5 bước để thực hiện quy trình công việc

Cho dù bạn’ là cha mẹ đang cố gắng xử lý thanh toán trực tuyến cho một khóa học âm nhạc của con hay người quản lý trong top 500 công ty do Fortune bình chọn đang quét các hợp đồng lên đám mây, rất có thể cả hai bạn đều đang trải qua quy trình xử lý công việc được lên kế hoạch tốt, được thiết kế để hoàn thành công việc dễ dàng hơn

Quy trình làm việc về cơ bản là một chuỗi các bước cần được hoàn thành tuần tự để có thể hoàn thành thành công một nhiệm vụ nhất định.

Trước khi thiết kế quy trình công việc, trước tiên bạn cần lập bản đồ quy trình kinh doanh và hiểu những hành động được yêu cầu trong mỗi bước, ai chịu trách nhiệm cho bước này, cho dù là một cá nhân hay một nhóm.

Khi quy trình kinh doanh đã được liên kết và tài liệu hóa, bạn sẽ có thể thiết kế quy trình công việc và áp dụng quy tắc kinh doanh và dòng thời gian cho từng bước và điểm quyết định trong quy trình làm việc.

Thiết kế một quy trình công việc có vẻ khá đơn giản, tuy nhiên yếu tố tư duy thiết kế quan trọng cần được áp dụng để xác định các vấn đề có thể xảy ra. Mục đích là để xây dựng một hệ thống tích hợp liền mạch với các dòng ứng dụng kinh doanh khác, tự động hóa các tác vụ thủ công và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh.

Tại Ricoh, chúng tôi đã nghĩ ra năm bước chính để phát triển mô hình xây dựng quy trình công việc giúp hợp lý hóa các quy trình:

1. Xác định mục tiêu của bạn
   Có phải tổ chức của khách hàng đang cố gắng hợp lý hóa các quy trình kinh doanh để giảm chi phí, tăng sự hài lòng của khách hàng hoặc cải thiện quyền truy cập vào thông tin? Trước khi bắt tay vào phân tích mô hình quy trình công việc của bạn, điều quan trọng là phải xác định rõ các mục tiêu mà tổ chức của khách hàng muốn đạt được bằng cách bắt đầu một hành trình hợp lý hóa các quy trình cơ bản giúp hình thành nền tảng cho hoạt động kinh doanh của khách hàng.

2. Biểu đồ hóa quá trình
   Xác định các quy trình điển hình sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ ​​việc nâng cấp quy trình công việc, đây thường là các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều công sức, đòi hỏi độ chính xác và tốc độ cao, cần phải có hiệu quả về chi phí và có tác động đến sự hài lòng của khách hàng. Một khi các bước thiết kế lại quy trình đã được xác định, các giải pháp có thể được vạch ra để giảm các bước trùng lặp hoặc tạo ra một quy trình trong đó các bước nhất định có thể được thực hiện song song.

3. Phân chia vai trò && trách nhiệm
   Khi vạch ra các quy trình, doanh nghiệp nên phân công hiệu quả các trách nhiệm cho việc hoàn thành các bước và quy trình cụ thể trong phạm vi mô hình đến vai trò cụ thể trong các phòng ban của doanh nghiệp .

4. Đơn giản hóa công việc
   Khi phân tích các quy trình trong mô hình dòng công việc của doanh nghiệp, bạn sẽ sẽ nhận ra rằng một số bước là các chuỗi đơn giản, một số hoạt động song song trong khi một số có thể trùng lặp. Khi doanh nghiệp đã xác định một mô hình các quy trình cần phải hoàn thành theo một thứ tự cụ thể, bạn có thể bắt đầu thiết kế một mô hình quy trình công việc linh hoạt để tăng tốc các quy trình mà không làm giảm hiệu quả.

5. Xác định các công việc có thể được tự động hóa
   Xác định các vai trò chuyên sâu về dữ liệu và đạt được mức hiệu quả cao bằng cách loại bỏ yếu tố con người khỏi quy trình. Khi doanh nghiệp đã xác định các vai trò này, cần tìm ra giải pháp cho quy trình công việc phù hợp để thực hiện tự động hóa vai trò và tích hợp tốt với các quy trình còn lại.

Điều quan trọng cần ghi nhớ là mỗi doanh nghiệp đều có các quy trình kinh doanh độc nhất cùng các mục tiêu khác nhau. Tại Ricoh, chúng tôi có nhiều kinh nghiệm làm việc với các tổ chức để xác định các yêu cầu quy trình làm việc của họ. Tham khảo ý kiến ​​của chúng tôi nhằm tìm kiếm các giải pháp tích hợp với các quy trình kinh doanh quan trọng bằng cách loại bỏ sự thiếu hiệu quả trong mô hình quy trình công việc của khách hàng

Năm bước được trình bày ở trên là hướng dẫn từng bước cơ bản, được thiết kế để giúp khách hàng phân tích các yêu cầu và nâng cấp quy trình công việc hiện tại, đánh giá xem khách hàng có yêu cầu tư vấn trực tiếp với một trong những chuyên gia về quy trình làm việc có kinh nghiệm của chúng tôi, giúp khách hàng đi lên với tốc độ cao và hiệu quả hơn.