Điều Gì Khiến Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Thân Thiện Với Người Dùng?

Hình 1. Phần mềm thân thiện người dùng

Theo một nghiên cứu từ Deloitte, khoảng 80% doanh nghiệp nhỏ không tận dụng tối đa công nghệ. Trong khi các tổ chức quy mô vừa và lớn hơn - thường có nguồn lực kỹ thuật nội bộ - có xu hướng áp dụng các giải pháp với tốc độ nhanh hơn, thì cũng có rất nhiều chỗ để cải thiện trong các doanh nghiệp đó. Và tính dễ sử dụng đóng một vai trò to lớn trong việc xác định liệu các doanh nghiệp có thể tích hợp thành công phần mềm quản lý tài liệu / quản lý văn bản / quản lý hồ sơ (Document Management Software- DMS) và các công nghệ khác hay không.

Chọn phần mềm quản lý văn bản thân thiện với người dùng cho tổ chức của bạn giúp đảm bảo tăng lượng người mua và áp dụng. Các công cụ không làm nhân viên của bạn thất vọng - hoặc khiến họ nghĩ rằng công việc của họ đang trở nên khó khăn hơn - sẽ dễ thực hiện hơn nhiều. Các tiêu chí dưới đây sẽ giải thích điều gì làm nên một phần mềm thân thiện.

1. Phần mềm thân thiện với người dùng có ý nghĩa gì?

Hình 2. Phần mềm thân thiện với người dùng có ý nghĩa gì?

Phần mềm thân thiện với người dùng là một giải pháp kỹ thuật dễ dàng cho tất cả (hoặc ít nhất là hầu hết) mọi người sử dụng để hoàn thành công việc của họ.

Điều này không có nghĩa là phần mềm không phức tạp và giàu tính năng hoặc bất kỳ ai cũng có thể bước lên máy tính và trải nghiệm nó một cách chính xác. Ví dụ, ngay cả phần mềm kế toán dễ sử dụng cũng có vẻ khó khăn đối với một giáo dân không biết sổ cái chung là gì.

Mục tiêu của việc chọn một giải pháp phần mềm quản lý văn bản mà ngay cả những người không chuyên về kỹ thuật cũng thấy có thể truy cập được là chọn một tùy chọn đáp ứng tốt nhất nhu cầu của tổ chức và nhóm của bạn đồng thời thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ dễ dàng hơn nhiều so với khi không có nó.

2. Những yếu tố bạn nên tìm kiếm cho phần mềm quản lý văn bản là gì?

Rõ ràng, nhu cầu của các nhóm và quy trình kinh doanh của bạn quyết định, ở một mức độ nào đó, thân thiện với người dùng có ý nghĩa như thế nào đối với tổ chức của bạn. Nhưng bạn có thể bắt đầu với danh sách dưới đây để đánh giá xem một phần mềm quản lý văn bản tiềm năng hoặc bất kỳ giải pháp nào khác có phù hợp với công ty của bạn hay không.

a) Cài đặt và cập nhật dễ dàng và đơn giản

Hình 3. Cài đặt và cập nhật dễ dàng và đơn giản

Tính dễ sử dụng bắt đầu trước khi bất kỳ ai trong tổ chức của bạn thậm chí sử dụng chương trình phần mềm. Nếu công nghệ mất hàng giờ để cài đặt trên mỗi máy người dùng hoặc khó tích hợp vào các quy trình hiện có, đó không phải là những gì bạn đang tìm kiếm. Một trong những lợi thế của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản là dựa trên đám mây thay vì tại chỗ. Người dùng truy cập thông tin từ đám mây một cách dễ dàng và không cần cài đặt cục bộ.

Việc triển khai công nghệ thực sự tốn nhiều công sức và bạn nên chuẩn bị để tạo một nhóm dự án phát triển một kế hoạch tổng thể và thu hút các chuyên gia về chủ đề từ các bộ phận chuyển sang kỹ thuật số. Cũng như dành thời gian để đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống đúng cách. Nhưng hãy cân nhắc xem có bao nhiêu công việc trả trước đi vào quy trình - và liệu các bản cập nhật trong tương lai sẽ liền mạch hay yêu cầu tài nguyên CNTT nội bộ. Đây là những yếu tố có thể giúp bạn lựa chọn giữa các giải pháp.

b) Giao diện người dùng gọn gàng, hấp dẫn và trực quan

Hình 4. Giao diện người dùng gọn gàng, hấp dẫn và trực quan

Phần mềm quản lý văn bản thân thiện với người dùng không khiến mọi người đau đầu nếu họ nhìn vào nó quá lâu. Điều đó có nghĩa là nó có một giao diện sạch sẽ mà không có màu sắc và các yếu tố thiết kế đáng lo ngại. Hầu như không ai muốn nhìn chằm chằm vào màn hình màu hồng nóng bỏng với phông chữ màu xanh lam. Và trong khi đó là một ví dụ cực đoan, nó cho thấy quan điểm rằng tất cả các chi tiết đều quan trọng.

