Tại Sao Giải Pháp Lưu Trữ Dữ Liệu Quan Trọng Và Giúp Cho Doanh Nghiệp Phát Triển?

1. Các yếu tố chính để phát triển doanh nghiệp

a) Phát triển doanh nghiệp là:

• Chiến lược trung - dài hạn đòi hỏi cam kết và sự hợp tác từ cả công ty.
• Dựa trên khoa học hành vi, lấy into tâm trí làm thay đổi của tổ chức như thế nào và tại sao. 
• Định hướng quá trình với sự tập trung vào những sự thay đổi chính, không phải là đạt được trạng thái cuối cùng.
• Một quá trình liên tục chứ không phải là một sửa chữa tạm thời.

b) Các công ty thực hiện sáng kiến để phát triển doanh nghiệp cần:

• Đào tạo các nhà lãnh đạo công ty về cách trao quyền cho nhân viên thực hiện các hành động thúc đẩy sự thay đổi.
• Truyền thông rõ ràng trong toàn công ty về các thay đổi dự định, lợi ích của chúng và ai sẽ bị ảnh hưởng. Trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà những người tham gia có thể có và làm sáng tỏ những hiểu lầm.
• Trao quyền và khuyến khích hành động thúc đẩy sự thay đổi. Bao gồm khuyến khích nhân viên tham gia và hỗ trợ các quản lý bằng cách cung cấp cập nhật hàng ngày và hàng tuần.
• Tất cả mọi người tham gia càng nhiều càng tốt. Thắng lợi nhỏ, dễ dàng có thể nhanh chóng trở thành những thắng lợi lớn hơn, và làm việc với một số lượng lớn người tăng cơ hội có kết quả tích cực.

Công ty thường bắt đầu triển khai phát triển doanh nghiệp do tác động từ các yếu tố bên ngoài như mất thị phần, nhu cầu mới của khách hàng hoặc thay đổi xã hội. Ban đầu, dữ liệu về cơ cấu tổ chức, không gian làm việc, quy trình làm việc, giao tiếp và hành vi quản lý được thu thập và phân tích. Cái nhìn thu được, được sử dụng để lập kế hoạch giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp và thực hiện thay đổi. Ở giai đoạn này, quan trọng là đảm bảo cả công ty và nhân viên đều hưởng lợi từ những thay đổi này để đảm bảo mọi người chấp nhận chúng một cách công bằng.

2. Vai trò của giải pháp lưu trữ dữ liệu trong quá trình phát triển doanh nghiệp

Chia sẻ thông tin tại mọi cấp độ của một công ty là quan trọng để tận dụng tối đa kỹ năng của mọi người và phát triển giải pháp cùng nhau. Đây là nơi mà giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp (DMS) đóng một vai trò quan trọng. DMS giúp phá vỡ rào cản và loại bỏ các kho dữ liệu thông tin, giúp nhân viên dễ dàng truy cập vào những gì họ cần. Sử dụng các công cụ đúng sẽ làm cho việc cộng tác dễ dàng và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người.

Lưu trữ dữ liệu cho phép các công ty tạo, lưu trữ, phân loại, quản lý và theo dõi dữ liệu quan trọng của họ theo cách số hóa. Là một phần của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, giải pháp DMS hiệu quả cho phép nhân viên tổ chức tệp để:

• Đảm bảo mọi người có thể dễ dàng và nhanh chóng truy cập vào tài liệu mà họ cần.
• Giữ an toàn và tính bảo mật ưu tiên hàng đầu bằng cách sử dụng các biện pháp bảo mật hiện đại như kiểm soát truy cập và mã hóa.
• Tiết kiệm thời gian và tiết kiệm tiền qua việc hỗ trợ quy trình tự động hóa công việc thủ công lặp đi lặp lại.
• Tạo ra các quy trình hiệu quả không phụ thuộc vào giấy tờ và thân thiện với môi trường.

Bằng cách sử dụng giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp, các công ty có thể tối ưu hóa hoạt động của họ và có sự kiểm soát lớn hơn đối với thông tin của họ. Đơn giản là nói, một giải pháp lưu trữ dữ liệu đáng tin cậy và tích hợp đầy đủ là cần thiết cho doanh nghiệp để tạo và thực hiện thành công các quy trình và luồng công việc số hóa. Khi bắt đầu tự động hóa văn phòng của bạn, bước đầu tiên là tìm hiểu các quy trình hiện tại gây ra vấn đề và cần được cập nhật hoặc tái thiết kế. Các luồng công việc kỹ thuật số linh hoạt và có thể được thích ứng theo cách công ty của bạn hoạt động.

Đôi khi, các luồng công việc có thể bắt đầu tự động nếu một số hạn chế thời hạn được bỏ qua hoặc trạng thái của tài liệu của bạn thay đổi. Ví dụ, khi một hóa đơn chuyển từ trạng thái chờ duyệt sang được phê duyệt để thanh toán. Hệ thống quản lý luồng công việc được sử dụng để giám sát các nhiệm vụ và gửi thông báo, để mọi người tham gia có thể theo dõi điều gì đang xảy ra.

Luồng công việc liên quan đến nhiều nhiệm vụ lặp lại thường là những nhiệm vụ tốt nhất để bắt đầu vì chúng dễ xác định và tự động hóa. Điều này có thể khiến văn phòng của bạn hoạt động mượt mà hơn và giải phóng thời gian cho công việc quan trọng hơn.

3. Làm thế nào giải pháp lưu trữ dữ liệu giúp hỗ trợ sự đổi mới?

Giải pháp lưu trữ dữ liệu cho phép mọi nhân viên, cho dù làm việc tại văn phòng trung tâm, từ xa hoặc trong một nhóm phân tán, xem cách mọi thứ đang diễn ra theo thời gian thực. Điểm trung tâm này để truy cập thông tin khuyến khích sự cộng tác.

Các lợi ích bao gồm:

• Tăng năng suất: Nhân viên hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
• Nhân viên hạnh phúc hơn: Các nhóm sử dụng các công cụ kỹ thuật số có xu hướng hài lòng hơn với công việc của họ. Họ có thể tập trung sử dụng kỹ năng và chuyên môn của mình vào các dự án tạo giá trị.
• Duy trì sự cạnh tranh: Các quy trình tối ưu hóa gồm các bước đơn giản, có ý nghĩa tối đa hóa khả năng của một công ty thích nghi với điều kiện kinh tế thay đổi.
• Điều khiển chi phí tốt hơn: Bằng cách định hướng mọi sáng kiến theo mục tiêu chiến lược, các công ty có thể giảm đầu tư không cần thiết và tận dụng tốt tài nguyên của mình, tăng tính hiệu quả chi phí.
• Tăng cường lợi nhuận: Khi nhân viên cảm thấy được động viên và hiểu mục tiêu kinh doanh của một công ty, sự phát triển tự nhiên của doanh nghiệp sẽ tiếp diễn.

4. Các chiến lược kinh doanh nào được sử dụng trong phát triển doanh nghiệp? 

Phát triển doanh nghiệp sử dụng một số kỹ thuật cho việc chẩn đoán vấn đề, phát triển ý tưởng và sự hỗ trợ. Mục tiêu là xác định nhu cầu thay đổi về văn hóa và tiến triển các giải pháp giao bộ phận.

Các chiến lược này bao gồm:

• Phân tích SWOT: Sức mạnh (S), điểm yếu (W), cơ hội (O) và rủi ro (T) của công ty được phân tích. Các hiểu biết thu được có thể hình thành cơ sở cho thiết kế và giải pháp doanh nghiệp.
• Kiểm tra sẵn sàng số hóa: Điều này có thể xác định liệu tổ chức, phòng IT và tất cả những người khác liên quan có đủ năng lực đối mặt với thách thức của số hóa.
• Các hoạt động nhóm nhỏ: Có thể bao gồm các bài tập như "Moving Motivators" khuyến khích nhân viên tiếp xúc với điều gì khiến họ hứng thú với công việc. Một bài viết trên tạp chí Inc. xác định thành tựu, sự hội nhập và quyền lực là 3 động viên phổ biến. Ngoài ra, "Thẻ Cảm hứng" có thể được sử dụng như nguồn khởi đầu cuộc trò chuyện giúp nhân viên và quản lý tạo ra cuộc thảo luận sản xuất trong cuộc họp quản trị, phiên chiến lược, đào tạo, phát triển nhóm và đánh giá hiệu suất.
• Các phiên họp nhóm lớn: Có thể bao gồm các cuộc họp không gian mở mang lại những người lao động, người thường không có cơ hội để nói chuyện với nhau, đến với nhau. Mục đích của họ là tạo ra càng nhiều ý tưởng càng tốt trong khoảng thời gian ngắn.
• Phát triển ma trận thay đổi: Ma trận tài liệu nhu cầu thay đổi đã được xác định liên quan đến văn hóa công ty, yêu cầu tuyển dụng và các yếu tố khác để theo dõi tiến trình.

