên quan sử dụng chữ ký số an toàn để ký tài liệu và hợp đồng đã ký được chuyển trở lại công ty để bắt đầu giai đoạn thực hiện.

Thông báo và lời nhắc qua email có thể được lên lịch để đảm bảo rằng các quy trình được hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể. Bởi vì nhóm của bạn có cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về quy trình, các nút thắt cổ chai có thể được xác định và giải quyết sớm trong vòng đời hợp đồng. Công ty của bạn có thể tạo ra một cơ sở hạ tầng hợp đồng linh hoạt hỗ trợ khả năng chịu được áp lực gây ra bởi những thay đổi không lường trước được trong điều kiện kinh tế.

Ký hợp đồng đã được phê duyệt mà không tuân theo chính sách của công ty có thể dẫn đến hậu quả tài chính và pháp lý lâu dài. Thiết kế quy trình làm việc tự động thực thi các nguyên tắc của công ty đảm bảo thực hiện nhanh chóng và tuân thủ các quy định của chính phủ.

3. Kiểm soát phiên bản đảm bảo rằng mọi người đang làm việc với hợp đồng hiện tại

Nếu không có kiểm soát phiên bản, không thể chắc chắn rằng bạn đang làm việc với phiên bản mới nhất của hợp đồng. Điều này có thể đặc biệt liên quan khi công ty của bạn sử dụng các mẫu hợp đồng. Trong tình huống này, không có gì lạ khi ai đó gửi hợp đồng bằng cách sử dụng một mẫu lỗi thời. Việc thiếu tự động hóa thậm chí có thể dẫn đến các phiên bản cũ lẻn vào giai đoạn phê duyệt.

Một số hợp đồng cần được quản lý liên tục trong suốt vòng đời của chúng. Loại thỏa thuận này có thể sẽ trải qua nhiều thay đổi theo thời gian. Đây là một công thức cho thảm họa mà không cần kiểm soát phiên bản tự động. Bằng cách sử dụng quản lý tài liệu, công ty của bạn có thể cắt giảm thời gian soạn thảo / xem xét hợp đồng và dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động giá trị gia tăng.

4. Chữ ký điện tử an toàn và thường có hiệu lực pháp lý

Bạn có biết rằng chữ ký điện tử thường ràng buộc về mặt pháp lý như "chữ ký ướt" được ký trực tiếp? Chữ ký điện tử cũng an toàn hơn vì bạn có thể chắc chắn về danh tính của người khởi tạo, tài liệu đó là chính hãng và nội dung không bị thay đổi. Mặc dù chúng đã từng là chuẩn mực, nhưng một "chữ ký ướt" không thể làm bất kỳ điều nào trong số này một cách chắc chắn.

Thông thường, các doanh nghiệp chưa triển khai đầy đủ chữ ký điện tử hoặc hoàn toàn không sử dụng nó bị ảnh hưởng bởi nhận thức lỗi thời về công nghệ. Việc sử dụng chữ ký điện tử đã được ủy quyền trước khi điện thoại thông minh ra đời. Năm 2000, Chữ ký điện tử trong Đạo luật Thương mại Toàn cầu và Quốc gia (ESIGN) đã đưa ra một số chữ ký điện tử ràng buộc về mặt pháp lý ở Hoa Kỳ. Đạo luật Truyền thông Điện tử năm 2000 đã làm điều tương tự đối với chữ ký số ở Anh. Kể từ đó, việc sử dụng chữ ký điện tử đã bùng nổ trên toàn thế giới và phổ biến trong nhiều giao dịch quốc tế.

So sánh hai ví dụ này để hiểu chữ ký điện tử có thể tăng tốc quy trình đến mức nào:

Tình huống 1: Bạn gửi hợp đồng qua email cho khách hàng. Khách hàng in, ký và gửi tài liệu giấy qua đường bưu điện cho bạn. Tổng thời gian: tối thiểu 3-5 ngày.

Tình huống 2: Là một phần của quy trình làm việc tự động, bạn gửi hợp đồng qua email cho khách hàng của mình để có chữ ký điện tử thông qua Nhà cung cấp dịch vụ tin cậy (TSP). Khách hàng xem xét tài liệu và ký điện tử. Sau đó, nó được gửi cho bạn tự động và sẵn sàng để bạn xử lý. Tổng thời gian: Vài phút.

5. Biểu mẫu điện tử mang lại hiệu quả hơn nữa cho các quy trình của bạn

Biểu mẫu điện tử thu thập thông tin là trung tâm của nhiều quy trình kinh doanh bao gồm quản lý văn bản. Việc sử dụng các biểu mẫu web hiện đại thậm chí còn có tác động nhiều hơn khi kết hợp với quy trình làm việc tự động và tích hợp với các hệ thống back-end. Công ty của bạn có thể loại bỏ các biểu mẫu giấy, PDF và nhập dữ liệu thủ công và thay thế chúng bằng các biểu mẫu trực tuyến chính xác, thuận tiện.

Ví dụ: với các biểu mẫu điện tử, bạn có thể dễ dàng tạo các mẫu hợp đồng và sử dụng kiểm soát phiên bản để đảm bảo rằng nhân viên của bạn luôn làm việc với phiên bản mới nhất. Bạn có thể đơn giản hóa, cải thiện và tăng tốc độ thu thập dữ liệu. Chúng không chỉ có sẵn ngay lập tức cho bất kỳ ai trên mọi thiết bị mà các biểu mẫu còn cung cấp cấu trúc cho dữ liệu để nó có thể được sử dụng để tự động hóa luồng thông tin qua nhóm của bạn.

6. Tích hợp với Outlook và Microsoft Office giúp loại bỏ các tìm kiếm tốn thời gian thông qua hộp thư đến của bạn và tăng cường cộng tác

Quản lý tài liệu tích hợp với các công cụ mà các nhóm pháp lý và mua sắm sống theo, Microsoft Office và Microsoft Outlook. Chức năng này tự động đặt email và tệp đính kèm vào đúng thư mục để bạn không làm việc từ hộp thư đến của mình, dẫn đến việc tìm kiếm thông tin bạn cần tốn thời gian. Bạn có thể chọn chỉ lưu trữ email, chỉ tệp đính kèm hoặc cả hai. Bạn có thể thiết lập dòng công việc để gửi hợp đồng đến một thư mục có thể tìm kiếm đầy đủ mà bất kỳ ai trong nhóm của bạn có quyền đều có thể truy nhập.

Cộng tác trực tiếp trên các tài liệu Microsoft Office (Word, Excel và PowerPoint) mang lại mức độ cộng tác cao hơn cho nhóm của bạn. Các tài liệu này có thể được chỉnh sửa nguyên bản trong Microsoft Office cho web để đồng nghiệp có thể làm việc trên một tài liệu cùng nhau trong thời gian thực. Chỉnh sửa nhanh hơn nhiều, vì tài liệu không còn cần phải tải xuống và sau đó tải lên sau khi chỉnh sửa hoàn tất.

Nền Tảng Chuyển Đổi Số Toàn Diện - DocuWare: Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện nay cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, đã xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu doanh nghiệp với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện tại của bạn một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE