Xây Dựng Một Nơi Làm Việc Đẳng Cấp Với Môi Trường Làm Việc Kết Hợp - RICOH Spaces

13 Thg7 2023

Đại dịch COVID-19 đã thay đổi đáng kể cách chúng ta làm việc, đẩy nhiều công ty chuyển sang làm việc từ xa càng sớm càng tốt. Các nhân viên quản lý đột ngột buộc phải học cách chuyển từ quản lý trực tiếp sang quản lý cá nhân và nhóm qua màn hình. Tuy nhiên, khi chúng ta tiến đến một xã hội sau đại dịch, rõ ràng công việc kết hợp và làm việc từ xa sẽ tiếp tục tồn tại. Nhiều doanh nghiệp tiếp tục áp dụng hình thức làm việc kết hợp, kết hợp lao động từ xa và trực tiếp. Tuy nhiên, nhiều tập đoàn đa quốc gia và các nhà quản lý doanh nghiệp đang bắt đầu loại bỏ làm việc từ xa và triển khai môi trường làm việc kết hợp nhằm đưa nhân viên trở lại văn phòng. Do đó, nhiều nhân viên đã bắt đầu tìm kiếm công việc khác có chính sách làm việc từ xa hoặc sắp xếp kết hợp.

1. Chuẩn bị cho sự gián đoạn kinh doanh tiếp theo với môi trường làm việc kết hợp

a) Gián đoạn là tác dụng phụ. Được tham gia là giải pháp.

Tuy nhiên, có nhiều ví dụ cho thấy khi mọi người tổ chức thành các nhóm hoạt động hiệu suất cao sau khi trải qua quá trình 'hình thành, xung đột và hòa hợp' để hiểu rõ sức mạnh và yếu điểm của nhau, hầu hết các sự cố đều có thể được khắc phục.

Nhóm là mạnh mẽ khi mọi người hiểu rõ sức mạnh của nhau và cách làm việc hiệu quả nhất khi làm việc cùng nhau, và khi mọi người có một tầm nhìn chung về những gì được mong đợi từ họ. Có khả năng phản ứng khéo léo đối mặt với khó khăn ngay cả khi kế hoạch trở nên lạc hậu và cá nhân mắc sai lầm.

b) Từ làm việc kỹ thuật số đến vật lý: bạn vẫn không thể gửi một email bắt tay

Hình 1. Bạn vẫn không thể gửi một email bắt tay

Tuy nhiên, khi 70% giao tiếp không phải là từ ngữ, việc tích hợp thông tin ngụ ý có thể khó khăn. Công nghệ như hội nghị truyền hình có thể làm việc trở nên khó khăn hơn vì mọi người đều mặc khuôn mặt "kinh doanh" và coi mỗi cuộc liên lạc như một hộp kiểm tra trong danh sách thay vì một cơ hội để xây dựng niềm tin cá nhân.

Những yếu tố không hữu hình này quan trọng. Sự bạn bè, thay vì những cuộc đấu tranh quyền lực, là đặc điểm của các tổ chức hoạt động tốt. Các tập đoàn toàn cầu có người từ các quốc gia khác nhau và không có ngôn ngữ chung vẫn có thể chia sẻ một tầm nhìn chung: hãy xem Nike hoặc Apple. Tuy nhiên, các tổ chức hoàn toàn ảo không bao giờ nhất quán, và các tổ chức chỉ hoạt động trong văn phòng không bao giờ thích nghi.

c) Sự kiên cường không chỉ là sự hiểu biết chia sẻ - đó là sự trải nghiệm chia sẻ

Đó là lý do tại sao một kế hoạch nơi làm việc tốt phải tập trung vào cảm giác cộng đồng đó thay vì chỉ quan tâm đến chi phí và nguồn lực. Vì việc làm như vậy khuyến khích khả năng thích nghi và tiến triển đối mặt với những tình huống bất ngờ, thay vì chỉ chịu đựng mỗi cơn bão khi nó đến.

Đó là "tại sao" của chiến lược môi trường làm việc kết hợp: đừng cố gắng dự đoán thảm họa tiếp theo vì chúng, theo định nghĩa, là hiếm và không thể dự đoán. Thay vào đó, tập trung vào khuyến khích những kết quả tích cực: chuẩn bị nhân viên của bạn để đối phó với gián đoạn và trao cho họ quyền hành để thực hiện biện pháp điều chỉnh. Để kiên nhẫn.

2. Mô hình môi trường làm việc kết hợp

a) Cấp độ 1: Nơi làm việc tương tự

Hầu hết các tập đoàn đã có ở đây cách đây mười năm, và chỉ còn một số ít còn lại ngày nay. Văn phòng này có một mô hình làm việc truyền thống, trong đó mọi người vào và ra vào các giờ đã lên lịch hàng ngày và tòa nhà bị khóa.

