7 Mẹo — Tiến gần hơn đến không giấy

7 Mẹo triển khai văn phòng không giấy

72% người IT ra quyết định nêu rằng tổ chức của họ sử dụng một sự kết hợp giữa các quy trình giấy và kỹ thuật số.

Forrester, 2020

Hướng dẫn này sẽ từng bước vạch ra các chiến thuật chủ chốt cho doanh nghiệp có thể tiến đến môi trường không giấy với đầy đủ thông tin có giá trị, tất cả cùng hệ thống triển khai linh hoạt cho bất kỳ hệ sinh thái IT

7 Mẹo hướng đến một văn phòng không giấy

Trong khi loại bỏ hoàn toàn giấy có thể không là chiến thuật thực tế, công nghệ thông minh có thể tăng cường hiệu năng doanh nghiệp của bạn và giảm thiểu chi phí—đồng thời tăng độ bền vững.

Đây là cách bạn có thể đến gần hơn tới một văn phòng không giấy:

1. Thu thập dữ liệu

   Bước đầu tiên là tìm hiểu cách doanh nghiệp bạn sử dụng giấy. Sau đó, tính chi phí của các quy trình phụ thuộc vào giấy. Thiết lập điểm cơ sở từ dữ liệu đã thu thập giúp bạn nhận diện các bước tiến nhỏ, khi bạn tiến gần hơn đến số hoá tài liệu và đánh giá tiến triển so với mục tiêu kinh doanh.

2. Lưu trữ thông minh

   Hầu hết các tổ chức quét dữ liệu chỉ khi cần thiết. Khi tất cả các giao dịch giấy được hoàn thành, chúng mới được tổng hợp và lưu trữ số. Giới thiệu giải pháp lưu trữ thông minh như một bước dài hạn trong quy trình của bạn, có thể giúp loại bỏ các vòng lặp quét dữ liệu tốn thời gian.

   Doanh nghiệp có thể mở khoá vốn tiết kiệm chi phí và lợi ích khi thêm giải pháp lưu trữ thông minh có thể chuyển đổi tài liệu giấy thành PDF hoặc các định dạng khác như Word, và chuyển hướng chúng đến các nền tảng lưu trữ đám mây hay địa chỉ email.

3. Kho trung tâm lưu trữ nội dung

   Doanh nghiệp lý tưởng nên có một hoặc nhiều kho trung tâm lưu trữ như SharePoint Online, cho các tài liệu số của họ. Khi được tuỳ chỉnh hợp lí đến nhu cầu của nhân viên và yêu cầu của quy trình làm việc, một kho lưu trữ trung tâm có thể tạo ra nhiều điều kì diệu cho một công ty có môi trường làm việc tích hợp.

4. Giải pháp phần cứng “vượt khuôn khổ”

   Nhân viên thường xuyên in tài liệu cho các mục đích tham khảo và so sánh. Thiết lập hệ thống màn hình kép có thể giảm thiểu in ấn và lượng giấy bị tích tụ bằng cách cho phép so sánh trực tiếp trên màn hình. Nghiên cứu cho thấy hệ thống màn hình kép nâng cao năng suất và cung cấp các lợi ích công thái học.

5. Biểu mẫu điện tử

   Những ngày của điền mẫu giấy bằng viết chì và viết mực không hẳn là kết thúc, nhưng chắc chắn chúng đang được giảm thiểu. Biểu mẫu điện tử cho nhân viên và khách hàng là cách thông minh để giảm thiểu giấy, quy trình trùng lặp và chi phí nhập dữ liệu.

6. Hiểu các quy định và tuân thủ

   Đến với quản lí các tài liệu số thay giấy tờ, các doanh nghiệp cần đảm bảo tuân theo các yêu cầu pháp luật. Có nội quy quy định rõ ràng cách các bản ghi kỹ thuật số được quản lí và đảm bảo bản sao điện tử được đối xử như bản gốc trong các thủ tục pháp lí là điều quan trọng.

7. Chữ ký điện tử

   Giải pháp chữ ký điện thử cung cấp cách giảm thiểu lượng giấy được dùng trong doanh nghiệp. Không chỉ tiết kiệm thời gian, bảo mật thông tin tài liệu đồng thời được đảm bảo. Một giải pháp chữ ký điện tử tích hợp với kho lưu trữ dữ liệu cho phép bạn lưu trữ tất cả tài liệu trong một nơi và ký điện tử chúng.

Mơ đến một văn phòng không giấy?

Tạo một văn phòng không giấy hoặc giảm lượng giấy được dùng có thể không xảy ra qua đêm, và là một dự án lâu dài. Nó là một quy trình yêu cầu sự quyết tâm đến tạo ra một văn hoá công sở mới, ủng hộ sự thay đổi vì lợi ích chung lớn hơn.

Đến với chúng tôi để được chuyên gia tìm ra giải pháp tối ưu cho bạn. Hãy bắt đầu hành trình đến một văn phòng không giấy, cùng nhau.