Hướng Dẫn Cơ Bản Về Quản Lý Hợp Đồng

1. Quản lý hợp đồng là gì? 

Quản lý hợp đồng là quá trình lập kế hoạch, quản lý và quản lý hợp đồng từ khi tạo ra đến khi hết hạn hoặc gia hạn. Trách nhiệm bao gồm soạn thảo, đàm phán, phê duyệt, thực hiện và giám sát hợp đồng sau khi được thực hiện. Giám sát bao gồm theo dõi các điều khoản và điều kiện hợp đồng, quản lý hiệu suất và đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ được đáp ứng. Mục tiêu của nó là đảm bảo rằng doanh nghiệp đang đạt được lợi ích tối đa từ hợp đồng trong khi kiềm chế chi phí và giảm rủi ro.  

2. Tại sao bạn cần phần mềm quản lý hợp đồng? 

Theo Cottrill Research, hợp đồng có vai trò trong 80% giao dịch kinh doanh. Tất cả chúng ta đều nhận ra giá trị của việc duy trì các hợp đồng tuân thủ pháp luật, nhưng liệu ai đó có thể xử lý công việc này mà không cần số hóa không? 

Chắc chắn, nó có thể được thực hiện. Tuy nhiên, điều này đặt ra câu hỏi về đầu tư thời gian cần thiết cho một cách tiếp cận thủ công. Bên cạnh đó, nhu cầu kiểm soát chất lượng và sửa chữa những sai lầm tiềm ẩn do lỗi của con người sẽ làm tăng thêm thời gian cho quá trình. Tiến hành đánh giá thủ công nhanh chóng để nắm bắt mọi lỗi sẽ không có gì là phi thường. 

Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng và tự động hóa các quy trình tạo ra nhiều thời gian hơn để dành cho các nhiệm vụ ưu tiên và bổ ích cao và có thể tiết kiệm trung bình 92 phút cho mỗi hợp đồng.  

3. Sự khác biệt giữa quản lý hợp đồng và quản lý vòng đời hợp đồng là gì? 

Một trong những điểm khác biệt chính giữa quản lý hợp đồng với hệ thống quản lý tài liệu (DMS) và quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) là CLM được xây dựng nhằm mục đích quản lý hợp đồng. Ngược lại, DMS có thể quản lý các hợp đồng cũng như các tài liệu và quy trình trong mọi bộ phận của công ty bạn.  

CLM có nhiều tính năng dành riêng cho hợp đồng hơn, nhưng chúng có thể nhiều hơn nhu cầu của công ty bạn. Khả năng của nó hữu ích nhất nếu công ty của bạn tạo ra nhiều hợp đồng mới từ đầu. Nó cũng có thể hữu ích nếu hợp đồng của bạn có xu hướng yêu cầu thay đổi giữa thực hiện và ngày kết thúc của chúng. Đây không phải là vấn đề đối với phần lớn các công ty. Khi hợp đồng được thực hiện, nó thường không cần thay đổi thêm.  

CLM có nhiều công cụ hỗ trợ đàm phán, quản lý rủi ro và tuân thủ. Chúng bao gồm redlineing, và đàm phán và theo dõi nghĩa vụ. Một lần nữa, đây là những tính năng chỉ cần thiết nếu công ty của bạn thực hiện một lượng lớn các hợp đồng có giá trị cao. 

Làm thế nào bạn có thể quyết định giữa DMS và CLM? Kết quả nên dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn. Khi bạn hiểu được điểm chung và khác biệt giữa quản lý hợp đồng với DMS và quản lý vòng đời hợp đồng, bạn có thể chọn giải pháp phù hợp với công ty của mình. 

4. Các giai đoạn vòng đời hợp đồng 

1. Khởi đầu

Xác định sự cần thiết của hợp đồng và xác định mục tiêu và kỳ vọng của các bên liên quan. Đây cũng là lúc để xác nhận ai sẽ ký thỏa thuận cho mỗi bên.  

