Tầm Quan Trọng Của Làm Việc Kết Hợp Đối Với Doanh Nghiệp

Khi COVID-19 bắt đầu, hình thức làm việc kết hợp (hybrid work) đã trở thành một giải pháp sáng tạo để kết hợp làm việc từ xa và trực tiếp. Ngay cả các công ty cũng phải làm việc để duy trì tính cạnh tranh bằng cách áp dụng các hoạt động dựa trên công nghệ của thương mại hiện đại.

Nhân viên được dự đoán sẽ thích giờ làm việc linh hoạt và sắp xếp công việc tích hợp khi các hạn chế cách ly được dỡ bỏ và các doanh nghiệp tiếp tục hoạt động bình thường. 

Và, bởi vì nhiều nhà tuyển dụng đang nhìn thấy lợi ích của môi trường làm việc kết hợp (hybrid workplace) đối với công ty của họ, rõ ràng là nó đã trở thành một lựa chọn phổ biến.

Theo một bài báo gần đây của Gartner, 66% các công ty đã áp dụng phong cách làm việc hybrid, trong khi 30% đang tích cực lên kế hoạch thay đổi. 

Theo thống kê của FlexJob, hầu hết các công ty (80%) cung cấp cho nhân viên của họ sự sắp xếp việc làm "thời gian linh hoạt" để cung cấp cho họ quyền kiểm soát giờ làm việc của họ. 

Lợi ích tuyệt vời này cho phép các cá nhân quản lý các hoạt động hàng ngày của họ, dẫn đến tăng sự hài lòng và năng suất công việc. Hơn nữa, theo Career Guide, mô hình làm việc kết hợp và lên lịch linh hoạt giúp cải thiện hiệu suất công việc và giữ chân nhân viên - đó là lý do tại sao ngày nay nhiều công ty đang áp dụng cách sắp xếp công việc này.

1. Xây dựng mô hình hybrid workplace thành công: Chiến lược sử dụng công nghệ và nâng cao hình thức làm việc hybrid

Quá trình chuyển đổi từ hình thức làm việc tại chỗ sang hình thức hybrid work có thể rất đáng sợ, đặc biệt nếu nó đột ngột. Nó đòi hỏi phải làm quen với các công cụ và công nghệ mới, cũng như phần mềm cho phép nhân viên và doanh nghiệp tiếp tục hoạt động hiệu quả trong khi làm việc từ xa.

Dưới đây là một số khuyến nghị mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để đảm bảo tích hợp thành công mô hình làm việc kết hợp:

a) Thiết lập kỳ vọng rõ ràng

Nhân viên phải hiểu đúng kỳ vọng của người sử dụng lao động để thực hiện thành công trong mô hình làm việc kết hợp. Đào tạo và hội thảo ảo có thể cung cấp cho họ kiến thức và định hướng cần thiết để hoàn thành trách nhiệm của mình một cách nhanh chóng và thành công, ngay cả khi sự giám sát bị hạn chế. 

Những quy tắc chính xác này cho phép nhân viên tự tin và hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ công việc của họ, ngay cả trong môi trường làm việc hỗn hợp.

b) Giao tiếp

Hình 1. Giao tiếp với đồng nghiệp

Như đã nêu trước đây, tốt hơn là đầu tư vào các kênh giao tiếp thông qua đó người giám sát có thể tiếp cận nhân viên của họ trong khi thực hiện mô hình hybrid work.

Giao tiếp rõ ràng cho phép nhân viên và người giám sát cộng tác và tạo ra một không gian hiểu biết và rõ ràng. Nhân viên cũng có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ hiệu quả hơn với giao tiếp tốt.

c) Cung cấp đối xử bình đẳng

Để đảm bảo rằng những người làm việc từ xa được đối xử tôn trọng, hỗ trợ và bình đẳng như nhân viên trực tiếp, công việc phải được phân chia công bằng. Duy trì sự tham gia để đáp ứng nhu cầu của họ là một cách tiếp cận khác để chứng minh sự bình đẳng.

