Quản Lý Không Gian Làm Việc Là Gì Và Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Triển Khai?

17 Thg7 2023

Quản lý không gian làm việc là phương pháp các công ty sử dụng để tăng năng suất, hiệu quả của nhân viên, đồng thời giảm chi phí và cải thiện hiệu suất kinh doanh. Theo dữ liệu mới nhất từ CBRE, ưu tiên sự khỏe mạnh cải thiện năng suất trung bình khoảng 10%.

Giả sử bạn có một khối lượng không gian hạn chế cho 100 nhân viên. Bạn phải nghiên cứu sắp xếp lý tưởng để đảm bảo mọi người có không gian làm việc riêng của mình. Sau đó, đảm bảo mỗi bàn làm việc có đủ ánh sáng, ổ cắm máy tính và phòng có hệ thống điều hòa không khí phù hợp. Nhưng đó chỉ là bắt đầu; còn rất nhiều điều bạn có thể làm để nhân viên cảm thấy thoải mái và hài lòng.

1. Quản lý không gian làm việc có giống với quản lý cơ sở vật chất không?

Quản lý không gian làm việc có một số mối liên hệ với Quản lý Cơ sở vật chất (Facility Management - FM). Bởi vì FM ảnh hưởng đến năng suất, sự hài lòng và động lực của nhân viên, nên có một sự chồng chéo mạnh giữa hai lĩnh vực này. Một nghiên cứu đã phát hiện rằng khi nhiệt độ từ 20 đến 25°C, nhân viên mắc ít lỗi gõ. Một nghiên cứu khác đã phát hiện rằng mức độ độ ẩm có liên quan đến căng thẳng.

Hình 1. Quản lý không gian làm việc

Tuy nhiên, trong khi FM 'trong sáng' tập trung vào các vấn đề kỹ thuật và đo lường hơn (ví dụ: làm thế nào để tối ưu hóa điều hòa không khí hoặc độ ẩm tương đối trong ví dụ trên), quản lý không gian làm việc mở rộng vào các khía cạnh bổ sung. Ví dụ, chúng ta làm thế nào để tối ưu hóa không gian để các nhóm có thể cộng tác? Làm thế nào để chia các khu vực để mọi người có thể gọi điện và tham dự cuộc họp qua video?

Sự thoải mái, ngoài chức năng, là quan trọng. Do đó, người quản lý không gian làm việc có thể tạo ra các khu vực giải trí chung (như phòng yoga hoặc cơ sở thể thao), quản lý căng tin công ty hoặc trung tâm chăm sóc trẻ em, lắp đặt máy bán hàng tự động và cung cấp cà phê hoặc trái cây vào giữa ngày làm việc. Với sự xuất hiện của làm việc linh hoạt, họ hiện nay có trách nhiệm đảm bảo rằng cơ sở vật chất đã sẵn sàng cho các giờ làm việc linh hoạt.

Tất nhiên, quản lý không gian làm việc có sự khác biệt dựa trên loại hình doanh nghiệp và cơ sở vật chất (ví dụ: tòa nhà văn phòng, trung tâm điện thoại, bệnh viện, trung tâm nghiên cứu, không gian làm việc chung, nhà máy và những loại cơ sở khác). Tuy nhiên, nhiệm vụ chung của quản lý không gian làm việc bao gồm:

Tổ chức không gian và yếu tố vật lý
Tối ưu hóa không gian có sẵn
Đảm bảo an toàn nơi làm việc
Lập kế hoạch cho những nhu cầu trong tương lai
Xây dựng một môi trường làm việc tích cực
Quản lý chi phí và phân tích tài chính
Quản lý tài nguyên và tự động hóa.

2. Tại sao bạn nên sử dụng phần mềm quản lý không gian làm việc?

Tất cả thông tin về tài sản và địa điểm, bao gồm yêu cầu sửa chữa và vệ sinh, sử dụng năng lượng và lịch sử tài sản, được tập trung thông qua phần mềm quản lý không gian làm việc. Việc hợp nhất dữ liệu này giúp giảm thiểu "hầm thông tin" và cho phép bạn phân tích các điểm yếu có thể được cải thiện và các lĩnh vực mà nguồn lực đang bị lãng phí.

a) Định vị không gian và tài sản

Khả năng ánh xạ tất cả các cấu trúc và vị trí của tài sản trong mỗi cấu trúc là lợi thế đầu tiên khi sử dụng phần mềm. Ví dụ, Viện Công nghệ Polytechnic của Viana do Castelo có thể sử dụng Infraspeak để quản lý các cơ sở đại học tại bốn thị trấn riêng biệt.

b) Giám sát toàn bộ tài sản

Bạn có thể giám sát tất cả thiết bị và kiểm tra việc tuân thủ bảo dưỡng theo lịch trình thông qua một nền tảng duy nhất. Hơn nữa, việc biết được tài sản nào đang ở giai đoạn nào trong vòng đời tài sản giúp bạn điều chỉnh kế hoạch bảo dưỡng.