2. Soạn thảo

Thiết lập các điều khoản và điều kiện bao gồm phạm vi của thỏa thuận, nghĩa vụ, thời hạn và điều khoản thanh toán. Hầu hết các hợp đồng có thể được tạo bằng cách sửa đổi các mẫu hiện có thay vì tạo một tài liệu hoàn toàn mới.  

3. Đàm phán

Các bên liên quan làm việc để đạt được thỏa thuận về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Trong khi các nhà quản lý hợp đồng tập trung vào việc giảm thiểu chi phí, điều quan trọng là cả hai bên đều hài lòng với kết quả.

4. Xem xét và phê duyệt

Trong giai đoạn này, mỗi bên xem xét các điều khoản và điều kiện một cách cẩn thận. Một khi hợp đồng được thực hiện, sửa đổi, nó có thể tốn thời gian và tốn kém. Sử dụng quy trình làm việc kỹ thuật số và chữ ký điện tử giúp tăng tốc đáng kể quá trình này.

5. Thực hiện

Một khi tất cả mọi người liên quan ký hợp đồng, nó ràng buộc về mặt pháp lý. Mối quan hệ kinh doanh được thiết lập và nghĩa vụ của mỗi bên được xác định.  Ở giai đoạn này, hợp đồng được coi là một "hợp đồng thực hiện". Thuật ngữ "hợp đồng được thực hiện đầy đủ" được áp dụng khi tất cả các nghĩa vụ hợp đồng đã được thực hiện và thời hạn hợp đồng kết thúc.  

6. Bộ nhớ

Đảm bảo lưu trữ hợp đồng của bạn ở một vị trí tập trung và an toàn. Truy cập có kiểm soát cũng rất quan trọng để công ty của bạn tuân thủ quy định.  

Chuẩn bị để lưu trữ hiệu quả bắt đầu khi bạn thiết lập hệ thống của mình. Lập chỉ mục hợp đồng của bạn với các trường dữ liệu hỗ trợ cách bạn muốn tổ chức và tìm kiếm chúng. Ví dụ: bạn có thể muốn bao gồm tên công ty, ngày, loại hợp đồng, trung tâm chi phí, trạng thái, ngày bắt đầu và ngày gia hạn. Điều quan trọng nữa là các trường này, cũng như các quy ước đặt tên tệp, được sử dụng nhất quán giữa các phòng ban.  

7. Giám sát

Giám sát hợp đồng liên quan đến việc xác nhận rằng tất cả các bên liên quan đến hợp đồng đang đáp ứng các điều khoản và điều kiện của nó. Điều này bao gồm đảm bảo rằng hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn đã thỏa thuận, được giao đúng tiến độ và trong ngân sách đã được phê duyệt và mọi người đều đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý và quy định. 

Giám sát thường xuyên cho phép một cách tiếp cận chủ động để giải quyết vấn đề. Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức, giám sát có thể là trách nhiệm của người quản lý hợp đồng, nhóm pháp lý hoặc bộ phận tài chính.   

8. Gia hạn hoặc đóng hợp đồng

Mọi hợp đồng đều có hiệu lực trong một khoảng thời gian giới hạn. Ít nhất 30 -90 ngày trước ngày gia hạn, đã đến lúc xem xét hợp đồng và quyết định gia hạn, đàm phán lại hay chấm dứt. Giai đoạn này là cần thiết để đảm bảo hợp đồng vẫn phù hợp và cập nhật. Nếu công ty của bạn không hài lòng với một dịch vụ hoặc sản phẩm hoặc không còn cần nó nữa, hãy đóng hợp đồng. Sau đó lưu trữ nó để tham khảo trong tương lai.  

Case study: Một Công Ty Truyền Thông Quản Lý Thành Công Hợp Đồng Với Docuware

Một công ty truyền thông sở hữu 50 đài truyền hình ở phía đông bắc cần một giải pháp để quản lý tốt hơn hàng trăm hợp đồng trị giá cao.  