Tổ chức Lao động Quốc tế tuyên bố rằng bằng cách tận dụng sự bình đẳng trong một lực lượng lao động đa dạng, các doanh nghiệp có thể thu hút và giữ chân nhiều người xuất sắc hơn trong một thời gian dài hơn, dẫn đến tăng sự đổi mới và hiệu quả tại nơi làm việc.

d) Thường xuyên tương tác với nhân viên

Theo họ, làm việc từ xa đôi khi có thể làm kiệt quệ cảm xúc và tinh thần, do đó việc duy trì liên lạc với nhân viên tích hợp là rất quan trọng để giữ cho họ tỉnh táo và hòa nhập. Rốt cuộc, nó có thể có tác động đến tổng chất lượng công việc của họ.

Các doanh nghiệp nên khuyến khích các hành vi xã hội trực tuyến như các nhóm trò chuyện và các cuộc tụ họp ảo để thúc đẩy các mối quan hệ tích cực và tình bạn lâu dài giữa các lực lượng lao động phân tán của họ. Thực hành này sẽ dẫn đến một nhóm kết nối nhiều hơn với mức độ tham gia tăng lên.

2. Cơ sở hạ tầng công nghệ để hiện thực hóa mô hình làm việc kết hợp

Hình 2. Làm việc kết hợp

Làm việc tại nhà có những lợi ích, nhưng nó cũng có những nhược điểm, chẳng hạn như kết nối internet không nhất quán và mất điện đột ngột, có thể làm giảm năng suất. Và những nhân viên này phải tháo vát để theo dõi công việc của họ trong thời gian này.

Để đảm bảo rằng người lao động có thể hoạt động hiệu quả tại nơi làm việc kết hợp, cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết phải được đưa ra. Nó bao gồm các giải pháp phần mềm và phần cứng cho phép quy trình làm việc liền mạch và cho phép người lao động duy trì năng suất bất kể họ ở đâu.

Để thực hiện điều này, các doanh nghiệp phải đầu tư vào các thiết bị chất lượng cao, các chương trình truyền thông khác nhau và không gian làm việc trực tuyến đáng tin cậy và an toàn.

Đầu tư vào một máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn đáng tin cậy là rất quan trọng để hoàn thành thành công nhiệm vụ hybrid work. Nó có thể hỗ trợ bạn với công việc bạn thường thực hiện tại chỗ. Hơn nữa, một số tổ chức cung cấp cho nhân viên của họ máy tính xách tay cá nhân để đảm bảo rằng chất lượng công việc đạt được tương tự khi làm việc từ xa.

3. Các giải pháp phần mềm cần thiết để sắp xếp hình thức làm việc kết hợp hiệu quả

Ngoài các công nghệ và thiết bị cần thiết, nhân viên tích hợp nên có quyền truy cập vào các chương trình internet cho phép họ hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Chương trình này có thể hỗ trợ người dùng hoàn thành và quản lý nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả, cũng như duy trì kết nối với các đồng nghiệp để kích thích sự hợp tác chuyên nghiệp hơn nữa.

• Phần mềm lập kế hoạch - Những giải pháp này hỗ trợ các tổ chức bằng cách cho phép họ dễ dàng tạo không gian hybrid work để quản lý cả nhân viên trực tiếp và từ xa. Những giải pháp đáng tin cậy này đảm bảo rằng không gian văn phòng được phối hợp trơn tru để cải thiện môi trường làm việc kết hợp. 

Tích hợp tất cả các công cụ CNTT tại nơi làm việc vào một nền tảng toàn diện, thân thiện với người dùng, chẳng hạn như IWMS (Hệ thống quản lý nơi làm việc kết hợp), sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn nhiều.

(Ví dụ: Phần mềm đặt bàn làm việc, Phần mềm lập kế hoạch kịch bản Office và lập kế hoạch ngăn xếp, Phần mềm quản lý di chuyển, Phần mềm quản lý không gian, v.v.)

