Cách Tối Đa Hóa Năng Suất Bằng Cách Sử Dụng Tự Động Hóa Quy Trình Và Quản Lý Tài Liệu

1. Tự động hóa quy trình là gì? 

Tự động hóa quy trình sử dụng công nghệ để tự động hóa hoạt động kinh doanh, đồng thời giảm nhu cầu can thiệp thủ công. Nó chuẩn hóa và sắp xếp các hành động bằng cách sử dụng các quy tắc kinh doanh mà công ty của bạn xác định. Điều này đảm bảo rằng các quy trình trong toàn công ty là nhất quán, loại bỏ sự nhầm lẫn có thể xảy ra khi các cá nhân hoặc bộ phận có những cách khác nhau để thực hiện cùng một công việc.

Bạn có thể đã tự hỏi về sự khác biệt giữa tự động hóa quy trình và tự động hóa quy trình làm việc. Tự động hóa quy trình liên quan đến việc thiết kế một loạt các quy trình công việc được kết nối với nhau để tối ưu hóa toàn bộ quy trình. Quy trình làm việc quản lý các tác vụ riêng lẻ trong khi tự động hóa quy trình có cái nhìn rộng hơn và xác định các bước, điểm quyết định và thực tiễn phê duyệt trong mỗi quy trình làm việc trong một quy trình. 

2. Tại sao tự động hóa quy trình lại quan trọng? 

Nhiều công ty nhận ra rằng một số nhiệm vụ thường ngày nhất định rất tốn thời gian và không đòi hỏi nhiều nỗ lực tinh thần. Nói chung, việc thực hiện các chức năng tẻ nhạt và lặp đi lặp lại này mà không cần tự động hóa có thể làm giảm tinh thần của nhân viên và hạn chế khả năng dành thời gian cho các hoạt động đóng góp cho các dự án kinh doanh quan trọng của công ty bạn. Ngoài việc tăng sự hài lòng của nhân viên, tự động hóa quy trình cung cấp sự gia tăng hiệu quả có thể đo lường được tác động đến lợi nhuận. 

3. Lợi ích của tự động hóa quy trình là gì? 

Tự động hóa quy trình là một công cụ mạnh mẽ mang lại một loạt các lợi thế bao gồm: 

• Cải thiện năng suất: Tự động hóa quy trình thông minh nâng cao hiệu suất của lực lượng lao động cho phép công ty của bạn hoàn thành nhiều việc hơn với cùng số lượng nhân viên.  
  
• Tuân thủ dễ dàng hơn: Nếu không có các quy trình tự động, thống nhất, công ty của bạn có nguy cơ gian lận, vi phạm các quy tắc bảo mật và không có khả năng tạo ra các tài liệu cần thiết cho kiểm toán. Tự động hóa quy trình bảo vệ tổ chức của bạn bằng cách thực thi các quy tắc kinh doanh, cảnh báo bạn về những sai sót không chủ ý và loại bỏ lỗi của con người. 
  
• Giảm chi phí: Tự động hóa quy trình kinh doanh tăng độ chính xác và cắt giảm các lỗi tốn kém liên quan đến công việc thủ công. Bằng cách đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn, nó làm giảm nhu cầu làm thêm giờ và thuê thêm trong thời gian có nhu cầu cao.
  
• Tích hợp dữ liệu: Tự động hóa quy trình cho phép trao đổi dữ liệu giữa hệ thống quản lý tài liệu (DMS), phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các ứng dụng kinh doanh khác cho phép ra quyết định nhanh hơn, sáng suốt hơn. 
  
• Sự gắn kết của nhân viên mạnh mẽ hơn: Khi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được tự động hóa, nhân viên có xu hướng có động lực hơn. Quản lý các nhiệm vụ phức tạp trở nên dễ dàng hơn, dẫn đến một môi trường làm việc tích cực hơn khuyến khích sự hợp tác. 
  
• Tăng khả năng thích ứng: Tự động hóa quy trình thông minh có thể mở rộng để linh hoạt khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Công ty của bạn có thể thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi nhanh hơn và duy trì lợi thế cạnh tranh của bạn. 

4. Một số trường hợp sử dụng phổ biến là gì? 

a) Xử lý hóa đơn

• Nhập dữ liệu: Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn bằng Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và đưa vào hệ thống kế toán. 
  
• Quy trình làm việc: Định tuyến hóa đơn cho người quản lý thích hợp để phê duyệt dựa trên các quy tắc được xác định trước.
  
• Xử lý thanh toán: Lên lịch và thực hiện thanh toán sau khi hóa đơn được phê duyệt, đảm bảo giao dịch kịp thời và chính xác.
  
• Đối chiếu: Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu giao hàng để xác minh tính chính xác.

b) Nguồn nhân lực  

• Tuyển dụng: Định tuyến sơ yếu lý lịch, theo dõi ứng viên và lên lịch phỏng vấn. 
  
• Giới thiệu: Thu thập thông tin tuyển dụng mới như thỏa thuận không tiết lộ và thư chấp nhận đề nghị. Và thiết lập tài khoản email, đặt hàng máy tính và phân công các mô-đun đào tạo. 
  
• Thời gian và chấm công: Theo dõi giờ làm việc của nhân viên, quản lý yêu cầu nghỉ phép và tích hợp với hệ thống bảng lương của bạn. 
  
• Quản lý hiệu suất: Đặt lời nhắc, theo dõi hoàn thành, thu thập thông tin và tổng hợp phản hồi. 
  
• Đào tạo và phát triển: Ghi danh nhân viên vào các chương trình đào tạo bắt buộc, theo dõi tiến độ và xác nhận hoàn thành.

c) Quản lý hợp đồng

• Tạo và phê duyệt: Soạn thảo hợp đồng bằng cách sử dụng các mẫu và điều khoản được xác định trước và định tuyến chúng để phê duyệt nội bộ và bên ngoài. 
  
• Theo dõi và tuân thủ: Theo dõi các điều khoản hợp đồng, ngày gia hạn và các yêu cầu tuân thủ và gửi thông báo cho thời hạn sắp tới. 
  
• Lưu trữ và truy xuất: Lưu trữ hợp đồng trong một kho lưu trữ tập trung để dễ dàng truy cập và truy xuất, với các chức năng tìm kiếm mạnh mẽ. 
  
• Gia hạn và chấm dứt: Kích hoạt gia hạn hoặc chấm dứt dựa trên các điều khoản hợp đồng.

d) Quản lý chuỗi cung ứng

• Xử lý đơn hàng: Nhập đơn hàng, theo dõi tình trạng lô hàng và cập nhật mức tồn kho.
  
• Quản lý nhà cung cấp: Hợp lý hóa giao tiếp với nhà cung cấp, tự động xác nhận đơn hàng và theo dõi việc giao hàng. 
  
• Quản lý hàng tồn kho: Sắp xếp lại hàng tồn kho dựa trên các ngưỡng được xác định trước và nhu cầu dự báo. 

e) Các phương pháp hay nhất về tự động hóa quy trình

1. Xác định các nút thắt cổ chai và điểm đau: Xác định các khu vực có khả năng xảy ra tắc nghẽn, thiếu hiệu quả và chậm trễ không cần thiết. Những điểm đau này là ứng cử viên chính cho tự động hóa. Tham khảo ý kiến của các nhóm có liên quan, thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu để xác định các quy trình cần được tự động hóa trước tiên. 
   
2. Xác định mục tiêu: Xác định rõ mục tiêu mà công ty bạn muốn đạt được. Những mục tiêu này có thể tập trung vào các lĩnh vực như cải thiện tốc độ, độ chính xác, phân bổ nguồn lực và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. 
   
3. Thiết kế quy trình làm việc: Lập kế hoạch dòng công việc phác thảo chuỗi hành động cần thiết để hoàn tất quy trình. Vạch ra từng bước, bao gồm luồng tài liệu, vai trò của người tham gia và các điểm quyết định. 
   
4. Định cấu hình quy trình: Đưa thiết kế của bạn vào hành động bằng cách thiết lập các trình kích hoạt, điều kiện và quy tắc trong phần mềm tự động hóa quy trình.
   
5. Kiểm tra và tinh chỉnh: Kiểm tra kỹ lưỡng quy trình công việc trong môi trường được kiểm soát, còn được gọi là hộp cát, không truy cập vào các phần khác của mạng cơ sở hạ tầng công nghệ của bạn trước khi triển khai chúng. Điều này cho phép nhóm của bạn xác định lỗi hoặc các vấn đề không mong muốn và tinh chỉnh quy trình công việc dựa trên kết quả kiểm tra của bạn. 
   
6. Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình tự động. Đảm bảo họ hiểu nó ảnh hưởng đến vai trò và trách nhiệm của họ như thế nào và cách xử lý các trường hợp ngoại lệ hoặc lỗi. Đảm bảo bạn cung cấp tài liệu chi tiết và video hướng dẫn mà nhân viên có thể sử dụng để tham khảo.  
   
7. Giám sát và tối ưu hóa: Sau khi thực hiện, giám sát chặt chẽ quy trình tự động. Sử dụng các công cụ phân tích và báo cáo để theo dõi hiệu suất, đo lường các chỉ số chính và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Liên tục tối ưu hóa tự động hóa để thích ứng với các yêu cầu thay đổi và giải quyết các vấn đề mới. 
   
8. Xây dựng cơ hội cải tiến liên tục: Thường xuyên xem xét và cập nhật các quy trình tự động để thích ứng với những thay đổi trong quy trình, công nghệ và mục tiêu kinh doanh. Nắm bắt văn hóa cải tiến liên tục để tối đa hóa lợi ích của tự động hóa theo thời gian.

5. Làm thế nào để quản lý tài liệu tạo điều kiện tự động hóa quy trình?

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) hỗ trợ tự động hóa quy trình với:  

• Lưu trữ có tổ chức, tìm kiếm mạnh mẽ và truy xuất nhanh: Tài liệu được lưu trữ kỹ thuật số trong cơ sở dữ liệu trung tâm, có thể tìm kiếm đầy đủ và thông tin có sẵn cho nhân viên được ủy quyền ngay lập tức.  
  
• Kiểm soát phiên bản: Nếu không có kiểm soát phiên bản, các bên liên quan có thể đã tạo ra nhiều phiên bản của tài liệu mà cuối cùng sẽ là một phần của quy trình làm việc. Hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo các tài liệu phù hợp có sẵn vào đúng thời điểm cho nhân viên được ủy quyền.
  
• Biên bản kiểm tra: Biên bản kiểm tra theo dõi người xem, thực hiện thay đổi hoặc in tài liệu để hỗ trợ quyền riêng tư dữ liệu và các yêu cầu tuân thủ khác. Thông tin này cũng cho phép hiểu được có bao nhiêu tài liệu mà một người hoặc nhóm xử lý trong khoảng thời gian nhất định để giúp dễ dàng đặt mục tiêu và giữ nhân viên có trách nhiệm.
  
• Chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử giúp giảm việc sử dụng giấy, đơn giản hóa quy trình làm việc an toàn và cho phép bạn thu thập chữ ký từ các nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ có liên quan từ một quy trình làm việc. 
  
• Biểu mẫu web: Biểu mẫu kỹ thuật số đơn giản hóa, cải thiện và tăng tốc độ thu thập dữ liệu. Các biểu mẫu này không chỉ có sẵn ngay lập tức cho bất kỳ ai trên mọi thiết bị mà các biểu mẫu kỹ thuật số còn cung cấp cấu trúc cho dữ liệu để chúng có thể được sử dụng để tự động hóa luồng thông tin. Biểu mẫu điện tử thuê ngoài nhập dữ liệu cho người điền và thiết lập các trường bắt buộc giúp loại bỏ thời gian theo đuổi sau khi thiếu thông tin.  
  
• Tích hợp: DMS có thể chia sẻ dữ liệu với các phần mềm kinh doanh khác trong cơ sở hạ tầng CNTT của bạn để tiết kiệm chi phí và tăng năng suất. Nó có thể tích hợp với phần mềm kinh doanh khác của bạn. Các tùy chọn tích hợp bao gồm đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu, nhập từ email và nhập và xuất dữ liệu.  
  
• Bảo mật: Một giải pháp quản lý tài liệu có thể cung cấp bảo mật đa cấp đáp ứng và vượt quá các tiêu chuẩn ngành. An ninh và bảo mật nên được kiểm soát thông qua quyền truy cập, mã hóa và các biện pháp bảo vệ hiện đại khác.

6. Tại sao công ty của bạn nên chọn DocuWare để tự động hóa quy trình?

DocuWare cung cấp các mẫu dễ sử dụng và cấu hình cài sẵn cho nhiều kịch bản ứng dụng. Nếu các giải pháp dựng sẵn này phù hợp với công ty của bạn, bạn có thể thiết lập và chạy chỉ trong vài ngày.  DocuWare cũng có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu kinh doanh độc đáo của bạn. Với những lợi ích của tự động hóa quy trình, tổ chức của bạn có thể tập trung các mục tiêu cơ bản luôn là mục đích của công nghệ tự động hóa văn phòng.

DocuWare giúp khoảng 19.000 khách hàng trên 100+ quốc gia đơn giản hóa công việc của họ thông qua số hóa, tự động hóa và chuyển đổi các quy trình chính. Công ty chúng tôi cam kết đầu tư thời gian, nguồn lực và tài năng vào các giải pháp của chúng tôi để kết hợp những tiến bộ công nghệ mới một cách nhanh chóng. Cách tiếp cận này chuẩn bị cho chúng tôi sẵn sàng trong tương lai để đáp ứng và vượt quá mong đợi của khách hàng. 

Nếu những thách thức mà chúng ta đã thảo luận trong bài đăng trên blog này nghe có vẻ quen thuộc, đã đến lúc lên lịch trình diễn DocuWare tùy chỉnh của bạn và xem giải pháp có thể làm gì cho công ty của bạn.

VỀ DOCUWARE