Các Mô Hình Của Môi Trường Làm Việc Kết Hợp Là Gì?

05 Thg7 2023

Đây là bốn mô hình nơi làm việc kết hợp phổ biến nhất:

1. Môi trường làm việc kết hợp linh hoạt

Nhân viên chọn địa điểm và giờ làm việc dựa trên các ưu tiên hàng ngày của họ. Ví dụ, nếu họ cần tập trung vào một dự án, họ có thể làm việc tại nhà hoặc trong quán cà phê. Họ có thể đi vào nơi làm việc nếu họ muốn có ý thức cộng đồng, cần gặp gỡ nhóm của họ, tham dự một buổi đào tạo hoặc tham gia vào một tòa thị chính. Cisco đang sử dụng khái niệm này bằng cách cho phép nhân viên của mình chọn nơi họ làm việc vào bất kỳ ngày nào.

Lợi ích:

Cho phép các cá nhân tự do và linh hoạt để lựa chọn nơi và thời gian họ làm việc.
Thiết lập kết nối dựa trên sự tin tưởng với nhân viên, giúp tăng cường lòng trung thành và sự hài lòng trong công việc.
Tăng nguồn nhân tài, dẫn đến tư duy đa dạng hơn.
Cải thiện lợi nhuận bằng cách tiết kiệm tiền cho không gian văn phòng và du lịch.

Thách thức:

Nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm một ngày hoặc thời gian thích hợp để làm việc nhóm trực tiếp.
Thiếu tầm nhìn về số lượng người đến văn phòng vào bất kỳ ngày nào và liệu tòa nhà có thể chứa họ hay không.

2. Môi trường làm việc kết hợp cố định

Tổ chức xác định ngày và giờ nào nhân viên có thể làm việc từ xa hoặc tại văn phòng. Ví dụ: một số nhóm nhất định có thể đến văn phòng vào thứ Hai và thứ Tư, trong khi những nhóm khác có thể đến vào thứ Ba và thứ Năm. Ngoài ra, một tổ chức có thể cho phép mọi người làm việc tại nhà vào những ngày nhất định trong tuần. American Express là một ví dụ về một công ty đã triển khai mô hình môi trường làm việc kết hợp cố định.

Lợi ích:

Tăng khả năng cộng tác trực tiếp và xây dựng đội ngũ.
Cho phép nhân viên đặt lịch hẹn hoặc làm việc vặt nhỏ vào những ngày cụ thể trong tuần.
Cho phép bạn chỉ cần dự báo công suất văn phòng.

Thách thức:

Thiếu sự lựa chọn cá nhân, có thể dẫn đến mất năng suất nếu nhân viên không ở trong môi trường tốt nhất cho nhiệm vụ cần phải làm.
Không thể giảm không gian văn phòng.

3. Môi trường làm việc kết hợp Ưu tiên văn phòng

Nhân viên dự kiến sẽ ở lại tại chỗ nhưng có tùy chọn làm việc từ xa vài ngày mỗi tuần. Google dự định triển khai một mô hình trong đó nhân viên làm việc tại văn phòng ba ngày một tuần nhưng có thể làm việc từ xa hai ngày còn lại.

Lợi ích:

Cho phép linh hoạt và sở thích cá nhân.
Góp phần bảo tồn văn hóa công ty và cộng đồng.

Thách thức:

Nhân viên có rất ít tầm nhìn về việc ai sẽ ở nơi làm việc và khi nào.
Không có khả năng dự đoán có bao nhiêu nhân viên sẽ ở nơi làm việc vào bất kỳ ngày cụ thể nào.

4. Môi trường làm việc kết hợp ưu tiên từ xa

Nhân viên làm việc tại nhà hầu hết thời gian, chỉ với những chuyến du ngoạn ngắn đến coworking space hoặc văn phòng để xây dựng đội ngũ, cộng tác và đào tạo. Tổ chức có thể không có địa điểm văn phòng trong mô hình này và thay vào đó dựa vào các thành viên trong nhóm ở khu vực địa phương để gặp nhau khi họ thấy phù hợp. Twitter đã áp dụng triết lý ưu tiên từ xa, cho phép tất cả nhân viên làm việc tại nhà.

Lợi ích:

Cải thiện năng suất và sự hài lòng trong công việc cho những nhân viên thích làm việc tại nhà phần lớn thời gian.
Cho phép tiết kiệm tài chính bằng cách giảm hoặc loại bỏ không gian văn phòng.

Thách thức:

Nhân viên có thể trải qua cảm giác bị cô lập.
Khó khăn gia tăng trong việc bảo tồn văn hóa công ty và cộng đồng.