• Phần mềm cộng tác - Với sự trợ giúp của phần mềm tiên tiến này, nhân viên từ xa và nhân viên tại chỗ có thể giữ liên lạc và cộng tác trong các nhiệm vụ, như 

(Ví dụ: Microsoft Teams, Google Tài liệu, Dropbox, v.v.) Hợp tác là rất quan trọng trong một nơi làm việc kết hợp thành công.

• Phần mềm giao tiếp - Phần mềm giao tiếp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa các nhân viên ở xa, cho phép họ giao tiếp như thể họ đang ở trong cùng một phòng.

Giao tiếp trực tiếp rất đơn giản trước COVID, cho phép nhân viên tương tác hiệu quả. Tuy nhiên, khi virus cản trở sự tiếp xúc của nhân viên, những công cụ này cho phép nhân viên hoàn thành nhiệm vụ của họ mà không cần tương tác cá nhân. Các ứng dụng này hiện được yêu cầu để đảm bảo tính liên tục của công việc.

(Ví dụ: Slack, Microsoft Teams, Webex, Zoom, Nifty, v.v.)

• Phần mềm quản lý yêu cầu (RMS) - Ứng dụng này được sử dụng để đơn giản hóa và giám sát các yêu cầu từ nhân viên, cơ sở và thậm chí cả các nhà thầu bên ngoài. Sử dụng phần mềm này giúp cả cá nhân và công ty đạt được mục tiêu của họ dễ dàng hơn bằng cách giải quyết mọi thách thức hoặc khiếu nại.

• Phần mềm báo cáo và dữ liệu - Phần mềm này thu thập dữ liệu cần thiết cho mục tiêu của họ trong môi trường làm việc kết hợp sử dụng các phân tích nâng cao để hỗ trợ công ty đáp ứng các mục tiêu của họ.

4. Khám phá các xu hướng của mô hình hybrid work và tác động của chúng đối với nơi làm việc vào năm 2023

Nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang hình thức làm việc kết hợp trong xã hội ngày nay. Tuy nhiên, điều này đặt ra câu hỏi làm thế nào một doanh nghiệp có thể nổi bật trong một ngành công nghiệp cạnh tranh và thay đổi.

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải thấy trước và nắm bắt xu hướng làm việc kết hợp để điều chỉnh các kế hoạch, chính sách và quy trình của họ nhằm đảm bảo thành công trong môi trường doanh nghiệp liên tục thay đổi. Sau đây là các xu hướng làm việc kết hợp mà các công ty nên biết vào năm 2023:

• Khi mô hình hybrid work tiếp tục được áp dụng trên toàn cầu, nhiều chương trình và khóa đào tạo được dự đoán sẽ xuất hiện để tạo điều kiện chuyển đổi suôn sẻ sang mô hình mới.
• Bởi vì các cá nhân có mặt trực tiếp trong văn phòng có quyền truy cập nhiều hơn vào quản lý và thông tin tốt hơn, nhân viên từ xa lo ngại về sự thiên vị gần gũi.
• Có thể khó đảm bảo rằng mỗi người của lực lượng lao động tích hợp được đền bù công bằng cho những nỗ lực của họ; Có rất nhiều khía cạnh cần xem xét, từ trả lương bình đẳng đến chi phí sinh hoạt, phụ cấp và thuế.

Để duy trì tính cạnh tranh trong lĩnh vực này, người sử dụng lao động phải có khả năng giải quyết những vấn đề này.

• Do sự cần thiết phải tái cấu trúc không gian văn phòng cho mô hình làm việc kết hợp, các doanh nghiệp nhỏ sẽ gặp khó khăn trong việc thu hút các ứng viên có kỹ năng. 

Trong tình huống như vậy, họ phải chứng minh lợi ích của việc làm việc cho một doanh nghiệp nhỏ và cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào các lựa chọn làm việc kết hợp để thu hút nhiều người tài năng hơn tìm kiếm sự sắp xếp làm việc kết hợp.

• Nhân viên tích hợp có động lực để sắp xếp làm việc kết hợp thành công và xu hướng này sẽ tiếp tục trong tương lai.