Tìm kiếm phần mềm quản lý văn bản:

• Có giao diện người dùng được sắp xếp hợp lý hiển thị các tác vụ riêng lẻ hoặc một loại tác vụ tại một thời điểm. (Nếu người dùng có thể chọn mọi tùy chọn mà phần mềm cung cấp từ một màn hình, thì đó là quá nhiều)
• Hãy để bạn giải mã với tùy chỉnh dựa trên vai trò và người dùng
• Cung cấp một giao diện hấp dẫn trực quan đối với nhiều người dùng

c) Thao tác trực quan quen thuộc với người dùng, bao gồm điều hướng đơn giản

Hình 5. Thao tác trực quan quen thuộc với người dùng, bao gồm điều hướng đơn giản

Nếu nhân viên của bạn đã quen làm việc trong môi trường Windows, nơi các tác vụ chủ yếu dựa trên nhấp chuột và kéo và thả, họ sẽ chùn bước nếu bạn buộc họ sử dụng hệ thống chỉ dựa trên tổ hợp phím. Chọn phần mềm quản lý hồ sơ trình bày một môi trường quen thuộc với lực lượng lao động của bạn.

Cũng chú ý đến điều hướng. Hầu hết mọi người đã quen với menu tiêu đề cấp cao nhất hoặc menu bánh hamburger. Đảm bảo rằng các menu trong giải pháp bạn chọn được thiết lập một cách hợp lý; Một người quen thuộc với các quy trình của bạn nhưng không quen thuộc với điều hướng sẽ có thể tìm ra thành công nơi cần nhấp để đến nơi họ cần đến với ít thử nghiệm và sai sót.

d) Hoạt động hiệu quả

Hình 6. Hoạt động hiệu quả

Sự gia tăng đáng kể về hiệu quả là điều bắt buộc phải có để phần mềm quản lý tài liệu được coi là thân thiện với người dùng. Các thành viên trong nhóm không cần phải nhấp 12 lần để hoàn thành một nhiệm vụ thông thường khi phần mềm quản lý văn bản có thể dễ dàng được thiết lập để hỗ trợ quy trình hai cú nhấp chuột cho quy trình làm việc đó. Một số yếu tố thúc đẩy hoạt động hiệu quả bao gồm:

• Cơ hội tự động hóa văn phòng: Các nhiệm vụ tẻ nhạt, lặp đi lặp lại và đơn giản có thể được tự động hóa để loại bỏ gánh nặng từ nhân viên và để họ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
• Khả năng tích hợp linh hoạt: Tìm kiếm cả khả năng tích hợp không phụ thuộc vào hỗ trợ CNTT nội bộ và tính khả dụng của các công cụ phức tạp hơn như giao diện chương trình ứng dụng REST (API).
• Quy trình làm việc thông minh: Xem xét các khả năng của phần mềm quản lý tài liệu để đảm bảo nó có thể phù hợp với quy trình làm việc bạn muốn tự động hóa. Nếu một tác vụ yêu cầu một phần thông tin và bạn phải đóng tác vụ đó để truy cập dữ liệu trong một khu vực khác của phần mềm quản lý văn bản, điều đó không hiệu quả.

e) Không yêu cầu tài nguyên phần mềm quản lý văn bản bổ sung (nhưng cũng không loại trừ chúng)

Phần mềm quản lý văn bản thân thiện với người dùng hoàn thành công việc mà không yêu cầu bạn mua và / hoặc triển khai giải pháp của bên thứ ba. Tìm kiếm các tùy chọn phần mềm độc lập.

Nhưng hãy đảm bảo rằng giải pháp bạn mua không hạn chế tích hợp của bên thứ ba. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và phát triển, bạn có thể cần những tùy chọn đó để hỗ trợ các yêu cầu mới.

