Nhược Điểm Quản Lý Hồ Sơ Vật Lý Và Tại Sao Chuyển Sang Hệ Thống Quản Lý Và Lưu Trữ Tài Liệu?

Lưu trữ tài liệu đề cập đến các quy trình và tài nguyên cần thiết để tổ chức, quản lý và truy xuất tài liệu, giúp tự động hóa quy trình làm việc trong một công ty hoặc tổ chức. Tài liệu có thể ở định dạng bản cứng hoặc kỹ thuật số và một doanh nghiệp có thể cần lưu trữ hợp đồng, biểu mẫu, hóa đơn, đơn xin việc, thông tin ghi danh phúc lợi và nhiều hồ sơ khác.

Do vậy, các doanh nghiệp hiện nay đang lưu trữ tài liệu trong kho, thư viện, văn phòng công ty,... sẽ gặp nhiều vấn đề trong việc quản lý và lưu trữ tài liệu cứng. 

1. 8 nhược điểm của việc lưu trữ tài liệu vật lý theo cách thông thường:

a) Thiếu không gian lưu trữ

Hình 1. Thiếu không gian lưu trữ

Lưu trữ tài liệu giấy có thể chiếm rất nhiều không gian và lượng giấy lưu trữ ngày càng tăng. Hơn nữa, các tài liệu nên được giữ gần trong tầm tay để chúng có thể được truy cập càng nhanh càng tốt.

b) Vấn đề bảo mật

Bất kỳ tổ chức nào, bất kể quy mô, đều phải bảo vệ dữ liệu và các tài sản có giá trị khác của mình. Giấy là một trong những rủi ro bảo mật thông tin đáng kể nhất đối với các doanh nghiệp vì tài liệu in dễ bị mất, xử lý sai hoặc bị hỏng, trong khi dữ liệu kỹ thuật số có thể được mã hóa và lưu trữ an toàn trên đĩa cứng hoặc thiết bị điện tử.

c) Lưu trữ tài liệu bản cứng dễ bị hư hỏng

Tài liệu hướng dẫn sử dụng dễ bị hư hỏng, thất lạc và bị đánh cắp. Hỏa hoạn hoặc thiên tai có thể dẫn đến mất dữ liệu quan trọng. Nếu bạn không có bất kỳ bản sao lưu nào, một khi các tệp đã biến mất, không có cách nào để khôi phục dữ liệu.

d) Vận chuyển tài liệu

Vận chuyển tài liệu trong một hệ thống dựa trên giấy tốn thời gian, không hiệu quả và phức tạp. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số tại chỗ, bạn có thể chỉ cần đính kèm tệp vào email và gửi chúng ngay lập tức.

e) Chỉnh sửa khó khăn

Hình 2. Chỉnh sửa khó khăn

Một trong những nhược điểm đáng kể nhất của hệ thống quản lý tài liệu bản cứng là các chi phí liên quan. Ngoài giấy, bạn sẽ cần thêm máy in, máy photocopy, văn phòng phẩm và các vật tư văn phòng khác. Những chi phí này có thể nhanh chóng tăng lên và trở thành một chi phí đáng kể trong nhiều tổ chức.

f) Hạn chế giao tiếp và cộng tác

Hợp tác là vô cùng khó khăn khi làm việc với các tài liệu giấy. Nếu một số trưởng bộ phận cần tạo một tài liệu chung, họ phải in nhiều bản sao, thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết một cách riêng biệt, sau đó chia sẻ phiên bản của họ với nhau trước khi bắt đầu làm việc trên phiên bản cuối cùng. Hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số cho phép người dùng cộng tác một cách đơn giản và nhanh chóng. Họ cũng có thể theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện.

g) Thiệt hại môi trường

Sử dụng nhiều giấy hơn có hại cho môi trường và sẽ không giúp ích nhiều cho chứng chỉ xanh của công ty bạn. Nhiều nhân viên ngày nay muốn làm việc cho các công ty ưu tiên tính bền vững và nhiều người tiêu dùng thích các lựa chọn thân thiện với môi trường, vì vậy bạn nên làm mọi thứ có thể để thu hút và giữ chân họ.

h) Thiệt hại môi trường

Sử dụng nhiều giấy hơn có hại cho môi trường và sẽ không giúp ích nhiều cho chứng chỉ xanh của công ty bạn. Nhiều nhân viên ngày nay muốn làm việc cho các công ty ưu tiên tính bền vững và nhiều người tiêu dùng thích các lựa chọn thân thiện với môi trường, vì vậy bạn nên làm mọi thứ có thể để thu hút và giữ chân họ.

Hình 3. Thiệt hại môi trường

Đầu tư vào một hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu kỹ thuật số sẽ làm giảm lượng giấy bạn lãng phí xung quanh văn phòng đồng thời tăng hiệu quả và năng suất hoạt động của bạn. Nó cũng cho phép các doanh nghiệp thay đổi toàn bộ cách tiếp cận của họ để lưu trữ và quản lý dữ liệu. Bạn đã sẵn sàng cho một sự thay đổi? Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu có phải là giải pháp tốt nhất cho công ty của bạn không?

2. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu

Là một phần của quá trình chuyển đổi số, hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu - Document Management System (DMS) hiệu quả cho phép nhân viên sắp xếp các file tài liệu để:

• Đảm bảo có thể tìm thấy các tài liệu họ cần ngay lập tức trong thời gian làm việc
• Đảm bảo an ninh và bảo mật bằng quyền truy cập, mã hóa và các biện pháp bảo mật hiện đại khác
• Thay thế các động tác thủ công lặp đi lặp lại bằng quy trình làm việc tự động
• Tạo ra các quy trình bền vững hơn mà không phụ thuộc vào giấy tờ

3. Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu hoạt động như thế nào?

Hiểu cách thức hoạt động của hệ thống lưu trữ tài liệu có thể giúp bạn quyết định hệ thống nào phù hợp với doanh nghiệp của mình. Dưới đây là những tính năng của một hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu.

a) Chụp và xử lý tài liệu cho văn phòng không giấy tờ

Hình 4. Tài liệu online

Phần mềm quản lý tài liệu sử dụng một số phương pháp để chụp tài liệu điện tử và chuyển đổi tệp giấy sang dạng kỹ thuật số. Các hệ thống này hoạt động thông qua nhiều phương pháp chụp tài liệu khác nhau, bao gồm:

• Quét: Bạn sẽ có thể quét tài liệu giấy từ máy photocopy văn phòng đa chức năng, máy quét tốc độ cao hoặc máy tính để bàn và điện thoại thông minh. Các bản quét này có thể được tự động lập chỉ mục, lưu trữ, gửi cho nhân viên phụ trách hoặc được sử dụng để kích hoạt quy trình làm việc.
• OCR: OCR là viết tắt của Nhận dạng ký tự quang học. Đây là công nghệ chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu có thể được sử dụng bởi phần mềm quản lý tài liệu. 
• Chụp email: Một số hệ thống cho phép bạn lập chỉ mục và lưu trữ email và tệp đính kèm của chúng trong thư mục dự án chính xác trực tiếp từ hộp thư đến .
• Chụp fax: Thay vì in fax, chúng có thể được chụp và lưu kỹ thuật số.
• Nhập từ các hệ thống khác: Tài liệu được lưu trữ trong các hệ thống khác có thể được nhập vào các giải pháp DMS. Ví dụ: các tài liệu này có thể được gửi đến thư mục "đã xem" sử dụng quy trình làm việc để phân phối chúng cho đúng người.
• Biểu mẫu điện tử: Các biểu mẫu trực tuyến tiện lợi, được tiêu chuẩn hóa, thay thế các tài liệu giấy lỗi thời, các tệp PDF khó điều hướng và nhập dữ liệu thủ công dễ bị lỗi. Biểu mẫu kỹ thuật số thuê ngoài nhập dữ liệu cho người điền vào biểu mẫu và các trường bắt buộc giúp loại bỏ thời gian theo đuổi thông tin bị thiếu. 

b) Theo dõi, quản lý và lưu trữ tài liệu để tăng năng suất

Khi tài liệu đã có trong hệ thống, bạn có thể theo dõi và quản lý chúng, dẫn đến tăng hiệu quả trong suốt các quy trình nội bộ, bảo mật tốt hơn và giảm lỗi.

Đây là cách thực hiện:

• Kiểm soát truy cập: Phần mềm quản lý tài liệu mạnh mẽ cho phép bạn tạo các điều khiển truy cập dựa trên vai trò hoặc đăng nhập. Ví dụ, một người nào đó trong bộ phận bán hàng không cần phải xem tất cả các hóa đơn mà bộ phận kế toán xử lý. Giới hạn nhóm tài liệu mà mỗi vai trò hoặc cá nhân có thể làm việc cho phép bạn giữ an toàn cho các tài liệu bí mật và bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng và nhân viên.
• Nhật ký kiểm tra: Nhật ký kiểm tra cho phép bạn theo dõi ai xem, thực hiện thay đổi hoặc in tài liệu hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ. Những nhật ký này cũng cho phép bạn hiểu có bao nhiêu tài liệu mà một người hoặc nhóm xử lý trong một khoảng thời gian, giúp dễ dàng đặt mục tiêu và quy trách nhiệm cho mọi người.
• Quản lý phiên bản: Sau khi kiểm soát phiên bản được bật, khi người dùng được ủy quyền mở tài liệu để chỉnh sửa, trạng thái của tài liệu sẽ hiển thị là "đã kiểm xuất". Sau đó, tài liệu ở chế độ chỉ đọc cho những người dùng khác.  Mỗi khi một tài liệu được kiểm tra lại, nó sẽ tự động nhận được một số phiên bản mới.

c) Lưu trữ tài liệu an toàn để khôi phục sau thảm họa

Tài liệu kỹ thuật số an toàn hơn tài liệu giấy. Đầu tiên, các bản sao kỹ thuật số không bị rách, hao mòn hoặc phai màu. Chúng không thể bị thất lạc, bị đánh cắp hoặc bị bỏ lại trong phòng nghỉ một cách tình cờ để mọi người có thể nhìn thấy chúng. Thứ hai, quản lý tài liệu kỹ thuật số dựa trên các giao thức mã hóa và bảo mật được cập nhật nhất, vì vậy khi bạn gửi các tài liệu nhạy cảm, chúng không dễ bị tin tặc tấn công như khi bạn quét chúng và gửi chúng qua email.

Nền Tảng Chuyển Đổi Số Toàn Diện - DocuWare: Quản Lý & Lưu Trữ Tài Liệu

Ricoh hiện nay cung cấp giải pháp DocuWare – giải pháp quản lý và lưu trữ tài liệu, ra đời từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa, lưu trữ tài liệu, quản lý và làm việc với các dữ liệu kinh doanh với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại máy chủ công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa các quy trình làm việc hiện tại một cách nhanh chóng, tập trung vào các nền tảng cốt lõi và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Với DocuWare, mọi thủ tục, giấy tờ, tài liệu đều được số hoá, lưu trữ, phân loại và quản lý. Tất cả công đoạn truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo được quản lý đồng bộ, tự đng hóa quy trình duy nhất trên một nền tảng với sự trợ giúp thông minh của công nghệ trí tuệ nhân tạo và máy học. Hiện nay, giải pháp DocuWare được các tổ chức uy tín trên toàn thế giới tin dùng và bảo mật cao nhất theo tiêu chuẩn quốc tế.

VỀ DOCUWARE

Liên hệ