5. Những yếu tố nào đang thúc đẩy môi trường làm việc kết hợp?

Trong thời gian dịch COVID-19, các doanh nghiệp đã chuyển sang làm việc từ xa và sử dụng các công nghệ cộng tác ảo để làm việc hiệu quả và môi trường làm việc kết hợp được phát triển như một sự sắp xếp công việc khả thi. Trong khi một số công ty có nhân viên tích hợp và từ xa trước đại dịch, việc chuyển đổi từ các cuộc họp trực tiếp sang cộng tác ảo trên bàn bếp đã diễn ra chỉ sau một đêm.

Các tổ chức hiện đang triển khai môi trường làm việc kết hợp để mang lại sự tự do hơn cho nhân viên trong khi vẫn duy trì các kết nối trực tiếp quan trọng đối với cộng đồng doanh nghiệp và văn hóa, sau khi tìm hiểu những lợi ích và hạn chế của hình thức làm việc từ xa.

Nhiều cuộc khảo sát và nghiên cứu đã tiết lộ các yếu tố thúc đẩy mô hình nơi làm việc kết hợp:

Làm việc từ xa chủ yếu thành công: Theo McKinsey, phần lớn các CEO đã chứng kiến những cải thiện đáng kể về năng suất cá nhân, sự đa dạng và hòa nhập.
Nhân viên đang mong đợi nhiều tự do hơn: Theo Dimensional Research, 57% nhân viên sẽ dự tính rời khỏi chủ nhân của họ nếu họ trở lại làm việc toàn thời gian.
Các doanh nghiệp nhận thấy cơ hội tiết kiệm tiền cho du lịch và bất động sản: Theo Fortune, 74% CEO của các công ty lớn dự đoán sẽ giảm thiểu không gian văn phòng.
Tính bền vững là ưu tiên hàng đầu: Theo Nature, lượng khí thải CO2 toàn cầu hàng ngày đã giảm 19% trong dịch COVID-19, khoảng một nửa trong số đó là do giao thông mặt đất giảm. Giảm việc đi lại và đi công tác từ môi trường làm việc kết hợp, cùng với chi phí sưởi ấm và điện cho không gian văn phòng thấp hơn, sẽ góp phần vào một tương lai bền vững hơn. Những sửa đổi này có thể giúp 60% các công ty trong danh sách Fortune 500 có tham vọng bền vững đạt được mục tiêu của họ.

Hình 1. Những yếu tố nào đang thúc đẩy hình thức làm việc kết hợp?

6. Lợi ích của môi trường làm việc kết hợp là gì?

Việc chuyển đổi sang việc làm tích hợp mang lại lợi ích đáng kể cho con người, tổ chức và môi trường. Nó hứa hẹn sẽ thúc đẩy tính linh hoạt, năng suất và sự hài lòng trong công việc của nhân viên. Nó mang lại lợi ích cho lợi nhuận của công ty và mở rộng nhóm tài năng của mình. Và ít du lịch và không gian làm việc hơn có nghĩa là một tương lai bền vững hơn.

Dimensional Research gần đây đã tiến hành nghiên cứu tiết lộ:

Làm việc tại nhà có lợi thế cho 99% người lao động tri thức, bao gồm cải thiện tính linh hoạt, không đi làm và dành nhiều thời gian hơn cho bạn bè và gia đình.
95% nhân viên tri thức muốn quay trở lại làm việc cho các hoạt động bao gồm xây dựng đội ngũ, hợp tác và kết nối với các đồng nghiệp.
53% các công ty lớn có ý định giảm thiểu diện tích văn phòng của họ, giảm chi phí.

Hình 2. Lợi ích của hình thức làm việc kết hợp là gì?

7. Lịch làm việc kết hợp là gì?

Lịch làm việc linh hoạt là nền tảng của môi trường làm việc kết hợp. Lịch làm việc kết hợp của bạn sẽ được xác định theo mô hình nơi làm việc kết hợp mà tổ chức của bạn chọn sử dụng. Một số công ty sẽ cho phép nhân viên chọn thời gian và địa điểm họ làm việc vào bất kỳ ngày nào. Những người khác sẽ thiết lập thời gian biểu để đảm bảo rằng các nhóm ở cùng một nơi có thể cộng tác và tạo nhóm trong văn phòng hoặc không gian làm việc chung.

Mặc dù môi trường làm việc kết hợp cho phép bạn chọn lịch trình của riêng mình, nhưng điều quan trọng là phải thảo luận về giờ làm việc của bạn với đồng nghiệp. Các trưởng nhóm nên giải quyết từng tình huống cụ thể với sự đồng cảm và lòng trắc ẩn và hợp tác với các thành viên trong nhóm để tìm ra lịch trình phù hợp với mọi người.

