Quy Trình Làm Việc Là Gì? Quản Lý Quy Trình Làm Việc Dễ Dàng Thông Qua Nền Tảng Số Hoá Toàn Diện Như Thế Nào?

1. Quy trình làm việc là gì? 

Quy trình làm việc là một thuật ngữ chung đề cập đến sự chuyển động tuần tự, được xác định trước của các tài liệu hoặc thông tin từ hoạt động này sang hoạt động khác như một phần của quy trình kinh doanh. Mô hình quy trình làm việc là một sơ đồ trực quan mô tả cách mỗi hoạt động liên quan đến các hoạt động khác trong một đơn vị kinh doanh. Quy trình làm việc có thể thủ công, tự động hóa hoặc kết hợp cả hai.

Quy trình công việc được thiết lập để đạt được các mục tiêu cụ thể và phải được xác định rõ, có thể lặp lại và hoàn thành bằng cách tuân theo các quy tắc thực thi cụ thể. Các mô hình đặt ra điểm bắt đầu và điểm kết thúc, điểm quyết định, các bước thay thế tiềm năng và các bên chịu trách nhiệm. Khi quy trình làm việc được thiết lập, việc dự đoán và đo lường kết quả trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ: quy trình phê duyệt hợp đồng có thể bắt đầu bằng sự chấp thuận của người quản lý bộ phận trước khi được nộp cho Bộ phận Tài chính. Nếu Bộ Tài chính thấy nó có thể chấp nhận được và trong phạm vi ngân sách, nó sẽ được chuyển sang Pháp lý để xem xét. Một số loại hợp đồng nhất định có thể cần phải đi đến các nhóm pháp lý khác nhau. Sau khi Pháp lý phê duyệt, hợp đồng được hoàn tất và một bản sao của tài liệu gốc được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hợp đồng, kết thúc quá trình phê duyệt.

Ký hợp đồng đã được phê duyệt mà không tuân theo chính sách của công ty có thể dẫn đến hậu quả tài chính và pháp lý lâu dài. Thiết kế quy trình làm việc tự động thực thi các nguyên tắc tổ chức đảm bảo kết quả có lợi nhuận và tuân thủ trong nhiều năm tới.

2. Quản lý quy trình làm việc là gì?

Quản lý quy trình làm việc là công nghệ để liên tục phân tích và hiểu các quy trình kinh doanh, đánh giá sự thiếu hiệu quả và cải thiện các quy trình đó.

3. Mục đích của quản lý quy trình làm việc

Các tổ chức liên tục đối phó với các yếu tố cản trở năng suất. Các doanh nghiệp vật lộn với các vấn đề nội bộ như thiếu rõ ràng về định nghĩa và quy trình nhiệm vụ, dữ liệu phân tán và khó khăn trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong nhóm. Mục tiêu của quản lý quy trình làm việc là tạo và giám sát sự liên tục liền mạch của các nhiệm vụ theo cách đáp ứng các mục tiêu của công ty một cách hiệu quả nhất.

Quản lý quy trình làm việc đòi hỏi phải đồng bộ hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh. Hệ thống quy trình làm việc nhằm tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác giữa mọi người và nhóm, cung cấp và bảo vệ dữ liệu và nâng cao năng suất tổng thể trong toàn tổ chức. Nó phục vụ để đơn giản hóa và thông báo cho việc ra quyết định và chuẩn bị cho các thành viên trong nhóm cho các sự kiện hoặc thay đổi sắp xảy ra.

4. Quản lý quy trình làm việc so với quản lý quy trình kinh doanh

Các thuật ngữ quy trình làm việc và BPM thường được sử dụng thay thế cho nhau. Mặc dù chúng có chung các đặc điểm, quy trình làm việc là một thành phần của hệ thống BPM tổng thể. Quản lý quy trình làm việc có thể giúp tự động hóa quy trình kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch, phân tích và cải thiện tất cả các quy trình tổ chức. Công nghệ BPM cung cấp phạm vi linh hoạt và tinh vi hơn phù hợp với các tình huống rất phức tạp, trong khi hệ thống quản lý quy trình làm việc có thể xử lý các thiết lập đơn giản hơn một cách hiệu quả.