Phần mềm quản lý tài liệu cũng nên tích hợp với cơ sở hạ tầng công nghệ hiện có của bạn bao gồm ERP và phần mềm kế toán và nhân sự cụ thể.

f) Có bảo mật đáp ứng hoặc vượt quá tiêu chuẩn ngành

Hình 7. Có bảo mật đáp ứng hoặc vượt quá tiêu chuẩn ngành

Không ai miễn nhiễm với các vấn đề an ninh; Hơn 40% các cuộc tấn công mạng nhắm vào các doanh nghiệp nhỏ. Và nếu một vi phạm xảy ra, trung bình có thể mất hàng tháng để nó được phát hiện!

Không có phần mềm quản lý văn bản nào được đóng dấu phê duyệt nếu không có bảo mật mạnh mẽ. Thảo luận về nhu cầu và yêu cầu bảo mật với các nhà cung cấp trước khi bạn mua phần mềm quản lý hồ sơ. Một số tùy chọn tốt nhất là những tùy chọn cung cấp các bản cập nhật bảo mật liên tục để giữ cho các quy trình kinh doanh và dữ liệu của bạn an toàn nhất có thể. Các tùy chọn dựa trên đám mây nên bao gồm việc sử dụng Tiêu chuẩn mã hóa nâng cao (AES), phân tách dữ liệu nghiêm ngặt và phân tích bảo mật theo thời gian thực.

g) Đi kèm với các tùy chọn hỗ trợ mở rộng

Hình 8. Đi kèm với các tùy chọn hỗ trợ mở rộng

Cuối cùng, một loạt các tùy chọn hỗ trợ mà một phần mềm quản lý tài liệu có thể tạo ra hoặc phá vỡ điểm của thân thiện với người dùng. Ngoài các tệp trợ giúp toàn diện trong phần mềm quản lý văn bản và khả năng liên hệ và kết nối với nhóm hỗ trợ chuyên gia, bạn nên tìm kiếm các tài nguyên bổ sung sẽ giúp nhóm của bạn tận dụng tối đa giải pháp của họ. 

Tìm kiếm phần mềm quản lý văn bản cung cấp:

• Blog hoặc bản tin, video giáo dục và cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm: Khi bạn có thể đọc các bài viết về các tính năng và lợi ích cụ thể trong blog hoặc bản tin — hoặc xem video về cách sử dụng chúng — bạn có thể đảm bảo nhóm của mình đang tối ưu hóa năng suất và hiệu quả với giải pháp. Cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm sẽ cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp.
• Diễn đàn khách hàng: Các bảng thảo luận trực tuyến này cho phép bạn trở thành một phần của cộng đồng người dùng và cộng tác với các đồng nghiệp của bạn tại các công ty khác.
• Cập nhật tự động: Nếu bạn chọn phần mềm quản lý hồ sơ dựa trên đám mây, các bản cập nhật tự động đảm bảo phiên bản bạn đang làm việc luôn là phiên bản được hỗ trợ và bảo mật nhất.
• Hỗ trợ các tùy chọn liên hệ phù hợp với bạn: Các nhà cung cấp có thể cung cấp hỗ trợ qua điện thoại, trò chuyện, email hoặc gặp trực tiếp. Tìm kiếm các giải pháp phần mềm quản lý văn bản được hỗ trợ bởi loại hỗ trợ phù hợp nhất với bạn và nhóm của bạn.

3. Điều gì làm cho phần mềm quản lý văn bản thân thiện với người dùng?

Hình 9. Điều gì làm cho phần mềm quản lý văn bản thân thiện với người dùng?

Mọi thứ áp dụng cho các loại phần mềm khác cũng nâng cao trải nghiệm của bạn với phần mềm quản lý văn bản, vì vậy hãy xem xét các đặc điểm trên khi lựa chọn giải pháp quản lý tài liệu. Một số tính năng khác cần tìm bao gồm:

• Phần mềm quản lý và lưu trữ dựa trên đám mây có thể mở rộng hỗ trợ các nhóm từ xa
• Các công cụ có thể sử dụng cao và tích hợp liền mạch.
• Khả năng tích hợp chữ ký điện tử để loại bỏ nhu cầu về bản cứng, quét và chờ đợi các tài liệu đã ký được gửi qua đường bưu điện hoặc gửi qua email
• Tuân thủ dễ dàng hơn nhờ xử lý đúng các tài liệu liên quan đến kiểm toán, bảo vệ thông tin bí mật của nhân viên, bằng chứng dễ dàng truy cập rằng các tiêu chuẩn tuân thủ đã được đáp ứng và lịch trình lưu giữ tự động
• Lập chỉ mục thông minh và tự động, khả năng phân loại giúp tăng khả năng tìm kiếm và kiểm soát phiên bản

4. Các câu hỏi thường gặp 

a) Tại sao phần mềm quản lý văn bản phải thân thiện với người dùng lại quan trọng đến vậy?