Sự thay đổi từ việc nhấn mạnh vào địa điểm và giờ làm việc sang kết quả được cung cấp là một trụ cột quan trọng của mô hình nơi làm việc kết hợp.

8. Làm thế nào để xây dựng văn hóa tại môi trường làm việc kết hợp?

Hình 3. Làm thế nào để xây dựng văn hóa tại môi trường làm việc kết hợp?

Khi các tổ chức cung cấp sự linh hoạt hơn cho nhân viên của họ, họ có thể quan tâm đến việc duy trì văn hóa và cộng đồng. Có thể khó thúc đẩy thụ phấn chéo ý tưởng nếu không có các cuộc trò chuyện mát mẻ hoặc cơ hội giao tiếp với đồng nghiệp bên ngoài chức năng công việc của bạn. Và nếu văn hóa doanh nghiệp và cảm giác về mục đích chung xấu đi, nó có thể dẫn đến năng suất thấp hơn và doanh thu nhiều hơn.

Do đó, một trong những thành phần quan trọng nhất của mô hình nơi làm việc kết hợp sẽ là sự phát triển của một nền văn hóa được xây dựng dựa trên sự hòa nhập, đồng cảm và tin tưởng.

Khi công việc đã lan rộng ra ngoài các bức tường văn phòng, việc duy trì văn hóa cần một sự thay đổi trong cách chúng ta nghĩ về mục đích chung. Đồng nghiệp phải cộng tác và kết nối cho dù họ ở trong cùng một phòng hay ảo, và giải pháp cộng tác của bạn phải khuyến khích các tương tác sẽ xảy ra nếu mọi người ở đó trực tiếp.

Khi các tổ chức tích hợp văn phòng và thế giới ảo, họ có thể có những điều tốt nhất của cả hai thế giới. Nhân viên có thể chọn nơi họ muốn làm việc trong khi vẫn được hưởng lợi từ các kết nối cá nhân và xây dựng đội ngũ góp phần vào văn hóa kinh doanh.

9. Giải pháp cộng tác tốt nhất cho hình thức làm việc kết hợp là gì?

Một trong những cân nhắc thiết yếu nhất mà bạn sẽ phải thực hiện khi chuyển sang môi trường làm việc kết hợp là chọn giải pháp cộng tác chính xác. Khi dịch bệnh xảy ra, nhiều công ty buộc phải đưa ra đánh giá nhanh về công nghệ họ sẽ sử dụng để hỗ trợ lực lượng lao động từ xa. Tuy nhiên, quyết định vội vàng không phải lúc nào cũng là quyết định tốt nhất.

Trong một thế giới phân tán hơn nhưng kết nối nhiều hơn, mô hình nơi làm việc kết hợp định nghĩa lại ý nghĩa của làm việc và cộng tác. Sự thay đổi này buộc chúng tôi phải xem xét lại những trải nghiệm mà nhân viên yêu cầu để làm việc hiệu quả và tương tác dễ dàng mọi lúc mọi nơi.

Khi xác định giải pháp làm việc kết hợp tối ưu, hãy xem xét kinh nghiệm và nhu cầu của từng cá nhân trong công ty. Bắt đầu bằng cách đặt những câu hỏi quan trọng như:

Nhân viên của tôi có khả năng làm việc tại nhà không?
Nhân viên của tôi có thể dự đoán cùng một mức độ hợp tác cho dù họ đang ở nơi làm việc hay ở nhà không?
Giải pháp này có thể cho phép bộ phận CNTT thay đổi quy mô, giám sát và quản lý trải nghiệm một cách đơn giản trong khi nhân viên làm việc tại nhà hoặc văn phòng không?
Nhân viên có tham gia vào các cuộc họp không? Có những phương pháp đơn giản nào để họ tham gia và được nhìn thấy và lắng nghe không?
Phần mềm cộng tác có an toàn không?

RICOH Spaces – Nơi Làm Việc Tương Lai Của Bạn

RICOH Spaces là giải pháp môi trường làm việc kết hợp cho phép bạn phản ứng với những thay đổi trong cách mọi người làm việc để bạn có thể mang lại trải nghiệm liền mạch cho nhân viên ngay bây giờ và trong tương lai.

Đưa quản lý nơi làm việc dưới một mái nhà, nó tích hợp các hoạt động như đặt bàn, quản lý phòng họp, tìm đường và hơn thế nữa giữ lại trải nghiệm văn phòng vật lý tốt nhất và tích hợp liền mạch với làm việc từ xa tốt nhất.

Nền tảng của bạn cho nơi làm việc trong tương lai, nó mở ra những hiểu biết và khả năng cần thiết để điều chỉnh các cách làm việc không hiệu quả, cải thiện cộng tác và giảm chi phí — chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn về cách thức hoạt động của ngày mai.