5. Ưu điểm của công nghệ quản lý quy trình làm việc

Các phần mềm quản lý công việc giúp giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại và giảm nguy cơ giám sát và sai sót thay vì quản lý công việc bằng excel. Sau đó, người lao động có thể tập trung thời gian, kỹ năng và năng lượng của họ vào các nhiệm vụ cấp cao hơn nhằm thúc đẩy sự đổi mới và tăng lợi nhuận. Các tổ chức yêu cầu ít không gian hơn để lưu trữ các tệp giấy và ít tài nguyên hơn để xử lý và lưu trữ tài liệu. Các lợi ích khác bao gồm:

• Xác định và loại bỏ các rào cản quá trình
• Tăng tốc và hợp lý hóa các quy trình nội bộ
• Điều chỉnh các nhiệm vụ với các bộ kỹ năng thích hợp
• Thống nhất kinh nghiệm yêu cầu cho người lao động
• Xác định xu hướng hoạt động của cá nhân và nhóm
• Đánh giá tiến độ của nhóm về các thỏa thuận cấp độ dịch vụ
• Theo dõi trạng thái yêu cầu trong thời gian thực
• Đặt các quy tắc được xác định trước để loại bỏ phỏng đoán

Hệ thống quản lý quy trình làm việc giúp doanh nghiệp phát triển mạnh trong các lĩnh vực sau:

a) Số hóa

Chuyển đổi kỹ thuật số đang tác động đến các tổ chức trong mọi lĩnh vực và khu vực, cho phép các công ty tiết kiệm đáng kể thời gian, không gian và tiền bạc. Các dấu vết giấy tờ phát triển thành việc sử dụng phân tích hợp lý, cho phép các thành viên trong nhóm truy cập ngay vào dữ liệu thời gian thực để thực hiện các chiến lược kinh doanh sáng suốt.

b) Tuân thủ

Việc tuân thủ không còn phải ngăn cản năng suất nữa; Tích hợp HIPAA và các quy định khác vào tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp tăng hiệu suất. Tăng khả năng tiếp cận dữ liệu chất lượng cho phép các nhóm được ủy quyền thực hiện nhiệm vụ với tốc độ và độ chính xác cao hơn trong khi vẫn đảm bảo rằng tất cả thông tin đầy đủ, chính xác và được giữ an toàn trước thiệt hại hoặc xóa.

c) Lực lượng lao động di động

Lực lượng lao động di động tăng theo cấp số nhân đòi hỏi sự linh hoạt mà hệ thống quy trình làm việc hiệu quả mang lại. Công nghệ như vậy cho phép người lao động tận dụng các cơ hội tại thời điểm cần thiết, bất kể vị trí, thời gian trong ngày hoặc thiết bị của họ.

d) Tài chính kế toán

Tài chính và kế toán theo truyền thống đối phó với các hoạt động thủ công cồng kềnh và các yêu cầu giấy tờ hút thời gian và cản trở việc ra quyết định quan trọng. Công nghệ quản lý quy trình làm việc có thể giúp kết hợp các quy trình kế toán cốt lõi để tập trung và tích hợp thông tin có giá trị mà các nhà lãnh đạo có thể sử dụng để tăng lợi nhuận.

6. Các loại quy trình làm việc

Dòng công việc xảy ra bất cứ khi nào thông tin hoặc tài nguyên di chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Ba loại chính là quy trình làm việc, quy trình làm việc dự án và quy trình làm việc trường hợp.

a) Quy trình làm việc

Dòng công việc quy trình xảy ra với các tập hợp nhiệm vụ lặp đi lặp lại, có thể dự đoán được với ít hoặc không có biến thể, chẳng hạn như phê duyệt yêu cầu mua hàng.

b) Quy trình làm việc trường hợp

Trong trường hợp quy trình làm việc, đường dẫn từ đầu đến cuối sẽ phát triển khi thu thập thêm thông tin, chẳng hạn như yêu cầu bảo hiểm.

c) Quy trình làm việc dự án

Quy trình công việc dự án được cấu trúc giống như quy trình làm việc, nhưng chúng là duy nhất cho một kịch bản cụ thể, chẳng hạn như triển khai chương trình khuyến khích nhân viên mới.

