Hybrid Working - Làm Việc Kết Hợp Là Gì? Và Mô Hình Hybrid Workplace - Môi Trường Làm Việc Kết Hợp Là Gì?

Hybrid Working là mô hình làm việc kết hợp đang được ưa chuộng trên thế giới trong giai đoạn bình thường mới trên thế giới, dựa trên khảo sát Work Trend Index của Microsoft.

Môi trường làm việc kết hợp là mô hình nhân viên làm việc từ xa kết hợp với nhân viên tại chỗ và cung cấp sự linh hoạt để chọn địa điểm và thời gian họ làm việc.

Môi trường làm việc kết hợp tại văn phòng và làm việc từ xa để cung cấp cho nhân viên sự linh hoạt và hỗ trợ. Nhân viên trong một nơi làm việc tích hợp thường có nhiều quyền tự chủ hơn và cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn, và kết quả là, họ gắn kết hơn. Xây dựng một lực lượng lao động năng suất, lành mạnh và ổn định hơn mang lại lợi ích cho người sử dụng lao động.

Tuy nhiên, làm việc kết hợp không phải là một công thức đơn giản hay một giải pháp phù hợp với tất cả các vấn đề tại nơi làm việc. Làm việc kết hợp ngày nay phải được triển khai cẩn thận, tận dụng công nghệ nhân sự hiện đại thúc đẩy kết nối, cộng tác và gắn kết nhân viên.

1. Làm việc kết hợp và môi trường làm việc kết hợp là gì?

Khái niệm làm việc kết hợp là việc nhân viên có thể làm việc từ xa và tại chỗ, với một số hoặc tất cả nhân viên có thể chọn địa điểm và thời gian họ làm việc. Thời gian làm việc có thể được lên lịch theo ngày, theo nhóm hoặc trên cơ sở khi cần thiết. "Ở đâu và khi nào công việc được thực hiện", theo Gartner, "sẽ được xác định bởi những gì có ý nghĩa nhất để thúc đẩy mức năng suất và sự tham gia cao nhất."

Hình 1. Mô hình làm việc kết hợp là gì?

Cách tiếp cận kết hợp không phù hợp với mọi nơi làm việc hoặc ngành công nghiệp; Nó phù hợp nhất với những nhân viên có công việc dựa trên máy tính và không yêu cầu hiệu suất tại chỗ. Một phân tích gần đây của McKinsey đã xem xét công việc từ xa có thể được thực hiện mà không làm giảm hiệu quả. Nó đã được kết luận rằng "từ 20% đến 25% lực lượng lao động của các nền kinh tế tiên tiến có thể làm việc tại nhà ba đến năm ngày mỗi tuần. Đây là công việc xa xôi gấp bốn đến năm lần so với trước khi dịch bệnh bùng phát".

2. Tại sao nơi làm việc kết hợp là tiêu chuẩn phát triển.

Việc chuyển sang hình thức làm việc từ xa và tích hợp đã được tiến hành từ lâu trước đại dịch, nhưng, giống như rất nhiều thứ khác, COVID-19 đã đẩy nhanh quá trình này, theo VNExpress. Các doanh nghiệp phải đối mặt với một loạt các vấn đề, từ việc cung cấp các công cụ cần thiết đến quản lý năng suất và tinh thần trong môi trường nhóm phân tán. Tuy nhiên, sau một vài tháng, rõ ràng là không có sự quay đầu lại - nhân viên rất thích cách làm việc mới, linh hoạt hơn này.

Các doanh nghiệp có thể thu lợi từ những bài học rút ra từ kinh nghiệm làm việc từ xa của họ khi một số nhân viên đang quay trở lại môi trường văn phòng thông thường - ít nhất là đôi khi. Ý tưởng là tạo ra một mô hình làm việc kết hợp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu cá nhân của họ.

Hình 2. Nơi làm việc kết hợp là tiêu chuẩn phát triển

Các công cụ nhân sự hiện đại đang giúp chuyển đổi sang hình thức làm việc kết hợp bằng cách cho phép thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu từ tất cả các nhóm, độc lập với vị trí. Công nghệ có thể giúp nhân viên giới thiệu, nâng cao kỹ năng và tái đào tạo, đồng thời nó cũng có thể cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào mọi thứ họ cần trong hành trình của nhân viên, từ các công cụ cộng tác đến công nghệ đám mây, khi được sử dụng một cách thích hợp.