c) Quản lý không gian có sẵn

Nên có không gian mở hay không gian văn phòng? Chỗ làm việc cá nhân hay chia sẻ? Bao nhiêu nhân viên phải làm việc trong cùng một văn phòng? Bao nhiêu người có thể làm việc trong một môi trường lao động linh hoạt trong cùng một ngày? Làm thế nào để bạn biết được không gian làm việc và phòng họp nào đã được đặt trước? Quản lý không gian có sẵn mà không sử dụng phần mềm thích hợp là rất khó khăn.

d) Giảm lượng khí thải carbon

Các tòa nhà sử dụng 40% lượng năng lượng và lãng phí 30% năng lượng đó. Kiểm soát việc sử dụng điện và tối ưu hóa việc sử dụng máy lạnh, đặc biệt là thông qua công nghệ thông minh, đóng góp vào việc tiết kiệm năng lượng. (Sử dụng cảm biến, ví dụ, được dự đoán sẽ tiết kiệm đến 20% năng lượng). Do đó, nó thúc đẩy bền vững và giảm lượng khí thải carbon.

e) Nâng cao an toàn nơi làm việc

Việc sử dụng phần mềm quản lý cơ sở vật chất giảm nguy cơ tai nạn lao động. Làm thế nào? Danh sách kiểm tra giảm khả năng sai sót của con người, trong khi các ứng dụng như "người canh gác" đảm bảo rằng các kỹ thuật viên nhận biết được các mối nguy tiềm ẩn liên quan đến từng công việc. Mọi người đều được hưởng lợi từ việc bảo dưỡng, nhưng lại là phần mềm làm cho bảo dưỡng trở nên an toàn cho kỹ thuật viên.

f) Tiến hành phân tích tài chính

Chi phí bất động sản là một trong những khoản chi phí quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Do đó, họ phải tối đa hóa số lượng đó trong khi đảm bảo môi trường thuận lợi cho công việc nhóm. Trách nhiệm của người quản lý không gian làm việc là phân tích hiệu quả trên mỗi mét vuông, tối ưu hóa logisti hàng ngày và tìm kiếm những cơ hội tốt nhất trên thị trường bất động sản.

RICOH Spaces – Giải Pháp Quản Lý Không Gian Làm Việc

RICOH Spaces có thể giải quyết rất nhiều vấn đề từ việc hỗ trợ nhân viên làm việc kết hợp từ văn phòng hoặc từ xa. Cho phép bạn thích nghi với sự thay đổi trong cách làm việc bằng cách cung cấp trải nghiệm nhất quán ngay bây giờ và trong tương lai.

Với RICOH Spaces bạn sẽ không lo lắng về việc mất kết nối giữa các thành viên trong công ty cũng như việc làm việc kết hợp cũng được hỗ trợ nhanh chóng thông qua hệ thống đặt chỗ bàn làm việc, quản lý phòng họp, định vị và quản lý toàn bộ nơi làm việc vào trong một nền tảng duy nhất. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm làm việc từ xa đối với nhân viên khi không phải chật vật khi cần kết nối với những người ở tại văn phòng.

Nền tảng RICOH Spaces sẽ là nơi làm việc tương lai của bạn, mở khoá những thông tin và khả năng cần thiết để thay đổi các phương pháp làm việc không hiệu quả, nâng cao sự cộng tác và giảm những chi phí không cần thiết – chuẩn bị cho công ty bạn về cách hoạt động trong tương lai.

RICOH Spaces – Nơi Làm Việc Tương Lai Của Bạn

RICOH Spaces cung cấp một nền tảng tập trung cho các tổ chức để giám sát và quản lý toàn bộ danh mục tòa nhà của họ.

Các vai trò quản trị có thể được giao cho người dùng địa phương cho mỗi vị trí, cho phép kiểm soát truy cập chính xác và quản lý hiệu quả trên quy mô lớn.

Các chính sách cụ thể cho từng vị trí có thể được triển khai, cung cấp tính linh hoạt và thích nghi để đáp ứng các yêu cầu đa dạng.

Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, RICOH Spaces cho phép bạn mở rộng các giải pháp của mình tương ứng, đảm bảo một hành trình tiết kiệm chi phí và linh hoạt phù hợp với những nhu cầu phát triển của bạn.

Quản lý tổ chức của bạn theo quy mô

a) Mở rộng linh hoạt

Nâng cấp không gian làm việc của bạn với sự hỗ trợ từ Nhóm Dịch vụ Nơi làm việc của chúng tôi
Lựa chọn đổi mới toàn bộ văn phòng
Mua sắm thiết bị và trang thiết bị mới
Đầu tư vào các cảm biến Internet of Things (IoT) và thiết bị Audio-Visual (AV) hàng đầu
Điều chỉnh kế hoạch sàn để phù hợp với các kích thước không gian làm việc khác nhau
Không giới hạn số lượng nhân viên
Tận hưởng một giải pháp có khả năng mở rộng phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp của bạn