7 Phương Pháp Hay Nhất Để Tự Động Hóa Quy Trình Với Hệ Thống Quản Lý Tài Liệu

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) ngăn ngừa nhiều vấn đề đau đầu liên quan đến việc tuân thủ. DMS và tự động hóa quy trình cho phép xác nhận nhanh chóng, đơn giản và giúp nhân viên tuân thủ các chính sách của công ty và đồng thời giảm thời gian họ dành cho các công việc thường ngày lặp đi lặp lại. Áp dụng quản lý tài liệu số, giúp cung cấp khả năng báo cáo để bạn có thể nắm bắt các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề. Đó là một cách chắc chắn để tăng đáng kể khả năng tổ chức của bạn sẽ vượt qua các cuộc kiểm tra tuân thủ nội bộ và bên ngoài.

Khả năng hỗ trợ tuân thủ của Số hóa hiện nay thậm chí còn quan trọng hơn khi nhiều nhân viên đang làm việc từ xa. Nếu họ không có các công cụ thích hợp, nhân viên của bạn sẽ bị cám dỗ sử dụng phần mềm nhắn tin trái phép và các nền tảng truyền thông xã hội để hoàn thành công việc của họ mà không cần xem xét đến bảo mật thông tin. Các thành viên trong nhóm cũng có thể gửi tài liệu qua email cho nhau, điều này có thể ảnh hưởng đến bảo mật và khiến việc mất dấu phiên bản nào là phiên bản cuối cùng có nhiều khả năng xảy ra hơn.

Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp một nền tảng duy nhất, được ủy quyền để cộng tác và thực thi các chính sách của công ty một cách nhất quán mà không cần sự can thiệp của con người.

1. Giảm thiểu rủi ro không tuân thủ các phương pháp về hệ thống quản lý tài liệu

a) Từ bỏ các quy trình thủ công, hướng tới tự động hóa

Chuyển đổi quy trình của bạn bằng cách chấm dứt sự phụ thuộc vào giấy, tệp điện tử phi cấu trúc hoặc bảng tính Excel để theo dõi hoặc lưu trữ và lưu trữ các tài liệu liên quan đến tuân thủ. Các quy trình kinh doanh dựa trên các phương pháp dễ bị lỗi như nhập lại thông tin vào bảng tính, đặc biệt nếu nó được thực hiện bởi nhiều nhân viên, rất rủi ro. Ngay cả khi tất cả những người tham gia cố gắng hết sức để duy trì độ chính xác, lỗi chắc chắn sẽ xảy ra. Nếu bạn không phát hiện kịp thời những lỗi đó, bạn có thể không tuân thủ. Các công cụ như DocuWare Intelligent Indexing tự động hóa quy trình thủ công này bằng cách sử dụng công nghệ dựa trên AI. Lập chỉ mục thông minh xác định thông tin có giá trị nhất trong tài liệu và tự động chuyển đổi thông tin đó thành dữ liệu chỉ mục có cấu trúc cao, có thể sử dụng được. 

Trong một trường hợp thực tế, một nhà sản xuất thiết bị y tế đã sử dụng một quy trình thủ công liên quan đến việc in bảng tính Excel cho một nhân viên đã kiểm tra từng tài liệu sau khi họ xem xét nó. Giờ đây, tổ chức sử dụng quy trình làm việc kỹ thuật số tự động đóng dấu tài liệu với ngày, giờ và tên của người đánh giá để xác minh rằng nó đã được xem xét và phê duyệt. Các quy trình điện tử như thế này làm giảm đáng kể lỗi và cung cấp bằng chứng rằng việc xem xét bắt buộc đã được hoàn thành.

b) Xem xét tự động hóa quy trình trên đám mây

Lập kế hoạch bảo mật và khôi phục sau thảm họa nâng cao là những trụ cột chính của chiến lược tuân thủ. Các nền tảng đám mây thiết lập các yêu cầu bảo mật và quyền riêng tư rõ ràng và luôn đáp ứng chúng. Các nền tảng này cung cấp mã hóa tài liệu và truyền thông internet hiện đại để bảo vệ các dịch vụ đám mây chống lại các cuộc tấn công hạ cấp giao thức, chiếm quyền điều khiển cookie, phần mềm độc hại và các mối đe dọa mạng khác.