Các hợp đồng này chủ yếu dành cho:

• Quyền phân phối truyền hình 
  
• Bảo trì thiết bị  
  
• Cho thuê văn phòng và thiết bị

Trước DocuWare, các nhà quản lý kinh doanh tại mỗi trạm đã theo dõi ngày gia hạn hợp đồng trên bảng tính. Gần như không thể theo dõi ngày tháng một cách hiệu quả bằng bảng tính và PDF. Khi công ty gia hạn hợp đồng trong thời hạn gia hạn 90 ngày, họ đã được giảm giá. Nếu không, họ đã bị tính toàn bộ số tiền. Mỗi người quản lý doanh nghiệp chịu trách nhiệm giám sát hơn 30 hợp đồng hợp vốn. Vì vậy, điều cần thiết là hợp lý hóa việc quản lý hợp đồng và không bỏ lỡ khoản tiết kiệm cho các khoản thanh toán đúng hạn. 

Đầu tiên, công ty tập trung đàm phán hợp đồng và theo dõi gia hạn và tự động hóa toàn bộ quy trình. Bây giờ, nó đang ở trên đầu trang của các điều khoản hợp đồng và gia hạn một cách dễ dàng. Hợp đồng dễ dàng được lập chỉ mục, lưu trữ và truy xuất trong DocuWare, và giải pháp tự động theo dõi ngày gia hạn.  

Với một kho lưu trữ kỹ thuật số trung tâm, các hợp đồng và tài liệu liên quan được tổ chức tốt và có thể được tìm thấy nhanh chóng. Mỗi người quản lý doanh nghiệp nhận được thông báo qua email 90 ngày trước ngày gia hạn. Vì vậy, họ có thể xem xét, gia hạn, đàm phán lại hoặc chấm dứt hợp đồng đúng hạn.  

Công ty đã mở rộng việc sử dụng DocuWare của họ bằng cách cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng nhập hợp đồng của họ vào hệ thống, tìm kiếm chúng khi cần thiết và quản lý thanh toán. Cung cấp các hợp đồng tập trung và có thể tìm kiếm cho nhiều văn phòng của mình là một trong những lợi ích của DocuWare nổi bật nhất. Ban quản lý cũng đánh giá cao khả năng mở rộng của DocuWare và kết quả là mở rộng việc sử dụng nó sang các bộ phận khác.

1. Các phương pháp hay nhất để quản lý hợp đồng hiệu quả

a) Tập trung lưu trữ 

Thiết lập một kho lưu trữ hợp đồng tập trung cải thiện tính minh bạch của các cam kết kinh doanh của công ty bạn. Hệ thống quản lý hợp đồng hoạt động hiệu quả nhất khi được triển khai trên đám mây. Điều này cho phép nhân viên làm việc từ mọi nơi trên thế giới bằng mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải đợi ai đó nhận được bản sao vật lý của hợp đồng để chỉnh sửa hoặc ký nó. 

b) Tự động hóa quy trình làm việc 

Tự động hóa thông báo gia hạn để tránh bỏ lỡ chiết khấu, có thêm thời gian để lên kế hoạch đàm phán lại và ngừng thanh toán cho các dịch vụ bạn không còn sử dụng nữa. Công ty của bạn cũng sẽ đẩy nhanh quá trình phê duyệt nội bộ, giảm thời gian cần thiết để hợp đồng được thực hiện và đảm bảo mọi bước trên đường đi đã được hoàn thành. Ví dụ: bạn có thể cải thiện quy trình phê duyệt bằng cách tự động gửi yêu cầu đến nhóm pháp lý hoặc cố vấn bên ngoài để ký hợp đồng khi được yêu cầu. 

c) Sử dụng kiểm soát phiên bản  

Kiểm soát phiên bản sắp xếp, gắn nhãn và bảo quản từng bản nháp cho đến khi phiên bản cuối cùng được hoàn thành. Nó theo dõi các sửa đổi đối với bản nháp, ai đã thực hiện chúng và khi chúng xảy ra và ghi lại hoạt động trong nhật ký kiểm toán. Khi một thành viên trong nhóm tìm kiếm hợp đồng, phiên bản mới nhất sẽ tự động được hiển thị.  

