Cách chọn giải pháp nơi làm việc kết hợp phù hợp cho tổ chức của bạn

Trong phần một của loạt bài này, chúng tôi đã đề cập đến một số Xu hướng nơi làm việc kết hợp cần tìm kiếm vào năm 2024. Trong phần tiếp theo này, chúng tôi sẽ điều tra cách tiếp cận cần thiết để thích ứng với những xu hướng đó và duy trì một 'nơi làm việc hiệu quả'.

Chúng tôi khẳng định rằng các giải pháp Nơi làm việc kết hợp không chỉ cần thiết mà còn không thể thiếu. Điều quan trọng là phối hợp các công nghệ để tạo ra một môi trường nơi nhân viên có được sự hỗ trợ và công cụ họ cần để làm việc hiệu quả cũng như lý do để đến văn phòng.

Khi chúng tôi tiếp tục chuyển sang Thời đại kết hợp với việc nhân viên gia tăng làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau—nhà ở, văn phòng và không gian làm việc chung—nhu cầu về giải pháp Nơi làm việc kết hợp để hợp nhất các môi trường này chưa bao giờ quan trọng hơn thế.

 

8 trong số 10 nhân viên có khả năng làm việc từ xa mong muốn làm việc kết hợp hoặc từ xa hoàn toàn.

Gallup, 2023

Nhận biết và hiểu rõ nhu cầu của bạn

Việc phát triển Nơi làm việc kết hợp lý tưởng bắt đầu bằng việc tìm hiểu sâu các yêu cầu của tổ chức bạn. Điều này đòi hỏi phải có sự đánh giá toàn diện về những thách thức hiện tại, kết quả kinh doanh, mục tiêu trong tương lai và bối cảnh văn hóa của doanh nghiệp bạn.

Bằng cách giải quyết các mục tiêu và thách thức một cách có hệ thống, đồng thời điều chỉnh giải pháp Nơi làm việc kết hợp với các mục tiêu và kết quả chiến lược của công ty, các tổ chức có thể tạo ra một môi trường hỗ trợ năng suất, hợp tác và phát triển.

Đánh giá các vấn đề và thách thức hiện tại

Bắt đầu bằng cách làm việc với mọi người ở các khu vực khác nhau trong tổ chức của bạn. Họ thường có cái nhìn tốt nhất về những gì đang cản trở tiến độ của họ. Đặt câu hỏi thăm dò: Công nghệ của bạn có cản trở năng suất không? Mất bao lâu để bắt đầu một cuộc họp? Bạn có dành nhiều thời gian để tìm kiếm một vài bàn làm việc hoặc một vài căn phòng trong văn phòng không? Có thể nào các rào cản liên lạc giữa các nhóm từ xa và tại chỗ đang gây ra sự chậm trễ? Một ví dụ thực tế về điều này có thể là việc một công ty phát hiện ra rằng các nhân viên dự án từ xa của họ thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề kết nối, dẫn đến sự bực bội và giảm năng suất.

Việc hỏi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp đưa ra những quan điểm khác nhau. Họ thường tập trung vào việc giảm chi phí và tăng năng suất. Hãy hỏi họ những câu hỏi như: Làm sao tôi biết nên đầu tư vào công nghệ nào để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của chúng ta ở hiện tại và trong tương lai? Làm cách nào để tối ưu hóa tài sản của tôi và giảm chi phí để có vốn đầu tư vào đổi mới? Làm cách nào để giải phóng thời gian và tạo ra công việc có ý nghĩa cho nhân viên của chúng tôi? Không gian văn phòng của bạn hiện đang được sử dụng như thế nào?

Đảm bảo sự nhất quán với mục tiêu của tổ chức

Giải pháp Nơi làm việc kết hợp của bạn phải phù hợp với tầm nhìn chiến lược của tổ chức. Cho dù mục tiêu của bạn bao gồm mở rộng quy mô hoạt động, tăng cường đổi mới, nâng cao tinh thần nhân viên, cải thiện sự hợp tác và năng suất hay cải thiện sự hài lòng của khách hàng thì giải pháp Nơi làm việc Kết hợp của bạn phải là chất xúc tác cho những khát vọng này. Bạn cũng cần xem xét các mục tiêu dài hạn của công ty. Các giải pháp Nơi làm việc kết hợp phải có khả năng mở rộng và linh hoạt, cho phép tăng trưởng và phát triển mạnh mẽ trong thế giới công việc mới.

Tìm hiểu các giải pháp nơi làm việc số

Sau khi hiểu rõ mình cần gì, bạn có thể khám phá nhiều giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số khác nhau, từ nền tảng trọn gói đến các công cụ cụ thể đáp ứng các nhu cầu riêng biệt. Hãy cùng đi sâu vào các ví dụ về giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số phổ biến để giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi.

Đánh giá các đặc điểm và chức năng của nơi làm việc kết hợp

Tập trung vào cách các tính năng của chúng có thể giải quyết nhu cầu của bạn. Tìm kiếm các chức năng hỗ trợ nhân viên của bạn, cho dù đó là trải nghiệm người dùng, tạo môi trường phù hợp để mọi người cộng tác hay đảm bảo công nghệ hoạt động liền mạch trong nền. Căn chỉnh các giải pháp phù hợp với những điểm yếu, thách thức và mục tiêu mà bạn đã xác định trước trong hành trình. Điều này ngăn cản việc áp dụng công nghệ không phù hợp với mục đích hoặc trả tiền cho những tính năng không mang lại sự thay đổi. Bằng cách xem lại các nhu cầu chiến lược của mình, bạn có thể đảm bảo rằng công ty có thể đáp ứng các mục tiêu trong tương lai.

Các ví dụ về công nghệ nơi làm việc kỹ thuật số

Giải pháp nơi làm việc kết hợp bao gồm nhiều công cụ và công nghệ được thiết kế để nâng cao năng suất, cộng tác, giao tiếp và hiệu quả trong các tổ chức, đồng thời tạo ra một môi trường có thể tiếp cận, tạo động lực và hiệu quả. Đây là một số giải pháp Nơi làm việc kết hợp quan trọng và cách chúng mang lại giá trị.

1. Giải pháp hội họp
   Thúc đẩy sự hợp tác, tăng năng suất, cung cấp trải nghiệm người dùng nhất quán và đối với lực lượng lao động kết hợp, đảm bảo cuộc họp công bằng - rằng mọi người tham dự, dù ở văn phòng hay từ xa, đều được nhìn thấy và nghe thấy.
   
   Họ 'chỉ cần làm việc' và đủ ổn định để bắt đầu cuộc họp trong vài giây, cho phép doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi và khách hàng của họ. Ví dụ: việc triển khai Microsoft Teams Rooms có thể mang lại trải nghiệm người dùng nhất quán trên tất cả các loại phòng và khả năng 'khởi động một lần chạm' trong khi tích hợp với môi trường M365 hiện tại của bạn.
   
   Điều này không chỉ làm giảm thời gian lãng phí mà còn loại bỏ sự thất vọng và bối rối có thể xảy ra khi mọi người gặp khó khăn trong việc kết nối.
   
    
2. Quản lý không gian làm việc 
   Nhằm mục đích cải thiện không gian về mặt kỹ thuật số để hỗ trợ công việc kết hợp và cho phép doanh nghiệp đáp ứng những thay đổi trong cách mọi người làm việc bằng cách mang lại trải nghiệm liền mạch cho nhân viên.
   
   Để thực hiện điều này, các tổ chức đang tích hợp các hoạt động như đặt bàn làm việc, quản lý phòng họp, tìm đường, v.v. cung cấp cho nhân viên những công cụ họ cần để cộng tác tại nơi làm việc hiện đại, đồng thời trao quyền cho họ chọn thời điểm họ muốn đến văn phòng. 
   
   Đối với doanh nghiệp, dữ liệu sử dụng được thu thập và hiển thị trong bảng thông tin có thể truy cập. Điều này mở ra những hiểu biết mới và các khả năng cần thiết để điều chỉnh những cách làm việc không hiệu quả, cải thiện sự hợp tác và giảm chi phí – một không gian làm việc có khả năng phát triển. 
   
    
3. Thiết bị thông minh 
   Trao quyền cho mọi người làm việc hiệu quả bằng cách cung cấp cho họ những công cụ phù hợp với vai trò cụ thể của họ. Khi nhân viên được trang bị một thiết bị được thiết kế cho công việc cụ thể của họ, họ có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và có độ chính xác cao hơn.
   
   Ví dụ, máy tính bảng có thể là một công cụ linh hoạt dành cho người có vai trò sáng tạo, cung cấp canvas kỹ thuật số và khả năng làm việc từ mọi nơi. Công nghệ hội nghị truyền hình kết nối các thành viên trong nhóm trên toàn cầu, thúc đẩy sự cộng tác bất kể vị trí thực tế. Máy in thông minh không chỉ dừng lại ở việc in tài liệu, tự động hóa quy trình xử lý tài liệu, xử lý thông tin nhạy cảm một cách an toàn và thậm chí sắp xếp lại nguồn cung cấp.
   
   Các công cụ công nghệ phù hợp cũng đảm bảo rằng bảo mật không phải là vấn đề muộn màng, bảo vệ IP, danh tiếng và tài chính của công ty bạn.

Cân nhắc chọn giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số phù hợp

With various options available, deciding on the right fit for your organisation can be overwhelming. Here's a checklist to guide your journey.

 

Ngân sách và chi phí: Đặt ngân sách thực tế và xem xét các chi phí bổ sung như triển khai, đào tạo và hỗ trợ liên tục. Hãy lưu ý đến 'giá trị tốt nhất' thực sự có ý nghĩa gì đối với tổ chức của bạn; không phải lúc nào cũng chỉ là về tiền. Tìm giải pháp không chỉ đáp ứng yêu cầu mà còn hỗ trợ kỳ vọng của bạn.

 

Nơi làm việc kết hợp mới của bạn cần kết hợp tốt với nền tảng công nghệ hiện có của bạn. Việc thiếu tích hợp có thể dẫn đến dữ liệu và hoạt động bị tách biệt, làm mất đi mục đích của một môi trường Kết hợp thống nhất.

 

Khả năng mở rộng và linh hoạt: Khi tổ chức của bạn phát triển, giải pháp Nơi làm việc kết hợp của bạn cũng vậy. Giải pháp bạn chọn phải có khả năng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu của bạn và đủ linh hoạt để phát triển theo xu hướng công nghệ và kinh doanh.

 

Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư: Với những tiến bộ trong công nghệ, rủi ro bảo mật ngày càng tăng. Hãy nghiêm ngặt thực hiện các biện pháp bảo mật của bất kỳ giải pháp nào mà bạn đang xem xét—mã hóa hai đầu, chứng nhận tuân thủ và cấp phép người dùng là rất quan trọng.

 

Đối tác và sự đánh giá: Khi bạn đã thu hẹp các lựa chọn của mình dựa trên các tiêu chí trên, đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn và tự đánh giá các đối tác.

Đưa ra quyết định cuối cùng

Đưa ra quyết định cuối cùng nên là một nỗ lực hợp tác có sự tham gia của tất cả các bên liên quan chính, đồng thời xem xét các ưu và nhược điểm của giải pháp Nơi làm việc kết hợp.

• Tìm hiểu và lập danh sách các nhà cung cấp giải pháp nơi làm việc kết hợp: Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về các nhà cung cấp tiềm năng. Tìm kiếm những nhà lãnh đạo trong ngành có thể đưa ra cách tiếp cận hợp tác cho các giải pháp công nghệ. Liệu họ có thể cung cấp mối quan hệ lâu dài để hướng dẫn bạn vượt qua những thay đổi công nghệ trong tương lai và hỗ trợ bạn trong tương lai không?
• Yêu cầu bản demo và dùng thử: Hãy liên hệ với các đối tác trong danh sách rút gọn của bạn và yêu cầu bản demo hoặc bản dùng thử. Trải nghiệm thực tế này có thể tiết lộ những hiểu biết sâu sắc mà tài liệu quảng cáo và chiêu hàng bán hàng có thể không truyền tải được. Yêu cầu bằng chứng về nơi họ đã cung cấp giải pháp cho một tổ chức tương tự như tổ chức của bạn và đừng ngại đặt những câu hỏi 'rõ ràng' hoặc thẩm vấn thông tin bạn đang nhận được. Quá trình này liên quan nhiều đến nhà cung cấp cũng như về giải pháp; bạn muốn phát triển sự tự tin ở cả hai.
• Cân nhắc ưu điểm và nhược điểm: Tạo một ma trận và cân nhắc khách quan những ưu và nhược điểm của từng giải pháp dựa trên tất cả các yếu tố trên. Hãy xem xét các yếu tố như trải nghiệm người dùng, hiệu suất và sự hỗ trợ của đối tác trong đánh giá của bạn.
• Quá trình ra quyết định phải bao gồm các bên liên quan chính: Quá trình ra quyết định phải mang tính toàn diện, xem xét quan điểm của nhân viên, những người sẽ là người dùng cuối và người quản lý CNTT chịu trách nhiệm đảm bảo rằng giải pháp vận hành tối ưu và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tập trung vào cách phát triển hoạt động kinh doanh của họ.
• Đối chiếu với mục tiêu của bạn: Khi bạn xem xét các lựa chọn của mình, hãy luôn đảm bảo rằng bạn đo lường được những gì bạn đã đặt ra để đạt được dự án này và lời đề nghị từ đối tác là phù hợp.

Nắm bắt tương lai với giải pháp Nơi làm việc kết hợp lý tưởng

Việc lựa chọn giải pháp Nơi làm việc kết hợp là chất xúc tác cho sự thay đổi có thể tác động đến mọi khía cạnh trong tổ chức của bạn. Bằng cách đầu tư vào Nơi làm việc kết hợp mạnh mẽ, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ có thể đáp ứng được tương lai và sẵn sàng tận dụng tối đa tiềm năng của một thế giới Kết hợp không ngừng phát triển.

Về Tác giả

Trong hơn hai thập kỷ, Todd Vandenberg đã đi đầu trong việc chuyển đổi nơi làm việc và phong cách làm việc ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương, giúp các doanh nghiệp giải quyết những thách thức hợp tác phức tạp để đạt được kết quả tích cực. 

Với tư cách là Giám đốc tiếp cận thị trường APAC của Ricoh cho Nơi làm việc kết hợp, ông cam kết thực hiện lời hứa về khả năng kết nối và cộng tác dễ dàng giữa các nhóm, không gian làm việc và địa điểm.

Theo dõi Todd trên LinkedIn