Tại sao lại chọn giải pháp Nội dung và Cộng tác

Tại sao lại chọn giải pháp Nội dung và Cộng tác

72% trưởng phòng IT có ý kiến rằng các quy trình quản lý dữ liệu số cho phép tổ chức của họ liên tục vận hành kể cả trong các tình huống không lường trước được.

Forrester, 2020

Cách chúng ta làm việc đã bị thay đổi. Cho các doanh nghiệp có nghĩa là thay đổi cách bảo mật dữ liệu và chuẩn bị chúng sẵn sàng cho nhân viên sử dụng, bất kỳ lúc nào và bất kỳ vị trí nào khi họ cần.

Để làm việc hiệu quả, nhân viên cần sự truy cập dễ dàng đến tài liệu và nâng cao quy trình làm việc—và nó yêu cầu hàng loại các giải pháp. Thử thách ở đây là kết hợp nhiều hệ thống và tạo ra độ hiệu quả. Thứ bạn cần đó chính là cách tiếp cận tích hợp có thể phối hợp dữ liệu, tài liệu và quy trình làm việc. Giải pháp Nội dung và Cộng tác chính là đáp án cho tất cả câu hỏi của bạn.

Những giá trị được tạo ra bởi giải pháp Nội dung và Cộng tác

Giải pháp tài liệu và quy trình số là một trong các chìa khoá cho phép các doanh nghiệp tận dụng công nghệ để hoạt động hiệu quả trong thời kỳ hiện nay. Nhưng các lợi ích mang lại không giới hạn trong việc giữ nhân viên được kết nối, có động lực và năng suất.

Các giải pháp này cho phép các công ty đơn giản hoá các chiến dịch, giữ vững độ cạnh tranh và cắt chi phí. Vì vậy nhiều công ty tiên tiến đã tích hợp chúng từ trước khi nó trở thành một điều cần thiết.

10 lợi ích của giải pháp Nội dung và Cộng tác

Doanh nghiệp đang triển khai giải pháp Nội dung và Cộng tác được hưởng các lợi ích như:

1. Khả năng cung cấp khách hàng dịch vụ chăm sóc tốt hơn

   Tài liệu số, truy cập đến dữ liệu và quy trình tự động hoá giúp giảm tác động từ thời gian chờ, gọi lại, thiếu tài liệu và cuối cùng, nâng cao chất lượng của dịch vụ chăm sóc khách hàng.

2. Hoàn thành nhiều hơn, nhanh hơn

3. Tăng cường làm việc từ xa

   Cùng tài liệu và quy trình làm việc số, doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục vận hành xa vượt xa hơn cả văn phòng vật lý, cung cấp bạn với sự linh hoạt và kiên cường trong thích nghi với sự thay đổi.

4. Giảm thiểu chi phí lưu trữ

   Lưu trữ giấy đi kèm với một lượng chi phí không nhỏ. Nếu bạn chọn ứng dụng có nền tảng đám mây, bạn không cần các kiến trúc hạ tầng tại chỗ, cắt giảm chi phí của lưu trữ tài liệu theo cách truyền thống.

5. Nâng cao bảo mật dữ liệu

   Mức độ bảo mật thay đổi theo từng hệ thống. Giải pháp ở mức độ dành cho doanh nghiệp như SharePoint Online, Laserfiche, và DocuWare, đi kèm là các tính năng bảo mật mạnh mẽ.

6. Nâng cao khả năng tiếp cận

   Một giải pháp Nội dung và Cộng tác khiến cho tài liệu sẵn sàng được sử dụng đồng thời đảm bảo độ bảo mật của nó. Nhiều người có thể truy cập đến tài liệu chỉ hơn nhưng chỉ khi họ được cấp phép.

7. Quy mô hoá và tích hợp

   Giải pháp Nội dung và Cộng tác tích hợp cùng với các công cụ bạn dùng hằng ngày, cung cấp khả năng quy mô hoá đến các doanh nghiệp để hỗ trợ tăng trưởng và thay đổi cùng nhu cầu của doanh nghiệp.

8. Hỗ trợ liên tục cho doanh nghiệp

   Từ các sao lưu đám mây đơn giản và thời gian khôi phục dữ liệu nhanh chóng cho làm việc từ xa, giải pháp tài liệu số và quy trình làm việc có thể làm cho doanh nghiệp của bạn bền vững hơn.

9. Đưa ra quyết định sáng suốt hơn

   Tích hợp các ứng dụng khác mở ra cơ hội chuyển hoá dữ liệu trong tài liệu cả bạn thành các kiến thức kinh doanh cao cấp. Giúp bạn có đầy đủ thông tin và nâng cao khả năng đưa ra quyết định sáng suốt nhanh chóng.

10. Nhân viên gắn kết hơn

    Tập trung kho lưu trữ và tự động hoá quy trình làm việc đảm bảo nhân viên truy cập đến thông tin họ cần nhanh chóng nhất trong khi đảm bảo cộng tác diễn ra dễ dàng hơn.

Các giải pháp Nội dung và Cộng tác nào sẽ đúng cho bạn?

Bạn có rất nhiều lựa chọn khi đến chọn giải pháp Nội dung và Cộng tác. Các lựa chọn miễn phí có thể đáp ứng được nhu cầu ngắn hạng nhưng yêu cầu nhiều nỗ lực vì thiếu sự tích hợp cùng các hệ thống khác. Trong khi đó, các hệ thống tích hợp chất lượng cao có thể rất tốn kém.

Khi đánh giá các hệ thống, dây là các câu hỏi cần cân nhắc:

• Nhu cầu chính cần được giải quyết là gì?
• Nó có thêm hay giảm một bước vào quá trình không?
• Bạn có được độ bảo mật bạn cần không?
• Hệ thống có sắp xếp hay tích hợp tài liệu, hay tạo ra các hố chứa?
• Loại quy trình nó cung cấp là gì?
• Liệu nó có mang đến giá trị với mức giá bạn muốn?

Tất nhiên bạn có thể có nhiều câu hỏi và sự cân nhắc cụ thể hơn cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng các câu hỏi này được lập ra như một hướng dẫn chung vững chắc.