Vấn Đề Khi Triển Khai Môi Trường Làm Việc Kết Hợp

14 Thg7 2023

Khi dịch COVID-19 đã kết thúc, nhiều tổ chức đã quyết định áp dụng mô hình làm việc kết hợp từ xa, trong đó nhân viên làm việc từ nhà một vài ngày trong tuần, với khả năng ghé thăm văn phòng 1-2 ngày trong tuần để tham gia các hoạt động cộng tác, gắn kết nhóm và cuộc họp. Trên thực tế, loại hình lao động này có thể trở thành "bình thường mới".

Điều này có vẻ hợp lý. Tuy nhiên, bạn sẽ phải đối mặt với một số khía cạnh phức tạp mà bạn có thể đang đánh giá thấp. Là một người đã làm việc từ xa kể từ năm 2013, cho một số tổ chức kết hợp và hoàn toàn từ xa, từ một công ty khởi nghiệp với bốn người cho đến một tổ chức hoạt động trên toàn cầu với hơn 200 người, khái niệm về môi trường làm việc kết hợp không còn mới đối với Ricoh. Ricoh đã triển khai môi trường làm việc kết hợp suốt gần một thập kỷ. Nhiều khách hàng của Ricoh cũng là những người đang tìm kiếm giải pháp làm việc từ xa và kết hợp, vì vậy chúng tôi đã dành rất nhiều thời gian để học hỏi từ kinh nghiệm và vấn đề đau đầu của họ suốt những năm qua.

Trong phần này, bài viết sẽ trình bày các lợi ích và khuyết điểm của môi trường làm việc kết hợp. Nhiều tổ chức có tầm nhìn xa đã cung cấp phong cách làm việc này trước khi đại dịch bùng phát, vì vậy chúng ta không cần phải quay ngược thời gian và tìm hiểu quá khứ.

1. Lực hấp dẫn của mô hình kết hợp

Lý do đằng sau nhiều doanh nghiệp triển khai môi trường làm việc kết hợp là lợi ích to lớn nó đem lại. Làm việc từ nhà có những lợi ích, chẳng hạn như khả năng tập trung và thực hiện công việc sâu sắc mà không bị xao lãng. Làm việc từ văn phòng cũng có những lợi ích, chẳng hạn như các cuộc trò chuyện thông qua máy nước và khả năng ăn trưa với đồng nghiệp một cách tự nhiên.

Hình 1. Làm việc tại nhà

Một số thành viên trong nhóm của bạn chọn làm việc từ nhà một vài ngày trong tuần, trong khi những người khác thích làm việc từ văn phòng hàng ngày. Một nhóm khác muốn rời khỏi văn phòng và sống cách trụ sở hàng nghìn dặm.

Là chủ một công ty, bạn sẽ làm gì? Mọi người có sở thích khác nhau. Nếu bạn quá định kiến, bạn có thể làm mất phần nào của công ty, dẫn đến việc nhân viên ra đi. Nếu bạn không có quan điểm, bạn có thể gây ra xáo trộn một cách không cố ý.

2. Vấn đề với môi trường làm việc kết hợp

Nếu bạn quyết định thực hiện phương pháp kết hợp, có một số khó khăn tiềm ẩn cần lưu ý.

a) Bạn cần có ý định chia sẻ thông tin

Khi bạn gặp gỡ và cộng tác trong thế giới thực, bạn sẽ tích lũy kiến thức tổ chức trong nhóm của mình, nhưng nếu bạn không thường xuyên ghi lại những điểm nổi bật trong cuộc trò chuyện và chia sẻ chúng với người khác theo cách không đồng thời, thì kiến thức này sẽ không tự động lan tỏa cho toàn bộ tổ chức.

Điều này có thể dường như là công việc bổ sung đối với bạn. Vì đổi thói quen là khó khăn. Đây là lý do tại sao nhiều công ty ưu tiên làm việc từ xa phản đối các hình thức làm việc kết hợp. Bởi vì bạn đã tạo ra một sân chơi không công bằng, nếu bạn không biến nó thành một thói quen, một số người trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy xa lạ và thiếu thông tin.

Hình 2. Chia sẻ thông tin

b) Có thể hình thành các nhóm nhỏ nếu không cẩn thận

Tiếp theo, trong một môi trường làm việc kết hợp, một số mối quan hệ đồng nghiệp sẽ trở nên sâu sắc hơn trong khi những mối quan hệ khác không được như vậy. Nếu bạn chỉ gặp gỡ với các thành viên trong nhóm trực tiếp, bạn tự nhiên sẽ hiểu họ tốt hơn so với những người thuộc các nhóm khác. Điều này có thể dẫn đến tư duy "chúng tôi vs họ". Trong tâm lý học, điều này được gọi là nhóm nội vs nhóm ngoại.

Mặc dù mối quan hệ này là tự nhiên trong công việc (bởi vì bạn luôn dành nhiều thời gian với các thành viên trong nhóm trực tiếp hơn so với những người trong các phòng ban khác), nếu bạn không có ý định, bạn có thể tạo ra một môi trường độc hại một cách không cố ý.

Ví dụ, ở một nơi làm việc trước đây, nhân viên được linh hoạt về thời gian có thể đến văn phòng. Một nhóm sẽ đến mỗi tuần một vài ngày. Mối quan hệ trong nhóm này được củng cố nhưng điều này lại xảy ra với sự thiệt hại của đồng nghiệp khác. Những người khác cũng đến văn phòng nhưng không được mời đi ăn trưa. Tóm lại, nhóm này tỏ ra là duy nhất trong văn phòng, gây ra căng thẳng.

c) Bạn vẫn cần phải đưa ra những quyết định khó khăn

Cuối cùng, nếu bạn tin rằng môi trường làm việc kết hợp là một cách để tránh đưa ra quyết định khó khăn cho tổ chức của bạn, bạn sẽ thất vọng. Bạn vẫn cần phải phát triển các chính sách cấp cao, sắp xếp chỗ làm việc và thực hiện nhiều nhiệm vụ khác. Thực tế là, bạn sẽ cần phải làm việc phối hợp nhiều hơn so với việc chọn hoàn toàn làm việc từ xa hoặc hoàn toàn trở lại văn phòng.

Ví dụ, tại một công ty, mọi nhân viên (kể cả những người ở văn phòng) đều được yêu cầu tham gia cuộc trò chuyện video trên máy tính cá nhân của mình thay vì sử dụng webcam chung trong phòng họp. Chính sách này được áp dụng để bao gồm nhân viên làm việc từ xa. Chúng ta có thể mong đợi rằng các công ty kết hợp sẽ cần phát triển quy trình vận hành riêng của mình theo cách tương tự, điều này sẽ mất thời gian.

d) Phần còn lại của cuộc sống

Một vấn đè khác của môi trường làm việc kết hợp trong một công ty là xu hướng trì hoãn các vấn đề quan trọng cho đến khi bạn gặp mặt trực tiếp. Ví dụ, khi làm việc tại một công ty, hằng năm sẽ diễn ra sự kiện của công ty. Các nhóm sẽ thiết lập những thứ dự phòng cho cuộc thảo luận trong tương lai hai tháng trước sự kiện và nói rằng "chúng ta nên thảo luận về chủ đề này tại buổi gặp gỡ."

Đây là một chiến lược hoàn toàn không hiệu quả. Hoạt động hàng ngày tạm dừng ít nhất trong một tháng, và trong khi cuộc họp của công ty rất tuyệt vời, việc trì hoãn quyết định đã tạo ra một chướng ngại lớn.

Khái niệm làm việc từ bất cứ đâu bất cứ lúc nào cho phép mọi người làm theo khu vực riêng của họ. Nếu bạn cần gặp mặt để đưa ra một quyết định quan trọng, bạn đang đặt công ty của mình ở một thế bất lợi.

3. Chuẩn bị môi trường làm việc kết hợp của bạn với RICOH Spaces

RICOH Spaces có thể giải quyết rất nhiều vấn đề từ việc hỗ trợ nhân viên làm việc kết hợp từ văn phòng hoặc từ xa. Cho phép bạn thích nghi với sự thay đổi trong cách làm việc bằng cách cung cấp trải nghiệm nhất quán ngay bây giờ và trong tương lai.

Với RICOH Spaces bạn sẽ không lo lắng về việc mất kết nối giữa các thành viên trong công ty cũng như việc làm việc kết hợp cũng được hỗ trợ nhanh chóng thông qua hệ thống đặt chỗ bàn làm việc, quản lý phòng họp, định vị và quản lý toàn bộ nơi làm việc vào trong một nền tảng duy nhất. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm làm việc từ xa đối với nhân viên khi không phải chật vật khi cần kết nối với những người ở tại văn phòng.

Nền tảng RICOH Spaces sẽ là nơi làm việc tương lai của bạn, mở khoá những thông tin và khả năng cần thiết để thay đổi các phương pháp làm việc không hiệu quả, nâng cao sự cộng tác và giảm những chi phí không cần thiết – chuẩn bị cho công ty bạn về cách hoạt động trong tương lai.

RICOH Spaces – Nơi Làm Việc Tương Lai Của Bạn

RICOH Spaces cung cấp một nền tảng tập trung cho các tổ chức để giám sát và quản lý toàn bộ danh mục tòa nhà của họ.

Các vai trò quản trị có thể được giao cho người dùng địa phương cho mỗi vị trí, cho phép kiểm soát truy cập chính xác và quản lý hiệu quả trên quy mô lớn.

Các chính sách cụ thể cho từng vị trí có thể được triển khai, cung cấp tính linh hoạt và thích nghi để đáp ứng các yêu cầu đa dạng.

Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, RICOH Spaces cho phép bạn mở rộng các giải pháp của mình tương ứng, đảm bảo một hành trình tiết kiệm chi phí và linh hoạt phù hợp với những nhu cầu phát triển của bạn.

Quản lý tổ chức của bạn theo quy mô

a) Mở rộng linh hoạt

Nâng cấp không gian làm việc của bạn với sự hỗ trợ từ Nhóm Dịch vụ Nơi làm việc của chúng tôi
Lựa chọn đổi mới toàn bộ văn phòng
Mua sắm thiết bị và trang thiết bị mới
Đầu tư vào các cảm biến Internet of Things (IoT) và thiết bị Audio-Visual (AV) hàng đầu
Điều chỉnh kế hoạch sàn để phù hợp với các kích thước không gian làm việc khác nhau
Không giới hạn số lượng nhân viên
Tận hưởng một giải pháp có khả năng mở rộng phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp của bạn