Nơi làm việc "bình thường mới" lý tưởng là một nơi làm việc kết hợp hòa nhập, trong đó tất cả nhân viên, bất kể vị trí, đều làm việc hiệu quả, gắn bó, cảm thấy được kết nối và hòa nhập.

3. Lợi ích của môi trường làm việc kết hợp

Một nơi làm việc kết hợp ưu tiên trải nghiệm của con người sẽ sử dụng các công nghệ nhân sự đang phát triển để trở nên thích ứng, nhanh nhẹn và hiệu quả hơn. Theo Gartner, "chỉ có 36% nhân viên là những người có hiệu suất cao tại các tổ chức điển hình, nơi nhân viên làm việc tiêu chuẩn 40 giờ mỗi tuần tại văn phòng." Khi các công ty chuyển từ bầu không khí này sang một bầu không khí linh hoạt triệt để, nơi nhân viên có thể chọn địa điểm, thời gian và mức độ họ làm việc, 55% nhân viên thực hiện tốt.

• Tăng năng suất của nhân viên: Nhiều yếu tố góp phần tăng năng suất, bao gồm tăng quyền tự chủ trong việc lựa chọn giờ làm việc và địa điểm, ít gián đoạn ở nhà hơn ở văn phòng, tái sử dụng thời gian đi làm và khả năng đến văn phòng khi cộng tác trực tiếp có lợi nhất.
• Giảm chi phí chung: Các doanh nghiệp đang xem xét chiến lược bất động sản của họ và cơ hội cắt giảm không gian văn phòng hoặc chuyển đến các thành phố nhỏ hơn, tất cả đều có thể giảm chi phí. Nhân viên kết hợp gắn bó hơn, dẫn đến ít rời bỏ hơn và giảm chi phí.
• Cải thiện trải nghiệm của nhân viên và cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Tính linh hoạt và tự chủ cao hơn thúc đẩy sự hài lòng và hạnh phúc trong công việc, giúp cải thiện hiệu suất công việc và hạnh phúc tổng thể của nhân viên. Một sự tập trung thống nhất vào sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống góp phần vào sự thành công của một nơi làm việc hỗn hợp.
• Cải thiện an toàn và cách ly giao tiếp xã hội: Vì các biến thể COVID-19 dự kiến sẽ là mối quan tâm dai dẳng, mô hình nơi làm việc kết hợp cho phép xây dựng không gian văn phòng ưu tiên an toàn và vệ sinh. Kết hợp và tích hợp những người đang ở nơi làm việc - và khi nào - cho phép cách ly giao tiếp xã hội và tăng cường dọn dẹp, điều này cũng giúp dễ dàng hơn nếu cần theo dõi tiếp xúc.

Công nghệ cũng có thể hỗ trợ giảm thiểu các mối nguy hiểm sức khỏe liên quan đến đại dịch. Ví dụ, cảm biến Internet of Things (IoT) có thể đếm số người trong một tòa nhà để hạn chế sức chứa. Dựa trên tần suất sử dụng, họ cũng có thể phát hiện các trạm làm việc cần vệ sinh. Dữ liệu này có thể được phân tích bằng trí tuệ nhân tạo (AI) để khám phá các khu vực tối đa hóa sự an toàn của người lao động. Theo Forbes, "nó cũng có thể phân tích sơ đồ tầng xây dựng để thực hiện cách xa xã hội tự động và giảm các điểm tiếp xúc".

Hình 3. Lợi ích của môi trường làm việc kết hợp

4. Những thách thức trong việc quản lý các nhóm tích hợp

Mỗi công ty sẽ gặp phải những rào cản độc đáo trong việc thực hiện một mô hình làm việc hỗn hợp. Sau đây là một số vấn đề phổ biến nhất mà các trưởng nhóm kết hợp phải đối mặt ngày nay:

• Tạo môi trường tích hợp chính xác: Bởi vì có rất ít mô hình nơi làm việc kết hợp đã được chứng minh để làm theo, mỗi tổ chức phải xây dựng và xây dựng một mô hình phù hợp với yêu cầu cá nhân của họ. Chiến lược này cũng có thể yêu cầu lặp lại vì các kết hợp và công nghệ khác nhau được thử nghiệm và thử nghiệm để xác định sự phù hợp nhất cho tình hình và văn hóa cụ thể của mỗi công ty.
• Rủi ro bảo mật gia tăng: Khi các doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình lai, bảo mật sẽ vẫn là một rủi ro và mối quan tâm. Với nhân viên làm việc tại nhà và có khả năng sử dụng mạng và thiết bị của riêng họ, bộ phận nhân sự và CNTT sẽ cần tập trung vào giáo dục và bảo mật người dùng cuối.
• Quản lý con người hiệu quả: Trong lực lượng lao động kết hợp, các nhà quản lý phải quan tâm để đảm bảo rằng nhân viên tại chỗ và từ xa có cơ hội và tiếp xúc như nhau, bao gồm đánh giá dựa trên sản lượng công việc thay vì phương pháp làm việc. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm từ xa không cảm thấy bị cô lập hoặc không được chú ý và họ được tổ chức theo các tiêu chuẩn và trách nhiệm giải trình giống như các đồng nghiệp của họ trong văn phòng.
• Cô lập và ngắt kết nối nhân viên: Các bộ phận nhân sự sẽ cần tập trung vào việc giữ liên kết cho nhân viên khi nhân viên của họ có thể làm việc từ bất cứ đâu vào bất kỳ lúc nào. Tạo cơ hội "làm mát nước ảo" và các cơ hội phi vật lý khác để nhân viên tham gia và kết nối sẽ rất quan trọng trong việc thiết lập một nơi làm việc kết hợp lành mạnh. Cũng như khả năng sử dụng công nghệ để bắt nhịp lực lượng lao động và điều chỉnh khóa học khi cần thiết.
• Để giảm thiểu sự khác biệt, cấu trúc bất hợp lý và mất kiến thức: Các công ty phải thiết lập kết nối không có rào cản cho phép các nhóm kết hợp tương tác nhanh chóng và hiệu quả. Trong một mô hình nơi làm việc hỗn hợp, duy trì văn hóa kinh doanh mạnh mẽ phải là một mục tiêu có chủ ý.

5. Chuyển đổi sang mô hình nơi làm việc kết hợp

Nhân viên tại nơi làm việc trong tương lai sẽ hòa nhập suôn sẻ vào các nhóm kết hợp bất kể vị trí địa lý của họ. Điều này bắt đầu bằng việc phát triển các kỹ thuật giao tiếp và lập kế hoạch hiệu quả, cũng như phá vỡ các rào cản và tạo ra một nơi làm việc được kết nối.

Theo nghiên cứu của SAP SuccessFactors, Tám xu hướng meta ảnh hưởng đến nguồn nhân lực vào năm 2021, "thành công sẽ liên quan đến sự tích hợp nhiều hơn giữa công nghệ nhân sự và phần mềm năng suất lực lượng lao động".

Giám đốc nhân sự yêu cầu một bộ công nghệ thông minh tinh vi để hỗ trợ tuyển dụng, giới thiệu và tham gia, cũng như các hệ thống và công cụ cần thiết cho năng suất, hiệu quả và khả năng phục hồi của nhóm từ xa. Kỳ vọng của nhân viên – và điểm mấu chốt – sẽ được đáp ứng tốt hơn ở những nơi làm việc kết hợp bao gồm các dịch vụ dựa trên đám mây, cải thiện cơ sở hạ tầng bảo mật và khả năng giao tiếp mở rộng.

RICOH Spaces – Nơi Làm Việc Tương Lai Của Bạn

RICOH Spaces là giải pháp môi trường làm việc kết hợp cho phép bạn phản ứng với những thay đổi trong cách mọi người làm việc để bạn có thể mang lại trải nghiệm liền mạch cho nhân viên ngay bây giờ và trong tương lai.

Đưa quản lý nơi làm việc dưới một mái nhà, nó tích hợp các hoạt động như đặt bàn, quản lý phòng họp, tìm đường và hơn thế nữa giữ lại trải nghiệm văn phòng vật lý tốt nhất và kết hợp liền mạch với làm việc từ xa tốt nhất.

Nền tảng của bạn cho nơi làm việc trong tương lai, nó mở ra những hiểu biết và khả năng cần thiết để điều chỉnh các cách làm việc không hiệu quả, cải thiện cộng tác và giảm chi phí — chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn về cách thức hoạt động của ngày mai.

TÌM HIỂU THÊM