7 Cách Để Chứng Minh Lỗi Xử Lý Hóa Đơn Của Doanh Nghiệp

Cải thiện dòng tiền, theo dõi các thay đổi về thuế và quy định, và quản lý các nhóm từ xa là một số thách thức hiện tại mà các bộ phận tài chính và kế toán đang phải đối mặt. Nhưng tin tốt là việc triển khai xử lý hóa đơn số với hệ thống quản lý tài liệu (DMS) cho phép nhóm doanh nghiệp vượt qua những trở ngại này ngay bây giờ và được trang bị tốt hơn để thành công trong tương lai.

Những thách thức phổ biến mà xử lý hóa đơn số với DMS giúp giải quyết:

1. Nhập dữ liệu thủ công gây lãng phí năng suất

Nếu bộ phận của doanh nghiệp đang sử dụng các quy trình trên giấy, nhân viên của doanh nghiệp có thể dành phần lớn thời gian của họ cho việc nhập dữ liệu thủ công. Điều này làm giảm hiệu quả của chúng và tăng khả năng xảy ra lỗi của con người. Ngay cả khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống chia sẻ tệp như Google Drive hoặc SharePoint hoặc mô-đun từ hệ thống ERP hoặc kế toán của mình, doanh nghiệp cũng không tận dụng tối đa lợi ích của số hóa.

Bạn đang bỏ lỡ khả năng thu thập tài liệu tự động, kho lưu trữ tài liệu tập trung, khả năng tìm kiếm giữa các phòng ban và khả năng mở rộng quy mô khi doanh nghiệp của doanh nghiệp phát triển. Tích hợp phần mềm kế toán hoặc ERP của doanh nghiệp với hệ thống quản lý tài liệu giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và trùng lặp nỗ lực xảy ra khi dữ liệu phải được nhập vào nhiều hệ thống. Ví dụ: nếu dữ liệu đơn đặt hàng đã được nhập vào phần mềm kế toán của doanh nghiệp, sẽ không cần phải nhập lại dữ liệu đó. Thông tin được tự động chia sẻ với hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp. DMS cũng có thể chia sẻ dữ liệu với các phần mềm kinh doanh khác. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, xử lý hóa đơn và làm việc nhanh hơn với thông tin chính xác hơn.

2. Quy trình kinh doanh không xác định hoặc không có giấy tờ

Một số quy trình chỉ tồn tại trong đầu của một số nhân viên nhất định. Điều này làm cho bộ phận của doanh nghiệp phụ thuộc vào kiến thức thể chế của những người cụ thể. Nếu một trong số họ rời khỏi công ty, họ sẽ mang theo chuyên môn của họ. Và thật khó để đảm bảo rằng các quy trình chính xác luôn được tuân theo.

Khi doanh nghiệp thiết lập các quy trình xử lý hóa đơn số và quy trình làm việc trong hệ thống quản lý tài liệu, quy trình chính thức sẽ được tự động tuân theo. Các bước quy trình được xác định theo quy tắc kinh doanh của doanh nghiệp và được tích hợp sẵn trong quy trình công việc. Ngoài ra, biên bản kiểm tra theo dõi các hoạt động, chẳng hạn như phê duyệt, để đảm bảo rằng hóa đơn và các tài liệu phụ thuộc vào quy trình khác đi qua quản lý thực tiễn kinh doanh tốt nhất đã được thiết lập. Tự động hóa làm tăng năng suất và loại bỏ phỏng đoán và lỗi của con người.

3. Không thanh toán đúng hạn

Việc xử lý hóa đơn chậm có thể dẫn đến phí bổ sung, giữ tín dụng và tạm ngừng giao hàng. Mặt khác, doanh nghiệp bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm. Xử lý hóa đơn thủ công gây khó khăn cho việc theo dõi thời hạn và xác định các nút thắt cổ chai. Giải pháp quản lý chứng từ giúp giảm đáng kể thời gian từ khi nhận hóa đơn, phê duyệt đến thanh toán. Nó tự động theo dõi ngày đến hạn thanh toán, gửi lời nhắc, định tuyến hóa đơn đến người phê duyệt được chỉ định hoặc cho người dự phòng nếu người phê duyệt không có mặt tại văn phòng.