Họ cũng cung cấp sao lưu an toàn bằng cách phản chiếu dữ liệu trong các trung tâm dữ liệu bên ngoài. Di chuyển DMS của bạn lên đám mây đảm bảo tổ chức của bạn đang đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ đồng thời giảm căng thẳng cho hệ thống máy chủ công ty.

c) Dễ dàng tuân thủ bằng cách hạn chế quyền truy cập

Nếu mọi người và bất kỳ ai cũng có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu và báo cáo, tình hình có thể sẽ vượt quá tầm kiểm soát. Với DMS, quyền truy cập vào tài liệu và thông tin quy trình làm việc dựa trên cấu trúc phân quyền rõ ràng. Kiểm soát dựa trên quyền hạn chế tài liệu và chỉ mục dữ liệu nào người dùng có thể lưu trữ, truy xuất, chỉnh sửa, sửa đổi và xóa khỏi tủ tệp kỹ thuật số. Dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ để đảm bảo tính xác thực của nó cũng như chặn các ghi đè và giải pháp thay thế trái phép.

d) Quản lý vòng đời tài liệu hoàn chỉnh với tự động hóa quy trình làm việc

Vì mỗi danh mục tài liệu có lịch trình lưu giữ khác nhau, nên các phương pháp tiếp cận thủ công tốn nhiều công sức và dễ bị lỗi. Công ty của bạn cần một kế hoạch và một hệ thống quản lý tài liệu đơn giản hóa việc thực hiện nó. DMS quản lý lịch trình lưu giữ với tính năng xóa tự động hoặc bằng thông báo qua email được gửi cho nhân viên trước khi xóa. Tự động hóa quy trình, dựa trên các quy tắc kinh doanh của bạn, giúp công ty của bạn tuân thủ các quy định quốc gia hoặc quốc tế như Sarbanes-Oxley, HIPAA, GDPR, FINRA, FERPA.

Mặc dù các tổ chức có thể bị phạt vì không lưu giữ thông tin trong một thời gian nhất định, nhưng việc giữ tài liệu vượt quá thời gian lưu giữ bắt buộc của họ cũng khiến các công ty có nguy cơ vi phạm bảo mật và không tuân thủ các quy định về quyền riêng tư.

e) Ban hành kiểm soát phiên bản

Tự động hóa quy trình tài liệu khi sử dụng tính năng kiểm soát phiên bản. Tìm kiếm hệ thống quản lý tài liệu có dạng xem danh sách hiển thị thời điểm tài liệu được chỉnh sửa lần cuối và ai đã chỉnh sửa tài liệu đó. Tránh nhầm lẫn và những thay đổi không cần thiết bằng cách hạn chế quyền truy cập vào các phiên bản trước đó.

Khi bạn phân phối tài liệu để xem xét, bạn có thể gửi liên kết đến phiên bản đang hoạt động, không phải bản thân tài liệu để bạn không xử lý các phiên bản khác nhau đang được chỉnh sửa bởi từng thành viên trong nhóm cùng một lúc. Với lập phiên bản, các phiên bản thông tin chính xác, đã được phê duyệt luôn là những phiên bản được sử dụng. Nó cũng đóng một phần quan trọng trong việc tuân thủ bằng cách đảm bảo rằng tất cả các thay đổi cần thiết đối với một tài liệu được thực hiện, xem xét và chấp nhận.

Trong một tập đoàn khách sạn đa quốc gia, các hợp đồng trải qua một quá trình xem xét nghiêm ngặt. Với hệ thống thủ công, rất khó để theo dõi các đánh dấu khi hợp đồng được chuyển qua chuỗi phê duyệt. Bằng cách triển khai quy trình làm việc điện tử, người quản lý hợp đồng có thể chắc chắn rằng tất cả các đánh dấu đều được lưu giữ và nhân viên được ủy quyền có thể quay lại và xem tiến trình nếu cần.

f) ACE kiểm toán nội bộ và bên ngoài

Các cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận và các công ty tư nhân và đại chúng đều có thể bị kiểm toán. Kiểm toán tuân thủ xem xét các hành động của một công ty, doanh nghiệp hoặc bộ phận cụ thể để xem liệu các quy định và thủ tục của công ty có tuân thủ các chính sách của công ty hay không. Một số cuộc kiểm toán tuân thủ cũng xác định xem một công ty có đang hoạt động trong một tổ chức đáp ứng các tiêu chuẩn bên ngoài hay không, chẳng hạn như các quy định của liên bang hoặc ngành.

Một hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo các chính sách và thực tiễn của công ty đang được tuân thủ bằng cách tạo ra các báo cáo xác nhận việc sử dụng các quy trình hoạt động tiêu chuẩn của tổ chức. Với DMS, các báo cáo có thể được tập hợp nhanh chóng và phân phối cho kiểm toán viên một cách hiệu quả. 

