Những Lợi Ích Và Bất Lợi Của Mô Hình Làm Việc Tích Hợp Là Gì?

Nhân viên trên toàn thế giới đã tuyên bố dứt khoát rằng họ mong muốn sự linh hoạt trong cách thức và nơi họ làm việc. Và các doanh nghiệp đang chú ý. Theo một cuộc khảo sát gần đây với 800 nhà lãnh đạo doanh nghiệp, 77% đã áp dụng mô hình làm việc hỗn hợp.

Tuy nhiên, không phải ai cũng tin rằng hybrid là con đường để đi. Các quy định làm việc mà bạn thiết lập cho nhóm của mình có thể có tác động đến doanh nghiệp của bạn cũng như năng suất và hạnh phúc của nhân viên. Với rất nhiều loại mô hình làm việc khác nhau để lựa chọn, có thể khó tìm được một mô hình đáp ứng nhu cầu của nhóm của bạn. 

Tốt nhất là bạn nên chuẩn bị sẵn sàng nếu bạn đang tranh luận về điều này cho tổ chức của mình. Hãy cùng điểm qua một số mặt tích cực và nhược điểm của mô hình làm việc tích hợp.

Hình 1. Ưu và nhược điểm của mô hình làm việc tích hợp

1. 4 lợi ích của hình thức làm việc tích hợp (hybrid work)

Nhân viên theo phong cách làm việc tích hợp được khuyến khích làm việc cả tại chỗ và từ xa. Khi được thực hiện chính xác, mô hình làm việc tích hợp là một tình huống đôi bên cùng có lợi. Nó có tiềm năng thúc đẩy một nền văn hóa mang lại lợi ích cho cả nhân viên và tổ chức của bạn. Dưới đây là bốn ưu điểm của mô hình làm việc hỗn hợp.

a) Nhân viên hạnh phúc và gắn bó

Hầu hết mọi người dựa trên lựa chọn của họ về những gì sẽ làm cho họ thoải mái, hiệu quả và vui vẻ nhất. Đối với nhiều nhân viên, tùy chọn làm việc tại nhà hoặc tại chỗ là giải phóng.

Nhân viên trong mô hình tích hợp có sự linh hoạt và tự do lựa chọn ngày họ đến văn phòng và ngày nào họ làm việc tại nhà. Linh hoạt hơn dẫn đến khối lượng công việc cân bằng hơn, sự tham gia của nhóm và hạnh phúc cuộc sống công việc cao hơn. 

Sự tham gia của nhân viên dẫn đến kết quả lớn hơn của công ty, bao gồm tăng 23% lợi nhuận. Hơn nữa, nhân viên gắn bó và hạnh phúc thích ở lại lâu hơn tại công ty của họ. Bạn có thể tăng cường giữ chân nhân viên và tạo ra kết quả kinh doanh tốt hơn bằng cách cho phép họ thiết kế lịch trình của riêng họ.

b) Cải thiện văn hóa công ty

Các giám đốc điều hành lo ngại về việc liệu một mô hình lai có ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp tại chỗ mà họ đã dành nhiều năm để phát triển hay không. Một phần năm các giám đốc điều hành tin rằng nhân viên phải có mặt tại nơi làm việc mỗi ngày để duy trì văn hóa kinh doanh lành mạnh. Tuy nhiên, đây không phải là trường hợp.

Đó là động lực thực sự để cung cấp cho nhân viên quyền tự chủ đối với lịch trình của riêng họ. Nhân viên có nhiều khả năng đến nơi làm việc quan tâm và sẵn sàng đóng góp vào sứ mệnh và văn hóa của công ty nếu họ có thể chuyển đổi giữa công việc từ xa và tại chỗ.

Nhân viên, ví dụ, có thể làm việc tại nhà để hoàn thành trách nhiệm cá nhân và đầu xuống. Họ được chào đón đến thăm văn phòng cho các cuộc họp nhóm lớn, xây dựng kết nối hoặc các hoạt động toàn công ty. Lượng thời gian họ dành cho công việc có thể có tác động thuận lợi đến văn hóa kinh doanh.