4. Thiếu hiểu biết sâu sắc về dòng tiền

Nếu doanh nghiệp không biết khi nào hóa đơn đến hạn, rất khó để dự đoán dòng tiền. Nhưng khi doanh nghiệp sử dụng kho lưu trữ trung tâm để lưu trữ tất cả tài liệu của mình và giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quan chính xác, theo thời gian thực về chi tiêu hàng tháng và các khoản phải trả chưa thanh toán. Bạn có thể dễ dàng theo dõi số tiền chi tiêu với mỗi nhà cung cấp, kiểm soát chi phí nhà cung cấp bằng cách thương lượng mức giá tốt hơn và không bao giờ bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm nữa. Nâng cao hiệu quả của các quy trình tài khoản phải trả là một phần thiết yếu của nỗ lực đảm bảo dòng tiền ổn định.  Với xử lý hóa đơn kỹ thuật số, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các số liệu như chi phí, hóa đơn quá hạn và dòng tiền hoạt động. Kiến thức này sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch cho tương lai vì doanh nghiệp sẽ thấy những thay đổi hoặc biến động mà doanh nghiệp có thể sử dụng để thông báo các quyết định khác.

5. Hỗ trợ nhân viên quá tải trong quá trình kiểm toán

Bạn không muốn nhóm của mình dành hàng tuần hoặc hàng tháng để biên soạn và sắp xếp các tệp của mình để chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán. Trong một hệ thống dựa trên giấy, nhân viên lấy các tệp và tài liệu riêng lẻ từ tủ hồ sơ và tạo bản sao. Điều này gây căng thẳng cho nhân viên và thời gian họ dành thêm để trả lời các câu hỏi của kiểm toán viên khiến họ không thể thực hiện công việc hàng ngày.

Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Tài liệu của doanh nghiệp được sắp xếp trong một hệ thống an toàn giúp dễ dàng nhanh chóng chia sẻ các tệp cần thiết với kiểm toán viên. Nó loại bỏ nỗi đau ra khỏi quá trình bằng cách đảm bảo doanh nghiệp không bao giờ mất hoặc nộp sai hóa đơn hoặc tài liệu hỗ trợ khi có một hệ thống giúp xứ lý hỏa đơn khối lượng lớn. Truy cập tức thì vào tài liệu chuẩn bị cho doanh nghiệp trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà kiểm toán viên hỏi. Và việc cung cấp quyền truy cập trực tuyến, an toàn cho các kiểm toán viên sẽ giải phóng nhân viên của doanh nghiệp để tập trung vào công việc của chính họ.

6. Tránh tai ương tuân thủ

Công ty của doanh nghiệp đã chuẩn bị cho việc tăng cường giám sát và phân tích từ các cơ quan quản lý tài chính chưa? Bạn có chắc chắn rằng doanh nghiệp có thể tránh được nguy cơ bị phạt tiền, hình phạt và kiện tụng?

Khi không thiết lập được kiểm soát nội bộ và trách nhiệm giải trình, rất khó để chứng minh tính toàn vẹn của dữ liệu. Nếu lịch trình lưu giữ được thực thi thủ công, điều đó cũng có thể dẫn đến khả năng không đáp ứng các yêu cầu quy định.

Hệ thống xử lý hóa đơn và quản lý tài liệu của doanh nghiệp nên bao gồm kiểm soát phiên bản và biên bản kiểm tra mạnh mẽ cho phép doanh nghiệp phát hiện và ngăn chặn gian lận. Nhân viên có thể được phép truy cập một số tài liệu nhất định thông qua tên người dùng hoặc mật khẩu duy nhất. Xác thực tạo ra một bản ghi về những người đã truy cập tài liệu, khi họ truy cập tài liệu đó và hành động họ đã thực hiện. Điều này hạn chế hoạt động trái phép và biên tập cho phép bảo vệ thêm dữ liệu bí mật. Thông báo về vi phạm các giao thức bảo mật thông qua các báo cáo hoạt động có thể cung cấp mức độ bảo vệ cao hơn.

DocuWare – Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu, xử lý hóa đơn và tự động hóa quy trình làm việc, đã xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu doanh nghiệp với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE