Những Thách Thức Của Môi Trường Làm Việc Linh Hoạt Và Làm Thế Nào Để Vượt Qua Nó?

07 Thg7 2023

Môi trường làm việc linh hoạt sẽ xảy ra một số vấn đề riêng. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo ngày nay vẫn nên ưu tiên kết nối con người với làm việc sinh hoạt.

Theo Gartner, Inc., 90% các nhà lãnh đạo nhân sự được khảo sát "tin rằng để thành công trong môi trường làm việc ngày nay, các nhà lãnh đạo phải tập trung vào các khía cạnh con người của lãnh đạo", nhưng chỉ có 29% nhân viên được khảo sát "báo cáo rằng nhà lãnh đạo của họ là một nhà lãnh đạo con người".

Vậy, những vấn đề tiềm ẩn chính của mô hình làm việc linh hoạt là gì và làm thế nào để một nhà lãnh đạo quản lý những thách thức này bằng cách tập trung vào khía cạnh con người?

1. Thách thức: Văn hóa và sự kết nối

Có thể khó duy trì liên lạc với đồng nghiệp khi làm việc từ xa. Đầu tiên và quan trọng nhất, trong bối cảnh luôn thay đổi này, công việc là một hằng số. Do đó, các nhà lãnh đạo phải giao tiếp với các nhóm và nhân viên của họ một cách thường xuyên, sử dụng bất kỳ công cụ nào có sẵn. Hãy sáng tạo trong giao tiếp của bạn. Nếu bạn không thể gặp mặt trực tiếp, hãy nghĩ về các phương pháp để giữ kết nối điện tử, chẳng hạn như tổ chức giờ hạnh phúc ảo hoặc tích hợp khiếu hài hước vào các yêu cầu và sự tham gia hàng ngày.

2. Thách thức: Năng suất

Hình 1. Năng suất

Có thể khó tạo và duy trì thói quen hiệu quả khi nhân viên làm việc tại nhà. Bên cạnh các yếu tố cần thiết của cấu trúc, chẳng hạn như đi đến văn phòng, điều quan trọng đối với các tổ chức là cho phép các bộ phận, đơn vị kinh doanh và nhóm đa dạng thiết kế các cài đặt hoạt động tốt nhất cho họ. Các tổ chức trong tương lai sẽ hoạt động như một lực lượng lao động phân tán gắn kết, đạt được kết quả với ít nhóm hơn. Một chính sách toàn công ty về số ngày ở văn phòng so với ở nhà sẽ không khả thi đối với mọi nhóm trong tổ chức. Năng suất được xác định bởi sản xuất hơn là vị trí thực tế.

3. Thách thức: Hiệu lực và hiệu quả

Quản lý thời gian và năng lượng của bạn là một trong những vấn đề khó khăn nhất của mô hình làm việc kết hợp. Với rất nhiều yêu cầu về thời gian của bạn, việc tìm kiếm sự cân bằng chính xác khi giải quyết những điều có tác động lớn nhất và cảm giác thành công có thể khó khăn.

Tìm cách để đơn giản hóa các quy trình và thói quen phức tạp.
Tự động hóa các quy trình thông thường để giảm sự can thiệp của nhân viên vào các quy trình lặp đi lặp lại và có giá trị thấp.
Không ngừng theo dõi và cải tiến. Tích hợpcác vòng phản hồi thời gian thực để khám phá những gì đang hoạt động hiệu quả và những gì cần được cải thiện.

4. Thách thức: Cân bằng và tự chủ

Hình 2. Cân bằng và tự chủ

Việc xóa nhòa ranh giới giữa công việc và cuộc sống có thể gây ra một số hậu quả tiêu cực cho nhân viên. Nó có khả năng làm tăng căng thẳng và lo lắng liên quan đến công việc. Nó cũng có thể gây khó khăn cho nhân viên trong việc dành thời gian nghỉ cần thiết vì họ có thể cảm thấy bắt buộc phải có mặt mọi lúc. Người sử dụng lao động có thể làm một vài điều để giúp nhân viên của họ duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh.

Phân biệt rõ ràng giữa công việc và gia đình. Các chương trình phúc lợi của nhân viên phải khả thi, được thực hiện và cam kết trên toàn công ty, theo HR và đội ngũ lãnh đạo. Nhiều công ty đã đưa ra các chương trình tương tự với các thành phần đa dạng, nhưng nhân viên vẫn tiếp tục làm việc nhiều giờ hoặc kiệt sức bởi các yêu cầu vào phút cuối, do đó vô hiệu hóa các sáng kiến phúc lợi. Hãy chắc chắn rằng có một nền văn hóa ưu tiên sức khỏe của nhân viên (ví dụ: giảm một cuộc họp kéo dài một giờ xuống còn 50 phút để cho phép nghỉ ngơi 10 phút về tinh thần).

Cuối cùng, các doanh nghiệp có thể nuôi dưỡng văn hóa tôn trọng và biết ơn đối với thời gian rảnh rỗi của nhân viên. Ví dụ, các biện pháp không khuyến khích gửi email hoặc gọi điện thoại sau giờ làm việc có thể được thực hiện. Người sử dụng lao động thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của người lao động tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người.

5. Thách thức: Động lực

Tập trung vào các chiến lược hiệu suất dựa trên nhóm. Nhân viên được liên kết với các mục tiêu và ưu tiên của công ty thông qua các nhóm. Nhiều nhóm không gắn bó với các mục tiêu chung và một mục đích chung, và họ không thể đưa ra những lời chỉ trích mang tính xây dựng, ảnh hưởng đến sự tham gia, năng suất và hiệu suất tổng thể của tổ chức. Để giải quyết những rào cản thúc đẩy này, các giám đốc điều hành phải đảm bảo rằng các nhóm được liên kết và hoạt động đúng, điều này sẽ giúp các công ty đạt được mục tiêu của họ.

Một loạt các yếu tố góp phần vào hiệu suất nhóm hiệu quả. Đầu tiên và quan trọng nhất, các đội phải có ý thức rõ ràng về mục đích và định hướng. Họ phải hiểu những gì họ đang phấn đấu hướng tới và tại sao nó lại quan trọng. Thứ hai, các thành viên trong nhóm phải tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Họ phải tin rằng họ có thể dựa vào nhau và hợp tác tốt. Thứ ba, các đội phải có khả năng nói chuyện cởi mở và trung thực với nhau. Điều này bao gồm khả năng tiến hành các cuộc đàm phán khó chịu, cung cấp và nhận phản hồi, và tự do chia sẻ thông tin. Cuối cùng, các đội phải có khả năng hoạt động cùng nhau. Điều này đòi hỏi phải làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Các nhóm tập trung vào hiệu suất tập thể có nhiều khả năng thành công hơn.

6. Thách thức: Thay đổi liên tục

Một trong những khía cạnh khó khăn nhất của công việc lai (hoặc bất kỳ loại nào) là đối phó với sự thay đổi.

Hãy cởi mở với những trải nghiệm mới: Thay đổi là không thể tránh khỏi; do đó điều quan trọng là phải chuẩn bị cho nó. Chuẩn bị cho những thay đổi trong môi trường làm việc của bạn và sẵn sàng điều chỉnh.
Có khả năng thích nghi: Thay đổi có thể là một thách thức, nhưng điều quan trọng là phải thích nghi khi nó xảy ra. Chấp nhận rằng mọi thứ có thể không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch và sẵn sàng thay đổi chiến lược của bạn khi cần thiết.
Giữ liên lạc với nhóm của bạn: Khi những thay đổi sắp xảy ra, hãy nói chuyện với nhân viên của bạn và thông báo cho họ về tình hình. Khuyến khích và thu hút phản hồi và đề xuất trong quá trình này.
Hãy lạc quan và cởi mở với những trải nghiệm mới: Thật dễ dàng để thấy sự thay đổi tiêu cực, nhưng điều quan trọng là phải có một thái độ tốt. Hãy nhớ rằng sự thay đổi có thể mang lại những cơ hội và thách thức mới để giúp bạn học hỏi và phát triển.

Hình 3. Thay đổi liên tục

Với những thay đổi đáng kể trong cách chúng ta làm việc và sự ra đời của nơi làm việc linh hoạt, một loạt vấn đề mới đã xuất hiện có thể khó đàm phán. Văn hóa và sự kết nối, giao tiếp, năng suất, động lực, quản lý căng thẳng và cân bằng là một số vấn đề khó khăn nhất của việc làm kết hợp. Các nhà lãnh đạo phải giúp nhân viên sử dụng các công cụ chính xác, thúc đẩy kết nối, đặt mục tiêu có ranh giới, giảm thiểu phiền nhiễu, tập trung vào hạnh phúc và giữ cho nhân viên gắn bó thông qua trải nghiệm nhân viên thực tế và có thể thích ứng để khắc phục những vấn đề này. Các nhà lãnh đạo phải tập trung vào các khía cạnh con người của lãnh đạo để vượt qua những vấn đề này.

7. Các giải pháp môi trường làm việc linh hoạt giúp chinh phục những thách thức đó và tạo ra môi trường tốt nhất để mọi người cộng tác.

Mô hình văn phòng đầu tiên truyền thống đã thay đổi mãi mãi. Nơi làm việc linh hoạt — hoặc nhanh nhẹn, về cơ bản là một không gian được tăng cường kỹ thuật số hỗ trợ lực lượng lao động tích hợpvà phong cách làm việc mới.

Công việc là về những gì bạn làm, không phải nơi bạn làm điều đó.
Chúng tôi thiết kế, cấu hình và cung cấp không gian làm việc kỹ thuật số.
Cho phép nhóm của bạn cộng tác hiệu quả và tận dụng tối đa thời gian trong ngày của họ, bất cứ nơi nào họ làm việc.

Ricoh đã phát triển các công nghệ giúp nâng cao cách mọi người làm việc trong hơn 80 năm. Bình thường mới hướng đến mô hình làm việc mới là làm việc sinh hoạt. Chúng tôi cung cấp giá trị với các dịch vụ đẳng cấp thế giới bổ sung cho công nghệ của chúng tôi cho hơn 80.000 khách hàng ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương trong nhiều thập kỷ.

Hình 4. Chuyên môn của Ricoh

RICOH Spaces – Nơi Làm Việc Tương Lai Của Bạn

RICOH Spaces là giải pháp môi trường làm việc linh hoạt cho phép bạn phản ứng với những thay đổi trong cách mọi người làm việc để bạn có thể mang lại trải nghiệm liền mạch cho nhân viên ngay bây giờ và trong tương lai.

Đưa quản lý nơi làm việc dưới một mái nhà, nó tích hợp các hoạt động như đặt bàn, quản lý phòng họp, tìm đường và hơn thế nữa giữ lại trải nghiệm văn phòng vật lý tốt nhất và tích hợpliền mạch với làm việc từ xa tốt nhất.

Nền tảng của bạn cho nơi làm việc trong tương lai, nó mở ra những hiểu biết và khả năng cần thiết để điều chỉnh các cách làm việc không hiệu quả, cải thiện cộng tác và giảm chi phí — chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn về cách thức hoạt động của ngày mai.