Hình 2. Cộng tác với đồng nghiệp

c) Làm việc hiệu quả hơn

Lịch trình làm việc tích hợp đòi hỏi ít nhân viên tại chỗ hơn vào bất kỳ ngày nào. Bởi vì nơi làm việc của bạn hầu như không bao giờ đầy đủ, nó sẽ ít đông đúc hơn và bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để xây dựng một môi trường hiệu quả cho những người có mặt tại chỗ.

Ví dụ: bạn không cần phải lấp đầy văn phòng của mình bằng những chiếc bàn được phân bổ mà rất có thể sẽ để trống. Thay vào đó, bạn có thể cung cấp các lựa chọn chỗ ngồi linh hoạt, cho phép những người đến văn phòng ngày hôm đó có một không gian làm việc được phân bổ. Bạn sẽ làm gì với tất cả không gian thừa đó? Tăng số lượng khu vực làm việc có chủ ý, chẳng hạn như ghế dài thoải mái, bốt điện thoại cho các cuộc họp trực tiếp hoặc các địa điểm im lặng.

Bạn có thể tránh tình trạng quá tải và thiếu đông đúc tại nơi làm việc bằng cách sử dụng quản lý không gian thích hợp. Nhân viên tại chỗ sẽ biết nơi để có thời gian tập trung theo kế hoạch hoặc các cuộc thảo luận cà phê thông thường, biến nơi làm việc thành một môi trường có mục đích và hiệu quả hơn.

d) Giảm chi phí vận hành

Một mô hình làm việc tích hợp làm giảm chi phí của bạn. Bạn sẽ không cần nhiều bàn, máy tính xách tay, máy in hoặc các vật tư văn phòng khác và giá tiện ích của bạn thậm chí có thể giảm xuống. 

Các công ty có khả năng tiết kiệm hàng ngàn đô la chi phí bất động sản bằng cách thu hẹp quy mô sang mô hình lai, đặc biệt là ở các khu vực đô thị đắt đỏ. Trên thực tế, 56% giám đốc điều hành tổ chức mong muốn tiết kiệm tiền bằng cách giảm dấu chân thực tế tại nơi làm việc của họ.

Lao động tích hợp cũng có lợi cho số dư tiền của nhân viên. Họ sẽ tiết kiệm tiền cho việc đi lại hàng ngày và đồ uống Starbucks.

2. 4 nhược điểm của mô hình làm việc tích hợp

Có những nhược điểm cho mọi mô hình để xem xét. Không có phương pháp làm việc nào là hoàn hảo, nhưng với một vài thay đổi chiến lược, bạn có thể giải quyết nhiều nhược điểm của mô hình làm việc tích hợp.

a) Khó cộng tác hơn với nhân viên từ xa

Không có sự thay thế ảo hoàn hảo cho cuộc nói chuyện làm mát nước tự phát hoặc va chạm văn phòng. Nhân viên từ xa có thể gặp khó khăn hơn trong việc giao tiếp với những người tại chỗ và ngược lại. 

Bạn có thể không điều chỉnh được nguồn điện WiFi của nhóm từ xa hoặc âm lượng máy cắt cỏ của hàng xóm của họ, nhưng có một vài bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo nhân viên từ xa của mình đồng bộ với nhóm tại chỗ. Dưới đây là một vài ví dụ:

• Công nghệ: Công nghệ tại nơi làm việc của bạn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc trong mọi môi trường. Đảm bảo rằng nhân viên tại chỗ và từ xa của bạn có quyền truy cập vào thiết bị video và âm thanh chất lượng cao.
• Công cụ giao tiếp: Cung cấp cho nhân viên các công cụ giao tiếp như Zoom, Slack và Asana. Họ sẽ đảm bảo rằng mọi người có thể duy trì kết nối và cộng tác bất kể họ ở đâu.
• Các chính sách và thực tiễn mang tính toàn diện: Thiết lập một cuộc họp để thảo luận về các phương pháp hay nhất và các quy tắc để hòa nhập. Ví dụ: khuyến khích các nhà lãnh đạo tại chỗ tạm dừng trong các cuộc gọi Zoom và hỏi những người tham gia từ xa nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào.

b) Nhân viên kiệt sức nhanh hơn

Văn hóa kiệt sức có thể xâm nhập vào nơi làm việc, ngay cả trong một mô hình lai, nếu không được kiểm soát. Lực lượng lao động từ xa của bạn có thể làm việc nhiều giờ hơn với ít thời gian nghỉ hơn so với nhóm làm việc tại chỗ của bạn. Họ có thể cảm thấy tội lỗi hơn nếu họ dành thời gian nghỉ ngơi cá nhân vào buổi chiều và bù đắp quá mức bằng cách làm việc muộn hơn.

Mặt khác, nhân viên tại chỗ của bạn có thể phải đối mặt với những chuyến đi dài, thay đổi thói quen cá nhân của họ hoặc các vấn đề gia đình gây khó khăn cho việc đi làm. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phát triển lịch làm việc đơn giản và linh hoạt cho phép nhân viên chọn lịch trình phù hợp với họ, cho dù ở nhà hay tại văn phòng.

Sẽ dễ dàng hơn để chống lại tình trạng kiệt sức từ xa nếu bạn phát triển một nền văn hóa trong đó nhân viên có thể nói ra hoặc nghỉ ngơi khi họ cảm thấy quá tải. Ngoài ra, việc tạo ra một nơi làm việc năng suất, hiệu quả và thú vị sẽ giúp giảm tình trạng kiệt sức tại chỗ.

c) Khó theo kịp lịch trình tích hợp

Linh hoạt hơn có nghĩa là lịch trình của nhóm bạn đa dạng hơn. Bạn có thể gặp phải những thách thức về nguồn lực nếu không có cách tiếp cận dễ sử dụng và nhất quán để duy trì theo dõi lịch trình nhân sự. Hơn nữa, nhân viên đến hiện trường có thể không biết đồng đội nào của họ sẽ ở đó. 

Điều quan trọng là phải phát triển các tiêu chuẩn và hướng dẫn cho việc lên lịch cho nhân viên để tránh sự không hài lòng và nhầm lẫn. Có rất nhiều kế hoạch làm việc có thể được thực hiện theo mô hình lai, chẳng hạn như lịch trình đoàn hệ hoặc lịch trình so le. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy được trao quyền để đến tận nơi để gặp gỡ đồng đội của họ, giao tiếp và thiết lập kết nối nếu bạn có lịch trình rõ ràng và liên lạc liên tục.

Bạn không bắt buộc phải đi một mình! Tìm kiếm phần mềm làm việc tích hợp cho phép người dùng lập kế hoạch cho ngày của họ tại chỗ, yêu cầu đồng nghiệp tham gia cùng họ và đặt trước một bàn làm việc gần đó.

d) Không phù hợp với tất cả các ngành công nghiệp

Mô hình làm việc tích hợp có thể không phù hợp với mọi ngành. Một số tổ chức, chẳng hạn như điều dưỡng hoặc giáo dục, yêu cầu môi trường hoàn toàn từ xa hoặc hoàn toàn tại chỗ để hoạt động. 

Các ngành vật liệu, tiện ích và dịch vụ viễn thông chứng kiến mức tăng trưởng lượt truy cập tại chỗ ít nhất kể từ tháng 1 năm 2021, theo Báo cáo xu hướng nơi làm việc năm 2022 của chúng tôi. Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng các tổ chức có ít hơn 50 nhân viên có lưu lượng người đi bộ tăng nhỏ hơn, nhưng các công ty lớn hơn với hơn 250 nhân viên nằm trong số những tổ chức đầu tiên áp dụng mô hình làm việc tích hợp. Mục tiêu, bất kể lĩnh vực hay quy mô, là phát triển một kế hoạch làm việc đáp ứng nhu cầu của nhân viên của bạn.

3. Tương lai của làm việc là kết hợp

Hình 3. Tương lai của làm việc là Hybrid

Khi chúng ta bắt đầu thoát khỏi đại dịch toàn cầu, có một điều chắc chắn — cách chúng ta làm việc đã thay đổi mãi mãi. Đây là kỷ nguyên của mô hình làm việc tích hợp.

a) Nghiên cứu đang khám phá các xu hướng quan trọng

• 81% mọi người hoàn toàn không muốn quay lại văn phòng hoặc thích một lịch trình tích hợp.
• 58% những người đã làm việc tại nhà cho biết họ đang sử dụng các công cụ cộng tác tại nơi làm việc nhiều hơn so với một năm trước. 
• 25% Đến năm 2024, các cuộc họp trực tiếp sẽ chỉ chiếm 25% các cuộc họp của doanh nghiệp, giảm so với mức 60% trước đại dịch.
• 87% giám đốc điều hành dự kiến sẽ thay đổi chiến lược bất động sản của họ trong 12 tháng tới.
• 97% lực lượng lao động muốn thay đổi để làm cho môi trường làm việc an toàn hơn.
• 64% mọi người nói rằng khả năng làm việc từ bất cứ đâu ảnh hưởng đến việc họ ở lại hay rời bỏ công việc.

b) Môi trường làm việc tích hợp tuyệt vời thể hiện năm đặc điểm chính:

• Linh hoạt

Cần để phù hợp với mọi trường hợp sử dụng cộng tác và chế độ giao tiếp. Hỗ trợ những người tham gia nội bộ và bên ngoài, bao gồm cả khách và khách hàng, và tích hợp với bất kỳ ứng dụng nào.

• Bao hàm

Các giải pháp làm việc tích hợp cần đáp ứng mọi trường hợp sử dụng cộng tác và chế độ giao tiếp. Hỗ trợ những người tham gia nội bộ và bên ngoài, bao gồm cả khách và khách hàng, và tích hợp với bất kỳ ứng dụng nào.

• Hỗ trợ

Các tổ chức cần thể hiện sự đồng cảm với nhân viên của họ có thể mệt mỏi khi làm việc ảo, nhưng vẫn lo lắng về việc trở lại văn phòng.

Các cá nhân và nhóm cần thiết lập và đạt được mục tiêu cho các cuộc họp của họ, hiểu được sự tích hợp giữa công việc và cuộc sống và quản lý thời gian tài sản quý giá nhất của họ.

• An toàn

Với mô hình làm việc tích hợp, bề mặt rủi ro của bạn sẽ mở rộng—nhiều vị trí và kết nối hơn, nhiều thiết bị hơn, nhiều giao tiếp hơn, nhiều nội dung hơn. Bạn cần bảo mật và quyền riêng tư tối đa, mà không ảnh hưởng đến sự đơn giản và hiệu quả của nhân viên.

• Quản lý

Việc cung cấp người dùng và thiết bị, giám sát và thu thập thông tin chuyên sâu phải dễ dàng để giúp đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên của bạn—dù họ đang làm việc ở đâu.

c) Đầu tư chiến lược vào tương lai của mô hình làm việc tích hợp là điều bắt buộc

Làm việc tích hợp không chỉ là về vị trí. Đó cũng là về con người, văn hóa, an toàn, an ninh và mở ra những cơ hội mới. Để biến mô hình làm việc tích hợp thành hiện thực, các công ty cần công nghệ có khả năng thích ứng và linh hoạt cho mọi vai trò, phong cách làm việc, thiết bị và địa lý. Bạn cần các giải pháp mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc từ xa và làm việc trực tiếp cùng nhau để mọi người đều có tiếng nói bình đẳng. Mặc dù việc giải quyết các giải pháp cộng tác "đủ tốt" có thể đã giúp bạn giải quyết công việc từ xa trước năm 2022, nhưng bạn không thể giải quyết trải nghiệm cộng tác chất lượng thấp hơn, phân mảnh, không an toàn trong thế giới tích hợp này. Thời gian để hành động là bây giờ.

RICOH Spaces – Sẵn Sàng Cho Nơi Làm Việc Tương Lai Của Bạn

Hình 4. Các tính năng của Ricoh Spaces

RICOH Spaces cho phép bạn phản ứng với những thay đổi trong cách mọi người làm việc để bạn có thể mang lại trải nghiệm liền mạch cho nhân viên ngay bây giờ và trong tương lai.

Đưa quản lý nơi làm việc dưới một mái nhà, nó tích hợp các hoạt động như đặt bàn, quản lý phòng họp, tìm đường và hơn thế nữa giữ lại trải nghiệm văn phòng vật lý tốt nhất và tích hợp liền mạch với làm việc từ xa tốt nhất.

Nền tảng của bạn cho nơi làm việc trong tương lai, nó mở ra những hiểu biết và khả năng cần thiết để điều chỉnh các cách làm việc không hiệu quả, cải thiện cộng tác và giảm chi phí — chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn về cách thức hoạt động của ngày mai.

TÌM HIỂU THÊM