Hình 2. Nơi làm việc tương tự

Bằng cách đột ngột, để phòng trống. Dữ liệu của tòa nhà bị giới hạn: những quyết định chỉ được đưa ra khi hóa đơn được thanh toán. Trì hoãn thường xuyên là một yếu tố quan trọng: nhiều doanh nghiệp đã thực hiện những điều này cùng một cách trong nhiều năm, mà không có động lực thuyết phục để thay đổi.

Trong tình trạng bình thường, hầu hết nhân viên thấy điều này hoàn toàn chấp nhận được. Mọi người đều có một bàn làm việc, thường có một phòng họp sẵn sàng, và hệ thống điều hòa giữ nhiệt độ mát mẻ vào mùa hè và ấm áp vào mùa đông. Tuy nhiên, tất cả các quy định cuối cùng đều tập trung vào diện tích, xem tòa nhà và nguồn lực khác là trung tâm chi phí thay vì trung tâm lợi nhuận. Không có IWMS (Integrated Workplace Management System, Hệ thống Quản lý không gian làm việc) hoặc CAFM (Computer Aided Facility Management, Quản lý Cơ sở Dữ liệu Hỗ trợ Máy tính) được triển khai; thay vào đó, các hoạt động được quản lý bằng cách sử dụng bảng tính.

Quan trọng để lưu ý rằng các doanh nghiệp như vậy không nằm trong bóng tối. Người quản lý cơ sở vật chất có thể là những chuyên gia trong việc ngân sách và kiểm soát chi phí, trong khi Nhân sự có thể hiểu rõ về cách mọi người phù hợp vào từng khu vực. Những gì họ đang mất là chi phí cơ hội: khả năng thu thập dữ liệu hữu ích và sử dụng những hiểu biết đó để thực hiện hành động định hướng tương lai mà tìm kiếm lợi thế.

Đây là những người kém phát triển, để sử dụng thuật ngữ không khéo léo của Sự gia nhập Đời sống Đổi mới. Nhưng đừng lo lắng nếu bạn là một trong số họ - không có nơi nào mà bạn không thể tiến xa hơn!

b) Cấp độ 2: Hướng tới bằng chứng về khái niệm

Các tổ chức cấp độ 2 được mô tả là "vụng về theo ý định". Trên mô hình Learning Matrix mà nhiều chuyên gia nhân sự sử dụng, các doanh nghiệp này nhận ra ý nghĩa của dữ liệu và nhận thức về lợi ích của nó, nhưng họ vẫn đang tìm hiểu những dữ liệu nào cần thu thập.

Ví dụ, họ có thể theo dõi tần suất phòng họp trống. Họ cũng có thể sử dụng cảm biến để hỗ trợ quyết định, ví dụ như khi công tắc đèn được bật hoặc tắt để chỉ ra rằng một phòng đang được sử dụng. Đây cũng là cấp độ mà hình thức làm việc dựa trên hoạt động cơ bản (ABW) đã được triển khai như một bằng chứng thực hiện trong chuẩn bị cho việc triển khai tiềm năng.

Tuy nhiên, các tập dữ liệu chi tiết hơn, chẳng hạn như số cuộc họp diễn ra trên Zoom, có thể tránh xa khả năng của họ. Mức độ yêu cầu hàng ngày thực sự không rõ ràng. Họ có thể sử dụng các ứng dụng IWMS và CAFM để đo lường những gì họ có, nhưng mà không đủ dữ liệu, họ sẽ không thể thực hiện hết tiềm năng của mình.

Cấp độ 2 vì vậy là mức độ bằng chứng thực hiện, khi các khám phá sớm chỉ ra những phần thưởng lớn trong tương lai. Tuy nhiên, sau đại dịch, Cấp độ 2 là một vị trí tốt vì bạn đang bắt đầu để các nhu cầu của nhân viên của bạn xác định quy định của bạn thay vì để cấu trúc của bạn bao vây và quy định những gì mọi người có thể làm.

c) Cấp độ 3: Kết nối nhưng chưa tích hợp

Các tổ chức cấp độ 3 đã cải tiến, nhưng vẫn đang tụt hậu so với nhiều đối thủ cạnh tranh khác. Họ có thể sử dụng một loạt các cảm biến để hỗ trợ việc ra quyết định - ánh sáng, nhiệt độ, đăng nhập từ xa, mức độ sử dụng - và sử dụng thông tin này ngay lập tức, tăng giảm tài nguyên để cung cấp dịch vụ cho nhân viên của họ với giá phải chăng nhất.

