Quản Lý Hồ Sơ Là Gì Và Tại Sao Bạn Cần Nó?

1. Quản lý hồ sơ là gì? 

Một tài liệu chứa thông tin đang được sử dụng. Ngược lại, hồ sơ là bằng chứng về một giao dịch, quyết định hoặc cam kết mà một tổ chức hoặc cá nhân đã thực hiện. Chúng được lưu trữ ở dạng cuối cùng trong trường hợp cần thiết để xác nhận rằng một hành động đã diễn ra. Quản lý hồ sơ đảm bảo rằng thông tin này được tổ chức, truy cập và duy trì theo các yêu cầu pháp lý, quy định và hoạt động. Các công ty, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức giáo dục và cơ quan chính phủ phải tuân theo các yêu cầu duy trì.  

Quá trình này liên quan đến việc lưu trữ an toàn hồ sơ, xử lý chúng khi thời gian lưu giữ của chúng trôi qua và bảo quản hồ sơ phải được lưu giữ vĩnh viễn.  

Các loại bản ghi phổ biến bao gồm: 

• Hợp đồng: Khi các điều khoản được thỏa thuận, chúng đã được ký kết bởi tất cả các bên liên quan và sẵn sàng được thực hiện   
  
• Hóa đơn: Khi chúng được phê duyệt và thanh toán 
  
• Báo cáo kết thúc bất động sản: Khi tài sản được chuyển giao cho chủ sở hữu mới 
  
• Báo cáo chi phí: Khi báo cáo và biên lai kèm theo được nộp, và nhân viên được hoàn trả 

Một số tài liệu có thể được xử lý ngay khi chúng không còn hữu ích và không bao giờ trở thành hồ sơ. Chúng thường bao gồm các mục như bản nháp; phiên bản không chính xác của tài liệu có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc định dạng; trùng lặp và thông báo và lời nhắc được tạo tự động. 

2. Tại sao quản lý hồ sơ lại quan trọng đối với các doanh nghiệp?

Quản lý hồ sơ không chỉ là một "tốt đẹp để có". Mặc dù hồ sơ không còn cần thiết để thực hiện các công việc hàng ngày, nhưng chúng vẫn là một tài liệu tham khảo thiết yếu. Nhân viên của bạn dựa vào họ khi, ví dụ, họ cần trả lời các câu hỏi từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ.  Trả lời kiểm toán viên và chứng minh sự tuân thủ là những tình huống khác khi hồ sơ được tổ chức tốt là rất quan trọng. 

Quản trị thông tin thiết lập các giao thức và quy trình kinh doanh và xác định chức năng nào chịu trách nhiệm đảm bảo chúng được thực hiện. Quản lý hồ sơ là một phần quan trọng trong cấu trúc quản trị tổng thể của một tổ chức.  

Đây là một số vai trò hỗ trợ quan trọng nhất mà quản lý hồ sơ đóng trong việc hỗ trợ các mục tiêu tổng thể của quản trị thông tin. 

Quản lý rủi ro: Quản lý rủi ro xác định và giải quyết các lỗ hổng có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tài chính, bảo mật dữ liệu, danh tiếng và tiếp xúc pháp lý của tổ chức. Quản lý hồ sơ mạnh mẽ giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ không đầy đủ, vi phạm dữ liệu, truy cập trái phép và tranh chấp pháp lý. Nó hỗ trợ việc bảo quản các hồ sơ quan trọng và giúp các tổ chức lập kế hoạch cho tương lai. 

Tuân thủ: Các công ty phải tuân theo luật pháp và quy định quản lý việc lưu giữ và bảo vệ một số loại thông tin nhất định. Để đảm bảo công ty của bạn tiếp tục tuân thủ: 

• Theo kịp những thay đổi gần đây trong quy định quản lý hồ sơ 
  
• Hiểu hậu quả của vi phạm 
  
• Xác định điểm yếu trong quy trình quản lý hồ sơ hiện tại của bạn  

Đặt quá khứ trong bối cảnh: Hồ sơ đóng vai trò là lịch sử hoạt động, quyết định và thành tích của một tổ chức. Chúng cung cấp một cơ sở để phân tích và lập kế hoạch trong tương lai. 

3. Lợi ích của việc quản lý hồ sơ hiệu quả là gì? 

Quản lý hồ sơ cải thiện hiệu quả, hợp lý hóa hoạt động, tăng cường bảo vệ dữ liệu và có thể tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp.  

• Hiệu quả và năng suất: Hồ sơ được tổ chức tốt góp phần vào hiệu quả hoạt động. Nhân viên có thể nhanh chóng xác định vị trí và truy xuất thông tin, giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ và cải thiện năng suất tổng thể.  
• Ra quyết định sáng suốt hơn: Truy cập vào thông tin chính xác và kịp thời là rất quan trọng để ra quyết định sáng suốt. Quản lý hồ sơ đảm bảo rằng những người ra quyết định có dữ liệu đáng tin cậy trong tầm tay để đưa ra lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp và nhân viên của mình. 
  
• Tiết kiệm chi phí: Quản lý hồ sơ hiệu quả có thể dẫn đến tiết kiệm chi phí bằng cách giảm vật lý, giảm rủi ro kiện tụng và hợp lý hóa quy trình kinh doanh. 

4. Quản lý hồ sơ hiện đại hoạt động như thế nào? 

Mỗi loại bản ghi có một vòng đời được xác định trước đưa nó từ khi tạo đến khi xử lý, với mỗi giai đoạn đòi hỏi sự chú ý cẩn thận. Các công cụ kỹ thuật số đóng một vai trò quan trọng, cung cấp các giải pháp tự động để phân loại, lập chỉ mục, lưu trữ an toàn và lưu trữ và xử lý khi thời gian lưu giữ của chúng kết thúc. 

Trong hầu hết các trường hợp, tài liệu điện tử đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tuân thủ giống như giấy. Vẫn còn những tài liệu nên được giữ ở định dạng giấy. Chúng bao gồm di chúc, ủy thác, hợp đồng công chứng với con dấu nâng lên, quyền sở hữu tài sản, séc và kỳ phiếu. Thông thường, các công ty quét các tài liệu này và lưu trữ chúng bằng kỹ thuật số để tạo bản sao lưu điện tử. 

Khi công nghệ tiến bộ, cách quản lý hồ sơ hoạt động cũng vậy. Dưới đây là một số khía cạnh chính của quản lý hồ sơ hiện đại: 

• Số hóa: Quản lý hồ sơ hiện đại thường là kỹ thuật số, tập trung vào việc tạo, lưu trữ và quản lý hồ sơ ở định dạng điện tử. Điều này tạo điều kiện cho việc truy cập, truy xuất và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. 
  
• Lịch lưu giữ tự động: Quản lý hồ sơ hiện đại liên quan đến việc tự động hóa và tuân thủ lịch trình lưu giữ theo yêu cầu của các quy định của tiểu bang, liên bang hoặc ngành và nhu cầu kinh doanh của bạn. Các lịch trình này phác thảo thời gian lưu giữ hồ sơ và khi nào hoặc nếu chúng có thể được xử lý.
  
• Giải pháp dựa trên đám mây: Nhiều tổ chức lựa chọn các giải pháp quản lý hồ sơ dựa trên đám mây. Điều này cho phép truy cập từ xa và di động, khả năng mở rộng và bảo mật nâng cao. Thêm vào đó, có thêm lợi ích của việc sao lưu dữ liệu thời gian thực ở nhiều địa điểm và khôi phục thảm họa nhanh chóng.
  
• Các biện pháp bảo mật nâng cao: Với các mối đe dọa ngày càng tăng đối với bảo mật dữ liệu, quản lý hồ sơ hiện đại kết hợp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ. Điều này bao gồm mã hóa, kiểm soát truy cập và kiểm tra bảo mật thường xuyên để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
  
• Tự động hóa và AI: Tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng được tích hợp vào các quy trình quản lý hồ sơ. Điều này bao gồm phân loại tài liệu tự động, khả năng tìm kiếm thông minh và sử dụng AI để phân tích dữ liệu để có được cái nhìn sâu sắc hơn.
  
• Tích hợp với các quy trình kinh doanh: Quản lý hồ sơ hiệu quả hơn khi được tích hợp với các quy trình kinh doanh rộng lớn hơn của tổ chức. Điều này đảm bảo rằng các bản ghi được tạo và quản lý liền mạch như một phần của quản lý quy trình làm việc hàng ngày.
  
• Giám sát tuân thủ: Các hệ thống quản lý hồ sơ hiện đại thường bao gồm các tính năng để giám sát và đảm bảo tuân thủ các quy định và yêu cầu pháp lý khác nhau. Điều này rất quan trọng để tránh các vấn đề pháp lý và hình phạt.
  
• Cải tiến liên tục: Các tổ chức thường xuyên đánh giá và cập nhật các quy trình quản lý hồ sơ của họ. Cải tiến liên tục liên quan đến việc kết hợp phản hồi, bám sát các tiến bộ công nghệ và thích ứng với những thay đổi trong bối cảnh pháp lý. 

5. Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để quản lý hồ sơ?

Quản lý hồ sơ tập trung vào việc cung cấp quyền truy cập cho nhân viên được ủy quyền, đảm bảo an toàn thông tin độc quyền và thực thi lịch trình lưu giữ. Một hệ thống quản lý tài liệu cung cấp các chức năng này cũng như khả năng quản lý tài liệu là một phần của quy trình kinh doanh đang diễn ra. Mục tiêu của nó bao gồm lưu trữ và truy xuất dễ dàng, thu thập và phân loại tài liệu giấy và điện tử, tự động hóa quy trình làm việc, bảo mật tài liệu và dữ liệu cũng như bảo vệ chống lại các mối đe dọa mạng. 

Các tài liệu đang hoạt động và các phương tiện khác được gắn thẻ siêu dữ liệu trong DMS dựa trên nội dung, ngày tạo và các thông tin liên quan khác. Khi tài liệu này trở thành một phần của bản ghi, siêu dữ liệu bổ sung có thể được thêm vào. Điều này đơn giản hóa quy trình quản lý hồ sơ bằng cách cung cấp một khuôn khổ có tổ chức để phân loại, lưu trữ và truy xuất. 

Đây là lý do tại sao các tổ chức như của bạn chọn sử dụng DMS để quản lý hồ sơ. 

• Lưu trữ tập trung: DMS cung cấp một kho lưu trữ tập trung đảm bảo các bản ghi được lưu giữ theo cách có cấu trúc, giúp dễ dàng xác định vị trí và truy xuất chúng. 
  
• Chụp tài liệu nâng cao: Chụp hiệu quả cho dù thông qua quét tài liệu vật lý hoặc nhập tệp điện tử.  
  
• Kiểm soát phiên bản: Hệ thống quản lý tài liệu thường bao gồm các tính năng kiểm soát phiên bản. Các tính năng này rất quan trọng để theo dõi các thay đổi tài liệu theo thời gian, đảm bảo phiên bản mới nhất và chính xác nhất luôn có sẵn. 
  
• Siêu dữ liệu và lập chỉ mục: DMS cho phép gán siêu dữ liệu cho tài liệu, bao gồm thông tin như loại tài liệu, tác giả, ngày tạo và từ khóa, tạo điều kiện phân loại có tổ chức và truy xuất nhanh. 
  
• Kiểm soát truy cập: Hạn chế và quản lý những người có thể xem, chỉnh sửa hoặc xóa các bản ghi cụ thể. Cuối cùng, điều này giúp duy trì bảo mật dữ liệu và đảm bảo thông tin nhạy cảm chỉ có thể truy cập được đối với người dùng được ủy quyền. 
  
• Tích hợp quy trình làm việc: đảm bảo rằng việc quản lý hồ sơ được nhúng liền mạch vào hoạt động hàng ngày của tổ chức. Tài liệu có thể được gửi thông qua các quy trình phê duyệt và hồ sơ có thể được phân loại tự động dựa trên các quy tắc được xác định trước. 
  
• Tìm kiếm và truy xuất: Hệ thống quản lý tài liệu có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng định vị các bản ghi cụ thể một cách nhanh chóng. Các tùy chọn tìm kiếm nâng cao, bao gồm từ khóa, dữ liệu meta và tìm kiếm toàn văn bản, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các bản ghi cụ thể. 
  
• Biên bản kiểm tra: tài liệu đã truy nhập vào tài liệu, thời điểm tài liệu được truy nhập và nếu có thay đổi. Điều này rất quan trọng cho mục đích tuân thủ và cung cấp tính minh bạch trong việc sử dụng hồ sơ. 
  
• Chính sách lưu giữ: DMS cho phép các tổ chức xác định và thực thi các chính sách lưu giữ cho các loại tài liệu khác nhau, đảm bảo hồ sơ được lưu giữ trong thời gian cần thiết để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định và được xử lý thích hợp. 
  
• Sao lưu và khôi phục thảm họa: Hệ thống quản lý tài liệu thường bao gồm các tính năng sao lưu và khôi phục thảm họa mạnh mẽ. Điều này bảo vệ hồ sơ chống mất dữ liệu do lỗi hệ thống, thảm họa hoặc các sự kiện không lường trước khác. 
  
• Tích hợp với các phần mềm kinh doanh khác: DMS có thể được tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp khác, chẳng hạn như hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), đảm bảo tính nhất quán và gắn kết giữa các chức năng tổ chức khác nhau. 

Hệ thống quản lý tài liệu cho phép công ty của bạn tổ chức, theo dõi và bảo vệ hồ sơ một cách có hệ thống. Sử dụng DMS để đáp ứng các yêu cầu quản lý hồ sơ cung cấp khả năng truy cập nâng cao, lịch lưu giữ tự động và bảo mật nâng cao. Nó có thể là một phần quan trọng trong việc hiện đại hóa các hoạt động quản trị thông tin tại tổ chức của bạn. 

Tìm hiểu thêm về cách Docuware có thể trợ giúp bằng cách yêu cầu bản demo.

VỀ DOCUWARE