Lợi ích của phần mềm quản lý tài liệu trong doanh nghiệp như thế nào?

Hầu như bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể nhận lợi ích từ hệ thống quản lý tài liệu. Phần mềm quản lý tài liệu sẽ có các tùy chọn để hỗ trợ các doanh nghiệp trên tất cả các loại ngành. Cũng như vậy, lợi ích quản lý tài liệu của DocuWare có các giải pháp cho các phòng ban tài chính kế toán, đội ngũ bán hàng và tiếp thị, tổ chức chăm sóc sức khỏe, sản xuất và nhiều tổ chức khác. Dưới đây là một số bộ phận được hưởng lợi nhiều nhất từ việc quản lý tài liệu.

1. Lợi ích quản lý tài liệu đối với phòng nhân sự

Hình 1. Nhân sự

Nhân sự có một số quyết định quan trọng cần đưa ra như thuê ai, làm thế nào để cải thiện quy trình đào tạo nhập môn và cách quản lý nhân viên tốt nhất.

Phần mềm quản lý tài liệu hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự trong các lĩnh vực quan trọng này bằng cách tự động hóa OCR và chụp điện tử hồ sơ nhân viên, tệp nhân sự và tài liệu kinh doanh vào một kho lưu trữ trung tâm. Từ đó, các nhà quản lý nhân sự có thể tạo ra các quy trình làm việc đơn giản để quản lý các lĩnh vực quan trọng này. Hãy xem xét các ví dụ sau:

• Việc tìm kiếm nhân tài phù hợp trở nên dễ dàng hơn vì các ứng dụng, biểu mẫu và email được lưu trữ ở một nơi trung tâm để những người ra quyết định dễ dàng truy xuất và luồng thông tin dễ dàng giữa các thành viên trong nhóm.
• Quy trình giới thiệu nhân viên được cải thiện vì người quản lý có thể tạo quy trình làm việc kỹ thuật số cho tất cả các nhân viên mới. Ví dụ: bạn có thể tự động gửi thông tin chào mừng và định hướng.

2. Lợi ích quản lý tài liệu đối với phòng tài chính kế toán

Hình 2. Tài chính kế toán

Đạt được hiệu quả trong các lĩnh vực tài chính kế toán như các khoản phải trả, các khoản phải thu và kiểm toán tài chính. 

a) Các khoản phải trả

Nhận ra một tốc độ mới trong các tài khoản phải trả bằng cách:

• Nắm bắt hóa đơn giấy và điện tử nhanh chóng, dễ dàng
• Gán tài liệu cho các cấu trúc tệp được xác định trước để dễ dàng truy xuất
• Tự động khớp hóa đơn với đơn đặt hàng
• Cung cấp quy trình làm việc hiệu quả cho quy trình phê duyệt
• Tránh sai sót của con người, giảm xử lý hóa đơn và loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công

b) Các khoản phải thu

Tăng tốc độ thu thập bằng cách liên kết các tài liệu liên quan với quy trình đặt hàng để bạn có thể tạo và xử lý hóa đơn nhanh hơn, đồng thời theo dõi và quản lý thanh toán. Ví dụ: bạn có thể kết hợp phê duyệt thanh toán với quy trình phát hành.

c) Kiểm toán tài chính

Bạn có thể lưu trữ hồ sơ đầy đủ và an toàn về tất cả các giao dịch kinh doanh giúp ích trong quá trình kiểm tra. Chúng bao gồm email, hợp đồng và các thông tin bí mật khác. Truy cập thông tin lịch sử này khi bạn cần, không chậm trễ.

3. Lợi ích quản lý tài liệu đối với phòng Sales và Marketing

Hình 3. Bán hàng và Marketing

Theo một cuộc khảo sát của CSO Insights, "88% chuyên gia bán hàng không thể tìm thấy hoặc đưa ra tài liệu bán hàng quan trọng trên điện thoại thông minh của họ", dẫn đến chu kỳ bán hàng dài hơn và mất giao dịch.

DocuWare giải quyết vấn đề này bằng cách:

• Thu hút khách hàng tiềm năng bằng biểu mẫu web, sau đó có thể được chuyển đến đúng nhóm bán hàng
• Lưu trữ tài liệu tiếp thị và bán hàng quan trọng trong kho lưu trữ kỹ thuật số để truy xuất
• Chia sẻ tài liệu và thông tin liên quan với các thành viên trong nhóm một cách an toàn

Cuối cùng, nhân viên của bạn trở nên được trao quyền, năng suất được cải thiện và các chức năng bán hàng và tiếp thị tốt hơn. Lợi ích quản lý tài liệu là thiết thực cho các bộ phận kinh doanh trong một doanh nghiệp để hoạt động hiệu quả và chính xác hơn.

A. Ba phương pháp hay nhất để thành công và giúp đạt được lợi ích quản lý tài liệu

Hình 4. Phương pháp hay nhất để thành công với giải pháp quản lý tài liệu của bạn

Thực tế cho thấy là, chỉ đơn giản mua một hệ thống quản lý tài liệu và sử dụng nó trong doanh nghiệp của bạn là không tự động mang lại cho bạn tất cả những lợi ích. Đảm bảo rằng bạn làm việc với nhà cung cấp của mình để lập kế hoạch triển khai mạnh mẽ bao gồm đào tạo và giao tiếp cho nhân viên của bạn. Bạn càng nhận được nhiều sự ủng hộ từ nhân viên của mình, họ càng có nhiều khả năng sử dụng phần mềm và giúp thúc đẩy một số lợi ích quản lý tài liệu.

