Sử dụng đám mây một cách an toàn để giúp bạn kết nối

Giải pháp đám mây tích hợp Flex của Ricoh mang đến sự đổi mới hoạt động mà bạn cần để quản lý số hóa in ấn và tài liệu, mà vẫn giảm thiểu chi phí. Chúng ta hãy xem cách nó cải thiện năng suất và hiệu quả đầu tư của bạn như thế nào

Tại sao bạn cần tích hợp điện toán đám mây

Hầu hết nội dung, thông tin và dữ liệu ngày nay chỉ được tạo ra và tồn tại ở định dạng kỹ thuật số. Đúng không? Sai ! Mặc dù tất cả chúng ta đều mơ về văn phòng không giấy, nhưng khi chúng ta nhìn xung quanh không gian làm việc của mình. Chúng ta có thể dễ dàng thấy hàng đống bản in và các tài liệu khác vẫn cần được số hóa để dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và đảm bảo bảo mật.

Thường năng suất bị lãng phí và mất đi rất nhiều vì thời gian dành cho tìm kiếm tài liệu, điều này càng chứng minh tài liệu cần phải được số hóa để dễ dàng lưu trữ và bảo mật. Chưa kể các vấn đề bảo mật thường xảy ra khi các tài liệu nhạy cảm bị bỏ quên trong khay máy in! Đó là lý do tại sao mọi thứ nên được lưu trữ hiệu quả và an toàn trên đám mây, mặc dù, trong thực tế, các tài liệu vật lý vẫn cần thiết. Tin vui là Giải pháp Đám mây tích hợp Flex của Ricoh có thể quản lý số hóa tất cả các tài liệu và nhu cầu in của bạn mà vẫn đảm bảo giảm thiểu chi phí.

Flex là gì?

Môi trường đám mây tích hợp với thiết bị của Ricoh giúp bạn gia tăng được năng suất,  nhờ kết hợp với các thiết bị đa chức năng (MFP) của Ricoh mà không cần máy chủ, tích hợp hệ thống, cập nhật phần mềm hoặc bảo trì liên tục. Việc thiết lập rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn bất kỳ ứng dụng Flex nào bạn cho người dùng trên giao diện thiết bị và cấu hình tùy chỉnh của bạn sẽ được tự động tải xuống từ tất cả các thiết bị Ricoh được bật Flex

Flex Cloud được thiết kế để tối đa hóa việc sử dụng và năng suất của MFPs, chưa kể giảm lãng phí và chi phí in không cần thiết. Quan trọng nhất, Flex Cloud bổ sung một lớp bảo mật đám mây cho toàn bộ tài liệu của bạn. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về cách thức mà Flex Flex Cloud giúp công việc kinh doanh của bạn hiệu quả hơn.

Bước đầu tiên trong chuyển đổi số

Hoán đổi các quy trình thủ công tốn nhiều thời gian và các công việc bị hạn chế về mặt công nghệ bằng giải pháp Nhận Dạng Ký Tự Quang Học Tự Động (OCR) và chuyển đổi file là điểm tốt nhất để bắt đầu. Các tài liệu được quét có thể được tìm kiếm và dễ dàng chuyển đổi sang các định dạng số có thể chỉnh sửa - bao gồm SPDF, Word và Excel. Không cần phải nhập lại tài liệu hoặc dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian.

Bạn có thể quét trực tiếp vào email hoặc các ứng dụng đám mây an toàn khác như Google Drive, Dropbox, Office 365, Evernote và Salesforce. Từ thiết bị được hỗ trợ Flex Cloud của bạn chọn ứng dụng đích, điều chỉnh cài đặt và sau đó quét tài liệu dưới định dạng số và lưu trữ chúng trong tài khoản đám mây của bạn. Không còn cần đến những phương pháp rườm rà và không an toàn như gửi email tài liệu cho chính bạn, lưu và sau đó tải trên một thiết bị riêng biệt.

Tùy chỉnh theo từng quy mô

Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm và yêu cầu khác nhau. Cách bạn quản lý, lưu trữ, in và chia sẻ thông tin  tùy thuộc vào nhiều yếu tố, như loại hình doanh nghiệp, vị trí của khách hàng và phương thức làm việc di động/ từ xa. Ricoh có một loạt các đầu nối Flex Cloud được tùy chỉnh với các quy trình kỹ thuật số được cấu hình trước để phù hợp với các môi trường khác nhau: văn phòng, văn phòng tiên tiến, giáo dục và pháp lý. Trong mỗi tùy chọn, có thêm các cài đặt có thể điều chỉnh để giúp tùy chỉnh các ứng dụng và quy trình cho doanh nghiệp theo nhu cầu của bạn.

Tuy nhiên, quan trọng nhất là khả năng điều chỉnh và mở rộng các gói dịch vụ khi doanh nghiệp của bạn thay đổi và phát triển. Việc thêm các thiết bị hoặc ứng dụng mới rất đơn giản, dễ hiểu và không cần phải có sự thay đổi lớn trong hoạt động CNTT. Với Ricoh Flex Cloud, chúng tôi sẽ hỗ trợ công nghệ để bạn có thể tập trung vào phát triển doanh nghiệp của mình và gia tăng năng suất hơn nhờ vào cơ sở hạ tầng và con người.