d) Tối đa hóa sự cộng tác    

Nhật ký giao tiếp thời gian thực và cơ chế phản hồi làm giảm nguy cơ thông tin sai lệch và lỗi. Thông báo tự động có thể được sử dụng để liên hệ để nhận phản hồi.  

e) Sử dụng chữ ký điện tử 

Chữ ký điện tử (đôi khi được gọi là "chữ ký số") làm giảm việc sử dụng giấy và đơn giản hóa quy trình làm việc tài liệu an toàn của bạn. Chúng được định nghĩa là đơn giản, nâng cao và có trình độ. Chữ ký đơn giản được sử dụng khi bảo mật và xác nhận danh tính của người ký không phải là ưu tiên.   

Chữ ký nâng cao và đủ điều kiện chứng minh rằng các cá nhân cung cấp cho họ đồng ý với các điều kiện được nêu trong tài liệu họ đang ký, xác nhận tính xác thực của tài liệu và xác nhận danh tính của người ký. Bên cạnh việc cung cấp bảo mật, lưu trữ và truy xuất dễ dàng, chữ ký điện tử cho phép mọi người ký từ xa, nếu họ có quyền truy cập vào web. Trong hầu hết các trường hợp, chữ ký điện tử tiên tiến và đủ điều kiện là ràng buộc về mặt pháp lý.   

f) Đảm bảo tuân thủ 

Các yêu cầu tuân thủ được đáp ứng khi tất cả các bên liên quan tuân thủ các điều khoản và điều kiện và hành động theo các tiêu chuẩn ngành, luật pháp và quy định của chính phủ.  

Các mẫu được phê duyệt trước có thể được sử dụng theo yêu cầu cho phép các nhóm kinh doanh làm việc độc lập trên các hợp đồng với rủi ro tối thiểu. 
Công ty của bạn có trách nhiệm lưu trữ hợp đồng theo các quy định về quyền riêng tư. Bạn nên chỉ định một thành viên trong nhóm cập nhật những thay đổi lớn đối với các yêu cầu tuân thủ.  

g) Thực hiện báo cáo và phân tích 

Báo cáo kỹ thuật số đơn giản hóa việc quản lý hợp đồng bằng cách cung cấp thông tin bạn cần để đánh giá trạng thái hợp đồng. Có kiến thức phù hợp cho phép công ty của bạn xác định các cơ hội và giảm thiểu rủi ro. Khi nhóm của bạn không phải tìm kiếm thông qua nhiều bảng tính, công ty của bạn ít có khả năng bỏ lỡ các ngày, nghĩa vụ và thanh toán quan trọng. 

h) Yêu cầu chứng nhận SOC2 

Chọn nhà cung cấp có chứng nhận SOC 2. SOC2 là viết tắt của System and Organizational Controls. Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã tạo ra chứng nhận. Mục tiêu của nó là bảo vệ dữ liệu khách hàng khỏi việc sử dụng trái phép và các mối đe dọa mạng. Để đạt được sự tuân thủ SOC2, một nhà cung cấp phần mềm được kiểm toán bởi một công ty tư vấn độc lập chuyên đánh giá xem nó có đáp ứng Tiêu chí Dịch vụ Tin cậy của AICPA hay không. Quá trình chứng nhận bao gồm đánh giá chuyên sâu về các chính sách và quy trình của công ty để xử lý dữ liệu, kiểm tra kiểm soát bảo mật, kiểm tra thâm nhập mạng và tổng quan về hoạt động của trung tâm dữ liệu. 

2. Tích hợp công nghệ trong quản lý hợp đồng

Phần mềm quản lý tài liệu tích hợp với các hệ thống nghiệp vụ khác như ERP, CRM và phần mềm tài chính. Sự tích hợp này đảm bảo rằng dữ liệu hợp đồng được đồng bộ hóa trong toàn tổ chức dẫn đến tính nhất quán và chính xác.  

Một số công ty kết hợp DMS với CLM và chỉ sử dụng CLM cho các hợp đồng có rủi ro cao nhất. Trong những trường hợp này, các hợp đồng tiêu chuẩn như NDA và thỏa thuận nhà cung cấp định kỳ được xử lý trong DMS.  DMS cũng có thể được sử dụng cùng với CLM để tận dụng kho lưu trữ tập trung và lưu trữ có giá hợp lý.  

Ngoài ra, các công ty xử lý khối lượng hợp đồng lớn có thể tích hợp các hệ thống và sử dụng DMS để tạo mẫu, lưu trữ và quản lý tài liệu. Ví dụ: CLM có thể không có khả năng lưu trữ các tài liệu liên quan cùng với hợp đồng.  Khi các giải pháp hoạt động cùng nhau, các tài liệu này có thể được lưu trữ trong DMS và được truy cập trực tiếp bằng phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng. 

3. Bảo mật dữ liệu trong quản lý hợp đồng

Hệ thống quản lý tài liệu có thể cung cấp các biện pháp bảo mật toàn diện để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi các mối đe dọa bên ngoài và bên trong. Mã hóa là một cơ chế bảo mật quan trọng để bảo mật dữ liệu của công ty bạn. Hợp đồng nên được lưu trữ với Tiêu chuẩn mã hóa nâng cao (AES), đây là tiêu chuẩn của Hoa Kỳ để bảo vệ các tài liệu chính thức. AES sử dụng nhiều vòng mã hóa và an toàn và đáng tin cậy hơn các phương pháp cũ hơn. 

Lưu lượng dữ liệu phải di chuyển qua HTTPS với mã hóa TLS. Điều này ngăn chặn dữ liệu quan trọng như mật khẩu và thông tin tài chính bị tin tặc nắm bắt. Dữ liệu khách hàng phải được bảo mật qua VPN tại các trung tâm dữ liệu đám mây. Ngoài ra, các công nghệ như HSTS nên được sử dụng để bảo vệ các dịch vụ đám mây chống lại các cuộc tấn công hạ cấp và chiếm quyền điều khiển cookie. 

a) Kiểm soát truy cập 

Ngoài việc chống lại các mối đe dọa mạng, công ty của bạn nên nhận thức được các rủi ro bảo mật nội bộ. Ví dụ, ngăn chặn nhân viên thực hiện hợp đồng mà không thông qua các kênh phê duyệt thông thường và ngăn chặn truy cập trái phép.  

Công ty của bạn nên hạn chế quyền truy cập theo vai trò, bộ phận hoặc cá nhân tùy thuộc vào hoàn cảnh. Hệ thống sẽ thông báo cho bạn về những nỗ lực trái phép để truy cập hợp đồng.  

b) Biên bản kiểm tra 

Biên bản kiểm tra ghi lại các thay đổi và ai đã thực hiện chúng, cung cấp thêm một lớp bảo mật. Tính minh bạch này cực kỳ hữu ích khi các câu hỏi xuất hiện, ví dụ, ai đã phê duyệt giao dịch, sửa đổi tài liệu hoặc giám sát quy trình chất lượng. 

c) Lưu trữ đám mây an toàn 

Tìm kiếm sự bảo vệ chống lại ransomware và phần mềm độc hại khác. Với một nền tảng như Microsoft Azure làm nền tảng, 99% tất cả các loại virus đã được biết đến, đó là lý do tại sao một tài liệu bị ô nhiễm được nhận ra ngay lập tức và thậm chí không thể lưu trữ. Ngay cả một loại virus hoàn toàn mới cũng không thể lây lan sang các tài liệu khác của tổ chức, vì phần mềm độc hại không có quyền truy cập vào kho dữ liệu tương ứng.  

d) Sao lưu dữ liệu

Đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục với các bản sao lưu dữ liệu dự phòng được lưu ở các vị trí khác nhau. Đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh với nhiều phiên bản sao lưu dữ liệu. Các tệp của bạn phải được lưu an toàn ở các vị trí địa lý khác nhau. Với cách tiếp cận này, nếu xảy ra lỗi hệ thống hoặc thiên tai, hợp đồng và dữ liệu liên quan có thể trực tuyến trở lại ngay lập tức. Sau đó, hợp đồng và dữ liệu liên quan có thể trực tuyến trở lại ngay lập tức.  

4. DMS hợp lý hóa các quy trình quản lý hợp đồng như thế nào?

DMS chứa một thư viện các mẫu được tiêu chuẩn hóa đã được bộ phận pháp lý của công ty bạn hoặc cố vấn bên ngoài xem xét. Làm việc với các mẫu này giúp giảm thời gian và công sức cần thiết để soạn thảo hợp đồng. Phần mềm cũng cung cấp kiểm soát phiên bản cho phép nhân viên theo dõi các thay đổi theo thời gian và làm rõ tài liệu nào là phiên bản mới nhất. Điều này ngăn ngừa sự nhầm lẫn và loại bỏ nguy cơ lỗi do thông tin lỗi thời hoặc nhân viên vô tình làm việc trên các phiên bản hợp đồng khác nhau.  

Nếu không có quản lý tài liệu kỹ thuật số, các hợp đồng thường được xử lý bởi nhiều bộ phận và được nộp riêng. Vì vậy, tìm kiếm chúng lãng phí thời gian và trì hoãn tiến độ. 
Quy trình làm việc tự động đảm bảo rằng các hợp đồng tuân theo quy trình phê duyệt chính thức, loại bỏ sự chậm trễ và giảm rủi ro. Phần mềm này cũng tự động hóa việc theo dõi các cột mốc và thời hạn. Thông báo qua email đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.   

Hệ thống tự động có thể ngăn nhân viên thực hiện hợp đồng chưa được phê duyệt theo chính sách của công ty. Đây là một sai lầm có thể dẫn đến hậu quả tài chính và pháp lý lâu dài. Quy trình làm việc thực thi các nguyên tắc của công ty giúp đảm bảo thực hiện hợp đồng nhanh chóng và tuân thủ các quy định của chính phủ. 

Từ thỏa thuận dịch vụ đến hợp đồng nhà cung cấp và mọi thứ ở giữa, việc theo dõi hợp đồng có thể nhanh chóng trở nên quá sức. Đây là lúc quản lý hợp đồng xuất hiện. Điều này rất cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn bảo vệ tài sản của mình, ngăn ngừa mất doanh thu, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ các yêu cầu quy định.

Bởi vì nhóm của bạn có cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về quy trình quản lý hợp đồng, các nút thắt cổ chai có thể được xác định và giải quyết sớm trong vòng đời hợp đồng.  
Với các tính năng quản lý hợp đồng của DocuWare, bạn có thể dễ dàng quản lý và xử lý hợp đồng của mình từ tất cả các phòng ban và chu kỳ hợp đồng – và luôn cập nhật chúng.

Quy trình làm việc kỹ thuật số phù hợp với nhu cầu của bạn đảm bảo rằng tất cả các quy trình liên quan đến hợp đồng được phối hợp hoàn hảo và chạy như một chiếc đồng hồ Thụy Sĩ. Nhờ lưu trữ trung tâm, tài liệu của bạn có thể được truy xuất trên toàn công ty suốt ngày đêm và chỉ bằng một nút bấm. Báo động hợp đồng tích hợp cũng đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn thanh toán hoặc hủy bỏ. 

Tóm lại

Bối cảnh kinh doanh và kỹ thuật số liên tục thay đổi, vì vậy các tổ chức phải luôn cập nhật những thay đổi để giữ cho hoạt động diễn ra suôn sẻ.  

Với DMS, con đường từ tạo hợp đồng đến lưu trữ an toàn trở thành quy trình liền mạch, minh bạch và bền vững. Nó đảm bảo rằng các tổ chức đáp ứng các nghĩa vụ hợp đồng của họ và phát triển mạnh trong môi trường kinh tế đầy thách thức ngày nay.

VỀ DOCUWARE