Dưới đây là ba phương pháp hay nhất cần xem xét:

1. Tạo quy trình vận hành tiêu chuẩn cho hệ thống quản lý tài liệu

Lập kế hoạch, quyết định cách bạn muốn hệ thống quản lý tài liệu của mình được sử dụng. Tạo quy trình vận hành tiêu chuẩn và tài liệu đào tạo nhân viên ở tất cả các cấp có thể chuyển sang khi họ có câu hỏi. Nhóm của bạn càng nhất quán trong việc sử dụng phần mềm, lợi ích quản lý tài liệu đạt được càng lớn.

2. Chụp tài liệu càng sớm càng tốt

Không phải mọi tổ chức đều có thể 100% không cần giấy tờ, nhưng lợi ích quản lý tài liệu tốt nhất đạt được khi bạn chuyển đổi càng nhiều tài liệu sang kỹ thuật số càng tốt và chụp chúng càng gần "điểm vào" càng tốt.

Ví dụ, một số loại thư nhất định nên được mở và ngay lập tức được quét và định tuyến đến những người thích hợp dưới dạng tài liệu kỹ thuật số. Quy trình làm việc phải cho phép nhân viên chuyển tiếp tệp đính kèm trực tiếp vào hệ thống quản lý tài liệu, thay vì yêu cầu họ in email tài liệu.

3. Đừng chỉ đơn giản là mô phỏng các quy trình giấy tờ cũ

Giải pháp quản lý tài liệu cung cấp cơ hội để làm nhiều hơn những gì doanh nghiệp có thể làm với các quy trình giấy. Đừng tìm cách tạo quy trình làm việc bắt chước những gì bạn đã làm với giấy. Thay vào đó, hãy tập hợp các chuyên gia về chủ đề trong tổ chức của bạn và thiết kế các quy trình tốt hơn tận dụng tối đa các lợi ích trong phần mềm quản lý tài liệu.

B. Cách triển khai phần mềm quản lý tài liệu

1. Xác định quy trình làm việc phù hợp

Quản lý tài liệu kỹ thuật số phù hợp nhất với quy trình làm việc tập trung vào tài liệu như trong các lĩnh vực kinh doanh đã được xác định: tài chính, bán hàng và tiếp thị và nhân sự. Đây là những quy trình làm việc thường cho phép nhân viên chuyển đổi từ quy trình làm việc thủ công tốn thời gian sang quy trình làm việc tự động hiệu quả.
Để giúp bạn xác định các lĩnh vực này, hãy bắt đầu với những lĩnh vực phổ biến thường mang lại mức tăng năng suất đáng kể, ví dụ: xử lý hóa đơn, giới thiệu nhân viên và quản lý hợp đồng.

2. Xác định các điểm tích hợp

Tích hợp là một đề xuất giá trị cốt lõi của bất kỳ DMS nào. Khi bạn đã xác định quy trình làm việc của mình, hãy tìm các điểm tích hợp. Dưới đây là ví dụ về các điểm tích hợp trong ba quy trình công việc phổ biến đó:

3. Phê duyệt hóa đơn

Hình 5. Phê duyệt hóa đơn

Tích hợp với hệ thống kế toán hoặc ERP đảm bảo rằng thông tin nhất quán trong cả hai hệ thống và loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp. Đây có thể là sự tích hợp với QuickBooks cho một doanh nghiệp nhỏ hơn hoặc với Microsoft Dynamics cho một tổ chức lớn hơn.

4. Giới thiệu nhân viên

Các nhóm nhân sự thường sử dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HCM) như Workday hoặc SAP Success Factors để quản lý thông tin nhân viên và sử dụng tự động hóa văn phòng nhằm đảm bảo rằng các tài liệu hỗ trợ được nắm bắt, định tuyến, ký, hoàn thành, phê duyệt và lưu trữ với các cài đặt bảo mật thích hợp.

5. Quản lý hợp đồng

Quản lý tài liệu tích hợp với các công cụ mà các nhóm pháp lý và mua sắm trực tiếp bằng cách: Microsoft Office và Microsoft Outlook. Sự thành công của các nhóm quản lý hợp đồng phụ thuộc đáng kể vào quy trình làm việc có cấu trúc hỗ trợ bảo mật mạnh mẽ và kiểm soát phiên bản.

C. Nền tảng chuyển đổi số toàn diện - DocuWare: Quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc

Ricoh hiện nay cung cấp giải pháp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, ra đời từ năm 1988. Giải pháp DocuWare giúp cho doanh nghiệp chuyển đổi số tài liệu, quản lý & làm việc với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây hoặc tại máy chủ công ty. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình làm việc nâng cao năng suất công việc thông qua các nền tảng cốt lõi, tăng tính cạnh tranh.

DocuWare – nơi lưu trữ mọi thủ tục, giấy tờ tài liệu của doanh nghiệp. Đơn giản hóa và tự động hóa các quy trình từ truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo chỉ với một phần mềm duy nhất, nhờ sự trợ giúp từ công nghệ trí tuệ nhân tạo & máy học.

Dưới đây là video mô tả lợi ích quản lý tài liệu của DocuWare giúp tự động hóa quy trình hóa đơn.

VỀ DOCUWARE

Liên hệ