Điều này cho phép nhóm của bạn phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của kiểm toán viên và duy trì quyền kiểm soát tốt hơn đối với thông tin doanh nghiệp của bạn. Mọi ảnh chụp tài liệu, phiên bản và chú thích đều được ghi lại để truy xuất nguồn gốc hoàn chỉnh và mọi bước quy trình làm việc đều được ghi lại để minh bạch quy trình. Sự minh bạch này giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và kiểm toán viên.

g) Cho phép các sáng kiến về quyền riêng tư dữ liệu

Quyền riêng tư dữ liệu là mối quan tâm ngày càng tăng đối với mọi tổ chức. Ngoài các yêu cầu tuân thủ hiện tại do HIPAA, GDPR, Đạo luật Lá chắn, COPPA và các quy định cụ thể của ngành, hãy chuẩn bị cho những yêu cầu mới và có khả năng chặt chẽ hơn sẽ xuất hiện trong tương lai gần. Việc tuân thủ các quy định này có nghĩa là công ty của bạn phải có bức tranh rõ ràng về trạng thái dữ liệu của bạn và các công cụ để đảm bảo rằng dữ liệu đó an toàn, riêng tư và cập nhật.

Với hệ thống quản lý tài liệu, bạn có thể đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu cao và chứng minh rằng thông tin là đầy đủ, chính xác và được lưu trữ với các biện pháp bảo vệ hành chính, vật lý và kỹ thuật để đảm bảo thông tin không bị thay đổi, hư hỏng hoặc xóa một cách không thích hợp. Ngoài việc cung cấp bảo mật nội bộ, giải pháp có thể bảo vệ dữ liệu khách hàng và thành viên. Các quy trình điện tử cũng thích ứng nhanh chóng với các quy định thay đổi hoặc luật mới. Và việc thực thi tập trung các chính sách trên toàn công ty hiệu quả hơn nhiều so với việc thực hiện chúng theo từng bộ phận.

2. Cách các tính năng quản lý tài liệu hỗ trợ tuân thủ quy định

Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp các công cụ quy trình làm việc giúp doanh nghiệp của bạn tuân thủ và được bảo vệ khỏi tiền phạt và kiện tụng.

a) Xác định vai trò và trách nhiệm cho mọi người dùng

• Tự động hóa quy trình nhận dạng và xác thực người dùng với một tên và mật khẩu duy nhất
• Cho phép gán các quyền truy cập cụ thể cho từng nhân viên
• Chỉ định các đặc quyền ở cấp độ cá nhân để giúp loại bỏ hoạt động trái phép
• • Đảm bảo một dấu vết kiểm tra đầy đủ về tài liệu nào đã được truy cập, bởi ai và những hành động nào đã được thực hiện

b) Hạn chế quyền truy cập của người dùng

• Cung cấp nhiều cấp độ kiểm soát trong hệ thống tự động hóa quy trình. 
• Cho phép các nhóm có quyền truy cập vào một danh mục tài liệu rộng lớn.
• Có thể hạn chế thành viên nhóm về những gì họ có thể làm với tài liệu. Ví dụ: một số nhân viên có thể xem và in tài liệu nhưng không thể chỉnh sửa tài liệu đó.

c) Hỗ trợ phòng chống gian lận

• Cung cấp khả năng tăng cường để xem xét và giám sát tài khoản người dùng.
• Gửi email thông báo về việc vi phạm các giao thức bảo mật thông qua báo cáo hoạt động.
• • Cung cấp khả năng theo dõi lỗi và kiểm tra.

d) Duy trì kiểm soát phiên bản

• Đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu bằng cách hiển thị chính xác những gì đã thay đổi giữa các phiên bản tài liệu.
• Đảm bảo rằng người dùng chỉ chỉnh sửa phiên bản mới nhất.
• Khóa tài liệu "đã kiểm tra" để ngăn nhiều người thực hiện thay đổi cùng một lúc.
• Lưu giữ một hồ sơ chính xác về người đã thay đổi những gì và khi nào những thay đổi xảy ra.

e) Tạo biên bản kiểm tra toàn diện

Ghi lại mọi truy cập và thay đổi tài liệu để tạo lịch sử tài liệu hoàn chỉnh cho việc chuẩn bị kiểm toán và các mục đích tuân thủ khác trong hệ thống tự động hóa quy trình.

VỀ DOCUWARE

Nền Tảng Chuyển Đổi Số Toàn Diện - Docuware: Quản Lý Tài Liệu Và Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc

Ricoh hiện cung cấp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, xuất hiện từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với dữ liệu nghiệp vụ với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại các máy chủ của công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, các doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc hiện có của bạn một cách nhanh chóng, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Với DocuWare, mọi thủ tục, giấy tờ, tài liệu đều được số hóa, phân loại và quản lý. Tất cả các truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo được quản lý đồng bộ, tự động hóa một quy trình duy nhất trên một nền tảng với sự trợ giúp thông minh của trí tuệ nhân tạo và máy học. Hiện nay, giải pháp DocuWare được các tổ chức uy tín trên thế giới tin dùng và bảo mật cao nhất theo tiêu chuẩn quốc tế.

TRẢI NGHIỆM NGAY