5 điều bạn cần làm trước khi chuyển sang không gian làm việc mở dựa trên hoạt động

Bạn cảm thấy nơi làm việc của mính chật chội hay mất liên lạc? Có thể đã đến lúc phải thay đổi.

Đến bây giờ, bạn chắc chắn đã đọc về những lợi ích của việc chuyển đổi sang không gian làm việc mở dựa trên hoạt động. Có khả năng, câu chuyện bạn đọc có một số hình ảnh về những căn phòng hầu như không được công nhận là nơi làm việc cách đây 15 hoặc 20 năm, với các nhân viên làm việc tại các bàn mở ngay cạnh nhau, thay vì bên trong một căn phòng nhỏ. Bố cục không gian làm việc mở dựa trên hoạt động này chắc chắn trông đẹp hơn phong cách của văn phòng cũ

Nếu bạn muốn nhân viên cảm thấy được đầu tư vào thay đổi, bạn phải giải thích tại sao phải thay đổi

Xem xét điều này, không có gì ngạc nhiên khi bố trí không gian làm việc mở dựa trên hoạt động đã trở nên khá phổ biến trong một số tổ chức. Những bố trí này có thể sử dụng không gian có sẵn hiệu quả hơn , khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên và phù hợp với nhiều phong cách làm việc khác nhau để đạt được năng suất tối đa.

Mọi người nói rằng đó không phải mọi chuyện sẽ hoàn toàn tốt đẹp khi chuyển sang không gian làm việc mở dựa trên hoạt động. Một số công nhân có thể không thích thực hiện một sự thay đổi mạnh mẽ như vậy. Một số có thể không hoạt động tốt trong khoảng cách gần với những người khác. Nhưng bạn có thể tránh được nhiều rắc rối đó bằng cách làm theo năm mẹo đơn giản sau.

1. Lên kế hoạch

Đây là một trong những điều rõ ràng nhất, và thường bị bỏ qua nhất. Bạn cần một kế hoạch vượt xa hơn những điều như "đây là nơi chúng tôi sẽ đặt những cái bàn này"

Đây là một sự thay đổi khá đáng kể trong tổ chức của bạn và nếu bạn sẽ nhận được những lợi ích thúc đẩy suất mà không gian làm việc mở dựa trên hoạt động có thể mang lại, bạn cần xem xét một loạt các yếu tố; làm thế nào để sử dụng không gian hiệu quả nhất, làm thế nào để phù hợp với các phong cách làm việc khác nhau, truyền đạt với lực lượng lao động của bạn tại sao thay đổi và hơn thế nữa.

Nhưng bạn cũng nên xem xét sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến quá trình và hoạt động kinh doanh của bạn như thế nào. Rất đơn giản, việc phá vỡ một bức tường có thể gây ra sự gián đoạn nghiêm trọng cho quy trình kinh doanh hàng ngày của bạn.

Điểm mấu chốt: Thay đổi ảnh hưởng đến mọi người một cách khác nhau và những thay đổi nhỏ đối với bạn có thể là một thay đổi lớn đối với người làm việc bên dưới bạn. Hãy ghi nhớ điều đó và có kế hoạch trước khi thực hiện thay đổi. Tất nhiên, điều này cũng có nghĩa là bạn nên

2. Tập trung vào con người

Thay đổi là tốt khi nhân viên biết những gì đang sắp tới - và tại sao.

Nghĩ lại thời điểm mà một sự thay đổi đang diễn ra và tất cả những gì bạn nghe được từ đồng nghiệp của mình là phỏng đoán về những thay đổi và tác động của nó đối với bạn và tổ chức của bạn. Những cuộc trò chuyện đó rất hiếm khi tích cực. Bạn đang cố gắng ngăn tình huống đó xảy ra trong tổ chức của mình và trong khi một số người có thể không đồng ý, việc cởi mở và thẳng thắn về ý định và lý do của bạn để thực hiện những thay đổi này có thể giúp hạn chế rất nhiều vấn đề.

Các kế hoạch dù được tạo ra tốt nhất cũng không ý nghĩa nếu nhân viên của bạn không cảm thấy thoải mái trong môi trường làm việc của họ. Điều này liên quan đến những người hướng nội, những người thấy việc làm việc trong một môi trường mở như vậy hoàn toàn mệt mỏi. Nếu điều đó xảy ra với một số nhân viên của bạn, thì việc cung cấp nhiều lựa chọn làm việc khác nhau để phù hợp với họ là quan trọng hơn bao giờ hết.

Để nuôi dưỡng văn hóa công ty giúp hiểu được những nhu cầu này và cho phép người hướng nội được là chính họ - mà không phải lo lắng rằng họ sẽ bị coi là nhân viên tồi vì không tương tác với người khác nhiều như một số nhân viên hướng ngoại của bạn cũng thật sự quan trọng.