Yếu tố chính ngăn họ tiến bộ là sự kết nối dữ liệu. Dữ liệu về mức độ sử dụng hàng ngày của văn phòng không được so sánh với dữ liệu về cá nhân làm việc từ xa; Hình ảnh toàn cảnh vẫn còn ẩn. Do đó, khi xảy ra một sự kiện gây rối, họ không chắc về hậu quả của nó và cách nhân viên của họ sẽ phản ứng, điều này ảnh hưởng đến thời gian phản ứng của họ - và hiệu quả của phản ứng đó.

d) Cấp độ 4: Khác biệt và không giới hạn trong không gian làm việc

Công nghệ và tài chính là hai ngành thường được đánh giá ở Cấp độ 4. Nơi làm việc của Apple từng là một niềm ám ảnh của Steve Jobs, người coi "những cuộc gặp may mắn" là quan trọng cho sự sáng tạo, trong khi "Hành lang vô tận" của MIT nổi tiếng vì buộc những người từ các phòng ban khác nhau tiếp xúc hàng ngày. Trụ sở của Google ở bờ đông nước Mỹ ở New York dành cả tầng để cho nhân viên chơi, có cửa hàng kẹo với các linh kiện máy tính dành cho các dự án cá nhân (nhiều kỹ sư có dự án Raspberry Pi và Arduino bán thời gian) và cả phòng LEGO để nhà phát triển khôi phục sự sáng tạo của mình. Và Google đã thực hiện điều này trong một tòa nhà kiến trúc Art Deco được xây dựng cho ngành công cộng vào những năm 1930.

Ở Vương quốc Anh, công ty quản lý tài sản Fidelity đặt hàng trăm người ở một ngôi làng nhỏ cách xa khu tài chính Canary Wharf và khu vực tài chính City of London, được thiết kế theo kiểu khuôn viên trường đại học để tạo điều kiện hợp tác. Ở Mỹ, các quỹ hedge thông thường tập trung ở Connecticut, nơi mọi người có thể đưa ra quyết định đúng đắn xa nhộn nhịp của Manhattan. (Ray Dalio của Bridgewater Associates cho rằng một phần lớn thành công của công ty của ông đến từ kiểu văn phòng mở của ông.)

e) Cấp độ 5: Tích hợp đồng nhất các công nghệ xây dựng

Các Nhà đổi mới là những người tiên phong trong quá trình áp dụng. Chiến lược nhân viên được thể hiện trong việc quản lý tòa nhà ở đây, nơi không gian phục vụ nhân viên và dễ dàng thích ứng với yêu cầu của họ.

Hình 3. Công nghệ xây dựng

Với các cảm biến omni-channel trên mọi tường, cửa và hệ thống, hàng ngàn dữ liệu được tạo ra mỗi phút - và các tổ chức cấp độ 5 có cách thức để sử dụng nó. Thuật toán học máy sẽ ngày càng được sử dụng để tìm ra các mẫu trong dữ liệu và biến chúng thành những khuyến nghị có thể thực hiện.

Có thể các người di chuyển đến vào lúc 8 giờ sáng nhưng không truy cập vào lễ tân trong ba mươi phút: liệu điều này có chỉ ra một tắc nghẽn bãi đậu xe? Một phòng họp luôn đầy vào buổi sáng nhưng trống vào buổi chiều: có thể góc ánh sáng làm cho nó không thoải mái?

Nếu bạn tìm ra điều quan trọng và điều không quan trọng, bạn sẽ đạt được nhiều hơn sự kiên nhẫn trong thời điểm động lực của công ty. Bạn sẽ đang khơi gợi sự kiên nhẫn trong văn hóa công ty của bạn, khiến nó sẵn sàng không chỉ cho cuộc rối loạn tiếp theo, mà còn tất cả những cuộc rối loạn sau đó.

3. Xây dựng một nơi làm việc đẳng cấp thế giới trong tương lai với RICOH Spaces

RICOH Spaces cho phép bạn thích nghi với sự thay đổi trong cách làm việc của mọi người để cung cấp trải nghiệm nhân viên nhất quán ngay bây giờ và trong tương lai, tạo ra môi trường làm việc kết hợp giúp mọi người cảm thấy thoải mái và tăng hiệu quả công việc.
Nó thống nhất các hoạt động như đặt chỗ bàn làm việc, quản lý phòng họp, định vị và nhiều hơn nữa, đưa quản lý không gian làm việc vào một nền tảng duy nhất, đồng thời giữ lại những trải nghiệm tốt nhất từ không gian văn phòng vật lý và một cách mượt mà kết hợp nó với sự làm việc từ xa tốt nhất, giúp tạo ra môi trường làm việc kết hợp.

Môi trường làm việc kết hợp mở khóa những thông tin và khả năng cần thiết để thay đổi các phương pháp làm việc không hiệu quả, nâng cao sự cộng tác và giảm chi phí - chuẩn bị cho công ty của bạn cho cách nó sẽ hoạt động trong tương lai.

Ricoh Spaces – Giải Pháp Môi Trường Làm Việc Kết Hợp Cho Doanh Nghiệp/Tổ Chức Của Bạn

RICOH Spaces cho phép các tổ chức quản lý tất cả các tòa nhà trong danh mục của họ tại một nơi duy nhất.

Các vai trò quản trị người dùng cục bộ có thể được áp dụng cho mỗi địa điểm, cho phép kiểm soát truy cập chi tiết và quản lý quy mô lớn.

Chính sách có thể được áp dụng cho mỗi địa điểm, cho phép việc triển khai linh hoạt.

Đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp của bạn bằng cách mở rộng giải pháp khi doanh nghiệp của bạn phát triển, thực hiện một hành trình tiết kiệm chi phí và linh hoạt.