7. Thiết lập hệ thống quản lý quy trình làm việc

Sự tồn tại của bất kỳ tổ chức nào cũng phụ thuộc vào khả năng quản lý quy trình làm việc của nó. Tự động hóa có thể giúp một công ty duy trì tính cạnh tranh và tuân thủ. Tuy nhiên, quản lý quy trình làm việc không chỉ xảy ra; Lập kế hoạch có chủ ý là điều cần thiết, từ thiết lập đến bảo trì liên tục. Quản lý cần xác định xem người lao động đã sẵn sàng chuyển sang một hệ thống mới hay chưa. Các nhà lãnh đạo cũng cần phải tự tin rằng công ty có thể hoạt động với ít nguồn nhân lực hơn nhưng vẫn duy trì hoặc cải thiện chất lượng đầu ra. Tiến tới tự động hóa đòi hỏi các bước sau:

1. Xác định quy trình công việc: Quy trình làm việc yêu cầu sự di chuyển của dữ liệu hoặc tài nguyên. Nó liên quan đến các nhiệm vụ được kết nối với một bức tranh lớn hơn. Ví dụ, mua vật tư văn phòng đòi hỏi phải bắt đầu một yêu cầu, đảm bảo sự chấp thuận của quản lý và đặt hàng. Ở giai đoạn lập kế hoạch này, nó trở nên dễ dàng để nhận ra các nhiệm vụ lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa hoặc loại bỏ.
2. Lập bản đồ quy trình làm việc: Lập bản đồ các quy trình  công việc là một đánh giá ban đầu để xác định trạng thái hiện tại của quy trình làm việc và cách nó đóng góp vào việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh do quản lý cấp trên đặt ra. Bước này cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về các quy trình từ đầu đến khi hoàn thành cũng như con người và nguồn lực cần thiết trong mỗi quy trình. Lập bản đồ cho thấy chuỗi giá trị, cho thấy mỗi nhiệm vụ đóng góp hoặc làm giảm sự phát triển của đầu ra mong muốn như thế nào.
3. Lựa chọn giải pháp quản lý quy trình làm việc lý tưởng:  Trong một số trường hợp, hệ thống quản lý quy trình làm việc có thể hoạt động độc lập mà không cần các thành phần hệ thống khác. Loại này sẽ có môi trường thực thi riêng và thậm chí cả các ứng dụng khách của riêng nó. Một hệ thống tự trị có thể phù hợp khi phát triển một hệ thống quản lý quy trình làm việc từ đầu. Các giải pháp khác chỉ có thể hoạt động nếu chúng được nhúng trong một hệ thống xung quanh khác kiểm soát chuỗi chức năng, quản lý hàng đợi và hỗ trợ xử lý các ngoại lệ. Hệ thống thanh toán và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là các thiết lập quản lý quy trình làm việc nhúng phổ biến.
4. Thông báo và đào tạo người dùng: Hệ thống quản lý quy trình làm việc hiện đại nhất có thể không hiệu quả hoặc phản tác dụng nếu không được đào tạo kỹ lưỡng cho tất cả những người liên quan. Thật không an toàn khi cho rằng mọi người sẽ có thể điều hướng qua một giải pháp mới. Khi giới thiệu các công cụ mới, hãy giải thích tầm quan trọng và lợi ích của chúng, đồng thời cung cấp thời gian và đào tạo để giúp tất cả các nhóm tham gia.
5. Đo lường các dấu hiệu hiệu suất chính và cải thiện quy trình làm việc: Điều quan trọng là phải nhận ra rằng quản lý công việc là một quá trình tích cực, liên tục. Nó liên quan đến việc phác thảo các mục tiêu và dự án và đảm bảo rằng mọi người đều phù hợp với những mục tiêu đó. Mỗi thành viên trong nhóm cần hiểu tầm nhìn của công ty và cách nhiệm vụ của họ đóng góp vào nó.

Quản lý quy trình làm việc có thể là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nỗ lực được đền đáp theo vô số cách. Phần mềm và ứng dụng có thể làm cho nhiệm vụ lãnh đạo quan trọng này trở nên dễ dàng hơn với các mẫu được thiết kế sẵn và có thể tùy chỉnh. Một hệ thống quản lý quy trình làm việc trang bị cho các công ty chủ động hơn trong việc thiết lập tốc độ tiến độ và lợi nhuận.

Nền Tảng Chuyển Đổi Số Toàn Diện - DocuWare: Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện nay cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, đã xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu doanh nghiệp với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện tại của bạn một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE