Kế Toán Số: Làm Chủ Quá Trình Chuyển Đổi Trong 5 Bước Đơn Giản

1. Kế toán số là gì?

Kế toán số đề cập đến cách các quy trình kế toán được hoàn thành bằng phương pháp điện tử. Đó là một cách tiếp cận hiệu quả hơn nhiều so với việc dựa vào nhập dữ liệu thủ công và vô số bảng tính.  Nó liên quan đến việc sử dụng các khả năng kỹ thuật số để quản lý các giao dịch, lưu trữ hồ sơ, báo cáo, lịch trình lưu giữ tài liệu và tuân thủ. Các tài liệu tài chính được tạo nội bộ và đến được quản lý, chia sẻ và lưu trữ ở một vị trí trung tâm trên đám mây hoặc tại chỗ. Điều này cho phép người dùng được ủy quyền truy cập tài liệu và quản lý quy trình công việc kế toán từ văn phòng, từ xa hoặc trên đường.  Nó tạo điều kiện tự động hóa các tác vụ thông thường như xử lý hóa đơn, quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, giúp quản lý xử lý hóa đơn, quản lý chi phí, kiểm toán, đóng cuối tháng và các quy trình thiết yếu khác dễ dàng hơn. Nó cũng giúp đảm bảo các khoản thanh toán kịp thời được thực hiện và hồ sơ được lưu trữ theo các tiêu chuẩn liên bang, tiểu bang và ngành.

2. Kế toán thủ công là một điều của quá khứ

Trong khi các quy trình kế toán thủ công là xương sống của nhiều quy trình kế toán, có nhiều cách làm việc hiệu quả hơn.  

Nhập dữ liệu kế toán theo cách thủ công rất tốn thời gian, để lại chỗ cho lỗi - mặc dù có nhiều đánh giá. Việc chuyển đổi từ các thủ tục truyền thống sang kỹ thuật số giúp công ty của bạn có thể phát triển doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả và luôn dẫn đầu.

3. Kế toán số hoạt động như thế nào?

Kế toán số sử dụng các hệ thống dựa trên đám mây hoặc tại chỗ để tạo, chuyển, quản lý và lưu trữ dữ liệu tài chính ở một nơi tập trung.  

Một trong những tính năng chính của nó là khả năng tích hợp các hệ thống kinh doanh của bạn bao gồm quản lý tài liệu, bảng lương, quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) và phần mềm kế toán như Sage, Xero hoặc QuickBooks. Điều này cho phép truyền dữ liệu tự động và giảm nhập dữ liệu kép, cuối cùng hợp lý hóa toàn bộ quy trình kế toán.  

AI và máy học tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại với các tính năng như lập chỉ mục hỗ trợ học máy trích xuất thông tin về người gửi, người nhận, số tiền và ngày tạo.

Phần mềm kế toán số cũng có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc hơn về phân tích dữ liệu tài chính để làm nổi bật hiệu quả kinh doanh và xác định các lĩnh vực tiềm năng để cải thiện.  

4. Lợi ích của kế toán số là gì?

Chuyển đổi kỹ thuật số mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Bằng cách hiện đại hóa các quy trình tài khoản phải trả (AP), công ty của bạn có thể:  

Tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian: Xử lý và quản lý dữ liệu tài chính theo thời gian thực bằng hệ thống tự động. Điều này đảm bảo rằng công ty của bạn đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin chi tiết và báo cáo cập nhật, nâng cao hiệu quả kinh tế và xác định bất kỳ khoảng trống nào.  

• Giảm thiểu lỗi của con người: Tự động hóa quy trình làm giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, giảm nguy cơ lỗi của con người. Độ chính xác tăng lên này có nghĩa là nhóm của bạn không lãng phí thời gian và công sức quý báu để sửa lỗi. Số hóa cũng tự động hóa các tính toán phức tạp, cải thiện độ tin cậy của báo cáo tài chính và báo cáo. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và dẫn đến các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn. 
  
• Tăng cường bảo mật dữ liệu: Kế toán số cung cấp bảo mật nâng cao và sao lưu thường xuyên, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc thiệt hại dữ liệu bằng cách sử dụng mã hóa chống truy cập trái phép. Giấy dễ bị hư hỏng do nước và lửa, cũng như thất lạc và mất mát. Những rủi ro đó được loại bỏ khỏi các tài liệu số hóa và dữ liệu được bảo vệ trong các trung tâm dữ liệu an toàn trên đám mây. Trong bất kỳ thảm họa tự nhiên hoặc nhân tạo nào, các doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu tài chính của họ, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục.  
  
• Tự động sao lưu: Tự động hóa được tích hợp trong các hệ thống kế toán số đảm bảo dữ liệu tài chính được sao lưu thường xuyên, giảm nguy cơ mất dữ liệu. Việc tăng cường bảo mật và sao lưu dữ liệu được cung cấp bởi các hệ thống kế toán số giúp các doanh nghiệp yên tâm, biết rằng dữ liệu tài chính được bảo mật và dễ dàng truy xuất trong các trường hợp không lường trước được.
  
• Tự động hóa xử lý hóa đơn: Tích hợp chuyển đổi kỹ thuật số trong kế toán cung cấp các khả năng như tự động hóa hóa đơn, có thể có tác động có lợi đến sổ cái hóa đơn và quy trình lập hóa đơn thông qua đối chiếu hóa đơn, cũng như tự động hóa hóa đơn điện tử bằng cách giảm đáng kể thời gian dành cho các nhiệm vụ này của nhân viên.  
  
• Giảm chi phí: Thực hành kế toán truyền thống rất tốn kém và phải mất nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ duy nhất. Triển khai hệ thống xử lý hóa đơn hoặc DMS có thể giúp kế toán số bằng cách giảm thời gian dành cho các công việc thường ngày và tiết kiệm tiền kinh doanh. Ngoài ra, chuyển đổi sang kế toán số cho phép bạn giảm sự phụ thuộc vào các quy trình kế toán trên giấy, giảm đáng kể việc sử dụng giấy, chi phí in ấn và lãng phí. 
  
• Mở rộng quy mô kinh doanh của bạn một cách dễ dàng: Một hệ thống dựa trên đám mây, như DMS, có thể tiếp tục hoạt động mà không cần đào tạo về các quy trình và phương pháp mới. Đồng thời, tự động hóa có nghĩa là các hệ thống này phát triển và thích ứng như thế giới kỹ thuật số mà không làm gián đoạn các quy trình kế toán. 
• Cải thiện tính bền vững: Kế toán số cho phép các doanh nghiệp như của bạn giảm lượng khí thải carbon bằng cách loại bỏ việc sử dụng giấy, lưu trữ vật lý các tài liệu tài chính và vận chuyển và phân phối các tài liệu tài chính trên giấy. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp cam kết giảm tác động môi trường, thúc đẩy tính bền vững và chuyển sang văn phòng không giấy tờ.  

5. Quản lý tài liệu cho phép kế toán số như thế nào? 

Một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) tạo điều kiện cho việc phân loại, lưu trữ và truy xuất các tài liệu tài chính có tổ chức. 
Tích hợp quản lý tài liệu với ERP hoặc phần mềm kế toán của bạn có thể tạo ra quy trình làm việc liền mạch. Khi nhận được hóa đơn, nó được quét hoặc nhận bằng kỹ thuật số và được nộp trong hệ thống quản lý chứng từ. Sau đó, dữ liệu có thể tự động được chia sẻ với ERP hoặc phần mềm kế toán của bạn, ngăn ngừa các lỗi liên quan đến nhập dữ liệu thủ công. Nếu nhân viên kế toán muốn tham khảo tài liệu, nó có sẵn trực tiếp từ giao diện quen thuộc mà họ đang làm việc. 
Hệ thống quản lý tài liệu cũng bao gồm kiểm soát phiên bản cho phép nhân viên kế toán theo dõi các thay đổi và ai đã thực hiện chúng. Điều này giúp bạn tuân thủ các yêu cầu quy định và giữ cho tài liệu chính xác và cập nhật. 
Bảo vệ thông tin tài chính nhạy cảm là rất quan trọng. Kiểm soát truy cập, mã hóa và xác thực là các tính năng của hệ thống quản lý tài liệu giúp duy trì tính bảo mật và toàn vẹn của các tài liệu tài chính. 

6. Năm bước để số hóa các chức năng kế toán của bạn

a) Đánh giá các quy trình hiện tại, xác định nhu cầu kinh doanh và hướng dẫn nhân viên sẵn sàng làm việc

b) Chọn phần mềm hoặc nền tảng kế toán số phù hợp  

• Quy trình công việc kỹ thuật số mạnh mẽ cung cấp công cụ lập bản đồ quy trình để nhóm của bạn có thể trực quan hóa các quy trình của bạn và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. 
• Khả năng tích hợp các biểu mẫu web vào quy trình làm việc của bạn để loại bỏ hơn nữa việc sử dụng giấy có thể cải thiện trải nghiệm người dùng và cung cấp đường dẫn trực tiếp hơn đến số hóa tổng thể.
• Các chức năng từ xa và di động cho phép bạn chụp, chia sẻ và cộng tác từ văn phòng tại nhà hoặc khi đang di chuyển. Luôn cập nhật thông tin cho lực lượng lao động từ xa để đảm bảo họ không bỏ lỡ thời hạn.  
• Chữ ký điện tử xác nhận danh tính của người ký, chứng minh tính xác thực của các tài liệu quan trọng và tăng tốc các quy trình như thực hiện hợp đồng hoặc thư chấp nhận từ người thuê mới.

c) Di chuyển tài liệu và kiểm tra quy trình làm việc

d) Đào tạo nhân viên và các bên liên quan về hệ thống mới

e) Thường xuyên cập nhật hệ thống kỹ thuật số để tối ưu hóa tài liệu các thay đổi

7. Nắm bắt tương lai của quản lý tài chính