Người dùng dễ dàng chấp nhận và sử dụng, ngoài ra còn nâng cao hiệu quả và năng suất giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và ít thất vọng và mệt mỏi hơn. Phần mềm tốt nhất thậm chí có thể giúp nhân viên đưa ra các quy trình tốt hơn hoặc mở rộng quy mô hiện có.

b) Một số ví dụ về phần mềm thân thiện với người dùng là gì?

Microsoft Words là một ví dụ tuyệt vời. Bất kỳ ai cũng có thể mở nó lên và bắt đầu nhập tài liệu và bất kỳ ai quen thuộc với khái niệm trình xử lý văn bản đều có thể dễ dàng tạo định dạng cơ bản và sử dụng trình kiểm tra chính tả tích hợp.

Google Docs cung cấp trình xử lý văn bản dựa trên đám mây được phát triển sau microsoft. Bởi vì rất nhiều người đã quen thuộc với khái niệm Word, Google Documents hoạt động theo cùng một cách để thúc đẩy sự thân thiện với người dùng thông qua sự quen thuộc.

DocuWare cũng có cách tiếp cận tương tự khi phát triển các giải pháp cho các ngành công nghiệp khác nhau. Chúng tôi nghĩ về những gì quen thuộc và dễ dàng cho người dùng và mở rộng điều đó để cung cấp một giải pháp phần mềm quản lý văn bản mạnh mẽ, dễ sử dụng. Đội ngũ quản lý sản phẩm tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm người dùng nổi bật, trực quan và hài lòng. Nó bao gồm các nhà quản lý sản phẩm, nhà thiết kế giao diện người dùng và người quản lý khả năng sử dụng, mỗi người đều có vai trò trong việc đảm bảo rằng sản phẩm của chúng tôi dễ sử dụng và có thể được định cấu hình để đáp ứng nhu cầu của bất kỳ tổ chức nào. Chúng tôi cũng có chương trình Người kiểm tra sản phẩm, vì vậy khách hàng có thể đưa ra phản hồi được kết hợp trong quá trình phát triển sản phẩm.

Hình 10. DocuWare - Nền Tảng Dịch Vụ Nội Dung

c) Phần mềm quản lý văn bản thân thiện với người dùng có thể tác động đến doanh nghiệp của bạn như thế nào?

Những lợi thế bạn sẽ đạt được bao gồm:

• Tỷ lệ chấp nhận cao hơn: Người dùng có nhiều khả năng sẵn sàng sử dụng phần mềm quản lý văn bản mới hơn nếu nó không khó để học và làm việc cùng.
• Năng suất cao hơn: Phần mềm tài liệu hiệu quả cho phép nhân viên hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.
• • Nhân viên hạnh phúc hơn: Các nhóm sử dụng các công cụ kỹ thuật số để giúp họ hoàn thành nhiều việc hơn và đạt được mục tiêu của họ có xu hướng có tinh thần cao hơn. Họ cũng được giải phóng để sử dụng tài năng, chuyên môn và kỹ năng dịch vụ khách hàng của mình, góp phần vào sự hài lòng trong công việc.
• Có khả năng theo kịp tốc độ kinh doanh hiện đại: Các quy trình được sắp xếp hợp lý được tạo thành từ các bước đơn giản, có ý nghĩa tối đa hóa khả năng của công ty bạn để phản ứng với các điều kiện kinh tế thay đổi và duy trì tính cạnh tranh.
• Tiết kiệm chi phí: Phần mềm quản lý hồ sơ hoạt động cùng với các nhóm để hỗ trợ các quy trình tốt hơn giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài.

VỀ DOCUWARE

Nền Tảng Chuyển Đổi Số Toàn Diện - DocuWare: Quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc.

Ricoh hiện nay cung cấp giải pháp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, ra đời từ năm 1988. Giải pháp DocuWare giúp cho doanh nghiệp chuyển đổi số tài liệu, quản lý & làm việc với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây hoặc tại máy chủ công ty. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc nâng cao năng suất công việc thông qua các nền tảng cốt lõi, tăng tính cạnh tranh.

DocuWare – nơi lưu trữ mọi thủ tục, giấy tờ tài liệu của doanh nghiệp. Đơn giản hóa và tự động hóa các quy trình từ truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo chỉ với một phần mềm duy nhất, nhờ sự trợ giúp từ công nghệ trí tuệ nhân tạo & máy học. 

Dưới đây là ví dụ về phần mềm quản lý văn bản thân thiện với người dùng từ DocuWare

Liên hệ