5. Kết luận:

Vì mô hình làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến và khó có thể sớm biến mất, nhà tuyển dụng nên cung cấp cho nhân viên tùy chọn thiết lập tích hợp phù hợp với họ. Các cá nhân có nhiều tự do hơn trong cách họ cấu trúc môi trường làm việc hàng ngày với cách tiếp cận này. 

Dù một công ty chọn phong cách hybrid work nào, nó phải liên tục nhấn mạnh sức khỏe của nhân viên để đạt được mức sản xuất cao hơn. Do đó, chăm sóc nhân viên là cốt lõi của một doanh nghiệp phát triển mạnh, vì họ có thể tạo ra sự phát triển và đổi mới tổ chức bổ sung.

Bởi vì mô hình làm việc kết hợp dự kiến sẽ tiếp tục trong tương lai, các doanh nghiệp phải làm quen với các công nghệ và thiết bị cho phép họ duy trì hiệu quả và linh hoạt.  

Hơn nữa, bằng cách nhận ra các xu hướng gia tăng liên quan đến mô hình làm việc kết hợp, các công ty có thể đảm bảo họ duy trì tính cạnh tranh trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi.

Theo khảo sát trở lại làm việc của CDA, 29% nhân viên lo lắng về việc trở lại làm việc và 32% lo ngại về khả năng lây nhiễm từ COVID-19.  

Hơn nữa, 76% ứng viên muốn vị trí tiếp theo của họ hoàn toàn từ xa. Trong khi đó, nếu không có hình thức làm việc từ xa toàn thời gian, 89% ứng viên sẵn sàng chấp nhận sắp xếp công việc tích hợp. Đây là lý do tại sao việc hiểu các nguyên tắc của mô hình làm việc kết hợp là rất quan trọng, vì hầu hết các tổ chức và mọi người không thích làm việc tại chỗ.

6. Nơi làm việc kết hợp của chúng tôi tạo ra môi trường tốt nhất để mọi người cộng tác.

Mô hình văn phòng đầu tiên truyền thống đã thay đổi mãi mãi. Hybrid workplace — hoặc nhanh nhẹn, về cơ bản là một không gian được tăng cường kỹ thuật số hỗ trợ lực lượng lao động tích hợp và phong cách làm việc mới.

• Công việc là về những gì bạn làm, không phải nơi bạn làm điều đó.
• Chúng tôi thiết kế, cấu hình và cung cấp không gian làm việc kỹ thuật số.
• Cho phép nhóm của bạn cộng tác hiệu quả và tận dụng tối đa thời gian trong ngày của họ, bất cứ nơi nào họ làm việc.

Ricoh đã phát triển các công nghệ giúp nâng cao cách mọi người làm việc trong hơn 80 năm. Chúng tôi cung cấp giá trị với các dịch vụ đẳng cấp thế giới bổ sung cho công nghệ của chúng tôi cho hơn 80.000 khách hàng ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương trong nhiều thập kỷ.

Hình 3. Chuyên môn của Ricoh

RICOH Spaces – Nơi Làm Việc Tương Lai Của Bạn

RICOH Spaces cho phép bạn phản ứng với những thay đổi trong cách mọi người làm việc để bạn có thể mang lại trải nghiệm liền mạch cho nhân viên ngay bây giờ và trong tương lai.

Đưa quản lý nơi làm việc dưới một mái nhà, nó tích hợp các hoạt động như đặt bàn, quản lý phòng họp, tìm đường và hơn thế nữa giữ lại trải nghiệm văn phòng vật lý tốt nhất và tích hợp liền mạch với làm việc từ xa tốt nhất.

Nền tảng của bạn cho nơi làm việc trong tương lai, nó mở ra những hiểu biết và khả năng cần thiết để điều chỉnh các cách làm việc không hiệu quả, cải thiện cộng tác và giảm chi phí — chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn về cách thức hoạt động của ngày mai.

TÌM HIỂU THÊM