5. Những thách thức nào có thể phát sinh trong quá trình phát triển doanh nghiệp? 

• Sự chống lại thay đổi: Nhân viên thường đã quen với các quy trình, công cụ và điều kiện làm việc hiện tại và có thể gian dối. Giao tiếp minh bạch và cởi mở là chìa khóa để đảm bảo điều này không dẫn đến xung đột hoặc gia tăng lưu lượng chuyển nhượng nhân viên. Giải pháp là xây dựng sự hiểu biết giữa nhân viên về sự cần thiết của sự thay đổi, mà không giảm bớt sự tin tưởng của họ trong công ty.
• Ước tính không chính xác về tài nguyên cần thiết: phát triển doanh nghiệp là một phương pháp tích hợp lấy văn hóa, nhân sự, chiến lược và yếu tố công nghệ vào tài khoản. Những can thiệp này đòi hỏi thời gian và tiền bạc của nhân viên. Quan trọng là bắt đầu lập kế hoạch tài nguyên sớm, để những nỗ lực của bạn không bị chặn bởi rào cản ngân sách.
• Hiệu suất đào tạo không đủ: Rất hữu ích khi liên hệ đến các chuyên gia ngoại vi hoặc phụ thuộc vào đào tạo và hội thảo có chủ đích để đảm bảo nhân viên hiểu rõ các quy trình mới.
• Thiếu việc đánh giá liên tục: Kết quả có thể là nhân viên không nhận ra những cải tiến ban đầu để dự án phát triển doanh nghiệp không tạo đà.  

6. Những lợi ích nào có thể đạt được thông qua phát triển doanh nghiệp?

• Suy nghĩ sáng tạo hơn: Đột phá sáng tạo tăng lên từ việc tạo ra một văn hóa hỗ trợ về giá trị sự phát triển sự nghiệp và thành tựu cá nhân.
• Tăng cường tương tác của nhân viên: Khi nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định và ý kiến của họ được lắng nghe, động lực và hiệu suất của họ cải thiện, và họ có khả năng hợp tác với người khác.
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Nhân viên hạnh phúc và được động viên cao độ góp phần vào cái nhìn tích cực về công ty. Họ sẽ có năng lượng để tập trung đáp ứng nhu cầu của khách hàng, để doanh nghiệp của bạn có thể điều chỉnh sản phẩm và dịch vụ tương ứng cùng với hệ thống quản lý thông tin khách hàng (CRM) hỗ trợ nâng cao trải nghiệm khách hàng. 
• Điều khiển chi phí tốt hơn: Bằng cách điều chỉnh mọi sáng kiến với các mục tiêu chiến lược, các công ty có thể giảm đầu tư không cần thiết và tận dụng tốt tài nguyên của họ, tăng hiệu quả chi phí.
• Tăng cường lợi nhuận: Khi nhân viên cảm thấy động viên và hiểu mục tiêu kinh doanh của một công ty, sự phát triển tự nhiên của doanh nghiệp sẽ tiếp tục.

7. Làm thế nào các công ty đo lường kết quả phát triển doanh nghiệp? 

Đánh giá kết quả của dự án phát triển doanh nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như độ phức tạp và quy mô của dự án và loại biện pháp được thực hiện. Điều quan trọng ở đây là kiểm tra và tối ưu hóa thường xuyên để đảm bảo sự thành công trong dài hạn.

Dưới đây là một số chỉ số thường được sử dụng:

• Phản hồi chất lượng từ nhân viên, quản lý và các bên liên quan khác qua cuộc khảo sát, cuộc trò chuyện phản hồi hoặc các buổi hội thảo.
• Các chỉ số định lượng như giảm sự vắng mặt, tăng năng suất và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Phân tích lợi ích chi phí để xác định lợi nhuận đầu tư.
• So sánh với tiêu chuẩn ngành để học hỏi từ các tốt nhất trong ngành.

Phát triển doanh nghiệp có thể là một phần quan trọng của sự thành công của các công ty trong môi trường kinh doanh đầy thách thức ngày nay. Đó là một cơ chế để chia sẻ kiến thức và chuyên môn để cải thiện khả năng giải quyết vấn đề của một tổ chức và chuẩn bị cho nó để quản lý tốt hơn những thay đổi trong tương lai. Bằng cách liên tục cải tiến văn hóa công ty, quy trình kinh doanh và cơ hội phát triển sự nghiệp, các công ty có thể đáp ứng các mong đợi thay đổi của nhân viên, vượt qua cạnh tranh và đảm bảo họ luôn có những khả năng phù hợp để phát triển.

8. Đừng quên tầm quan trọng của lưu trữ dữ liệu

Hãy nghĩ về văn phòng không giấy tờ của bạn như một hệ sinh thái đang phát triển, phát triển, không phải là thứ bạn chỉ thiết lập và không bao giờ nghĩ về nữa. Khi công ty của bạn phát triển, bạn sẽ muốn mở rộng nó sang các lĩnh vực mới và quy trình mới. Mục đích là để chuẩn bị cho công ty của bạn để hỗ trợ hệ thống trong tương lai. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là phải ghi lại những gì bạn đã đưa ra, bao gồm những phát hiện về giai đoạn khám phá và thiết kế của bạn và cài đặt cấu hình của hệ thống. Tài liệu của bạn cũng nên xác định quản trị viên và người dùng thành thạo, để mọi người biết liên hệ nội bộ với ai khi có thắc mắc.

DocuWare - Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện nay cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, đã xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu doanh nghiệp với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện tại của bạn một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE