Railtrain

Railtrain hợp lý hóa giao tiếp giữa các văn phòng cùng với Ricoh

Railtrain là nhà cung cấp chuyên nghiệp các dịch vụ xây dựng, bảo trì và đào tạo đường sắt cho các nhà khai thác trên khắp nước Úc từ năm 2003. Do việc mở rộng hoạt động kinh doanh của họ, công ty cần nâng cấp từ nền tảng truyền thông chỉ bằng hội thoại của họ lên một nền tảng truyền thông tích hợp có thể giúp nhân viên của họ giao tiếp và cộng tác hiệu quả hơn giữa các nhóm, không gian làm việc và địa điểm. Bài nghiên cứu này tiết lộ cách Ricoh đã giúp Railtrain đạt được mục tiêu của họ.

Điểm nổi bật chính

• Triển khai nhanh nền tảng truyền thông mới (trong vòng ba tuần)
• Một nền tảng cộng tác với giao diện người dùng trực quan yêu cầu đào tạo tối thiểu
• Cải thiện đáng kể trong sự hợp tác và giao tiếp trong toàn công ty
• Tăng năng suất thông qua tích hợp liền mạch giữa các Hội đồng cộng tác tương tác của Ricoh và Giải pháp Truyền thông Hợp nhất
• Tiết kiệm 30% ngân sách du lịch và chi phí cuộc gọi hội nghị

Các thách thức

Có một phương tiện giao tiếp hiệu quả giữa các văn phòng là rất quan trọng khi có nhân viên ở khắp nơi trên đất nước. Tuy nhiên, với việc gia tăng chi phí cuộc gọi hội nghị, chi phí đi lại và những hạn chế của nền tảng truyền thông chỉ thoại kế thừa, Railtrain quyết định tìm kiếm các giải pháp mới có thể giúp họ duy trì liên lạc quan trọng và hỗ trợ các hoạt động mở rộng của họ trên toàn quốc.

Giải pháp

Railtrain đã chọn các giải pháp của Ricoh. Họ đã triển khai Hội đồng cộng tác tương tác 86 inch tại trụ sở chính ở Perth và Hội đồng hợp tác tương tác 65 inch ở Newcastle, cả hai đều được tích hợp liền mạch với nền tảng hội nghị truyền hình dựa trên đám mây. Quá trình triển khai được hoàn thành trong vòng ba tuần, cho phép nhân viên nhanh chóng thích nghi và sử dụng phương thức mới để cộng tác với đồng nghiệp trong các văn phòng.

Kết quả

Cải thiện chất lượng thông tin liên lạc

Các cuộc gọi hội nghị âm thanh đã được thay thế bằng các tương tác qua video, cải thiện đáng kể chất lượng của các cuộc họp nhóm. Các Ban cộng tác tương tác và nền tảng hội nghị truyền hình cũng đã hỗ trợ trong quá trình đánh giá kiểm tra bên ngoài ISO9001 và AS4801 gần đây. Thay vì cần phải đến Perth, các nhà quản lý cấp cao có thể trả lời các câu hỏi và xem xét tài liệu với kiểm toán viên thông qua một cuộc họp video.

Tính linh hoạt cao hơn dẫn đến hiệu quả nâng cao

Các nhân viên có động lực hơn để bắt đầu cuộc gọi điện video với nhau thay vì dựa vào các cuộc trao đổi email dài dòng — tiết kiệm thời gian và tạo ra kết quả tốt hơn.

Tăng năng suất

Hội đồng cộng tác tương tác ở Perth và Newcastle cho phép nhân viên ở cả hai địa điểm chia sẻ mọi thứ, từ chương trình họp và ghi chú đến tài liệu và sơ đồ. Các tài liệu hiển thị trên màn hình có thể được nhân viên chú thích với kết quả được thu thập tự động và lưu trữ kỹ thuật số để xem xét sau — dẫn đến các cuộc họp hiệu quả hơn và cải thiện sự cộng tác.

Giảm giá

Railtrain đã giảm ngân sách di chuyển 30%, tương đương với việc tiết kiệm đáng kể chi phí hàng năm.

Kế hoạch tương lai

Vì Giải pháp Truyền thông Hợp nhất được triển khai là một nền tảng dựa trên đám mây, nhân viên có thể tham gia vào các cuộc họp từ bất kỳ vị trí nào, không yêu cầu gì hơn ngoài một thiết bị điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng để kết nối. Hệ thống cung cấp khả năng tương tác bằng cách sử dụng phòng họp ảo, cho phép nhân viên tổ chức hội nghị truyền hình nơi những người tham gia có thể nhìn và nghe thấy nhau, cũng như chia sẻ các bài thuyết trình.