Chúng ta cần cung cấp không gian nơi mọi người trong công ty, bất kể khác tính cách hay vai trò, cũng sẽ cảm thấy thoải mái.

3. Thiết kế bố cục nơi làm việc của bạn

Ai cũng đều biết rằng mọi người có cách làm việc khác nhau. Nhưng tệ nhất là , môi trường không gian làm việc mở dựa trên hoạt động là một giải pháp phù hợp với một kích thước, có thể loại bỏ tất cả mọi người trong cùng một môi trường làm việc, bất kể nó có hiệu quả nhất đối với người đó hay không. Trong một cuộc phỏng vấn với Fast Company, nhà tư vấn thiết kế John Kerrigan đã nói điều này về kiểu bố trí này:

"Chúng tôi cần cung cấp không gian nơi mọi người trong công ty, bất kể tính cách hay vai trò nào, cũng sẽ cảm thấy thoải mái."

Thay vào đó, hãy xem xét việc cung cấp một loạt các lựa chọn cho môi trường làm việc. Một số chuyên gia đề nghị cung cấp ít nhất 6 loại không gian làm việc khác nhau: không gian nơi bạn làm việc một mình, không gian nơi một nhóm có thể làm việc, không gian nơi nhiều nhóm có thể làm việc cùng nhau; mỗi không gian này với các tùy chọn cho không gian mở và đóng / riêng.

Việc Cung cấp sự riêng tư thích hợp là một khía cạnh quan trọng trong cách bố trí nơi làm việc của bạn. Các nghiên cứu đã phát hiện ra rằng cảm giác riêng tư trong công việc góp phần mạnh mẽ vào sự hài lòng và hiệu suất công việc. Nhưng một không gian làm việc mở dựa trên hoạt động có thể không phù hợp sự riêng tư. Làm thế nào để bạn đảm bảo sự riêng tư trong một môi trường làm việc, nơi hầu hết mọi người đang làm việc tại bàn di động chứ không phải bàn cố định?

Có một câu trả lời đơn giản: Cung cấp một không gian riêng tư nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi giữ đồ đạc cá nhân của họ. Mặc dù nhiều người thích tùy chọn dựa trên hoạt động, một bố cục không có không gian để nhân viên xem như là không gian riêng của sẽ gần như không thể hiệu quả cho tổ chức của bạn.

4. Xem xét nhu cầu nổi bật của bạn

Mỗi nơi làm việc đều khác nhau, và có những điều hiệu quả ở môi trường này nhưng lại không ở nơi khác.

Điều này đúng đối với các phòng ban cũng như đúng giữa các tổ chức. Hãy xem xét ví dụ về quản lý nhân sự hoặc tài liệu trong một ngành được kiểm soát chặt chẽ như chăm sóc sức khỏe hoặc bảo hiểm. Một không gian mở,cho phép hợp tác, không hiệu quả giữa các phòng ban nơi sự riêng tư và bảo mật là yếu tố chính. Thay vào đó, bạn nên cung cấp cho các yếu tố cho lực lượng lao động của bạn một nơi làm việc không chỉ đáp ứng nhu cầu của họ, mà còn xem xét loại công việc họ làm.

5. Đảm bảo thông tin được kết nối

Doanh nghiệp vốn phức tạp, bao gồm nhiều bộ phận cùng làm việc hướng tới cùng một mục tiêu. Để thành công, thông tin phải được lưu chuyển tự do thông qua tổ chức. Công nghệ phải cho phép nhân viên kết nối và hợp tác cả trong và ngoài văn phòng. Và nếu nhân viên của bạn có quyền truy cập vào thông tin phù hợp và công nghệ phù hợp, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, năng suất cao hơn và đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn cho tổ chức của bạn.

Nơi làm việc của bạn là nơi lực lượng lao động của bạn truy cập, chia sẻ và tương tác với thông tin kinh doanh quan trọng và là nơi các nhân viên của bạn kết nối và cộng tác. Đó là nơi mà nhân viên, công nghệ và thông tin của doanh nghiệp tích hợp với nhau - và với không gian làm việc phù hợp, bạn có thể hợp tác trong toàn bộ tổ chức của mình.

Mặc dù có nhiều tranh cãi phản đối không gian làm việc mở dựa trên hoạt động, hầu hết đều cho rằng một phiên bản phù hợp với tất cả không phù hợp tinh cách và phong cách làm việc của nhân viên. Bằng cách hướng nhân viên nhìn về tương lai trong khi chuyển đổi sang không gian làm việc mới và bằng cách làm theo năm quy tắc đơn giản này, bạn có thể nhận được nhiều lợi ích hơn của không gian làm việc mở dựa trên hoạt động.

Bài viết gốc được viết bởi Karen Henry.