Làm Thế Nào Và Tại Sao Bạn Nên Số Hóa Tài Liệu Của Mình: Hướng Dẫn Kinh Doanh

1. Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu đề cập đến việc chuyển đổi các tài liệu vật lý — chẳng hạn như tệp giấy, hồ sơ và biểu mẫu — sang định dạng kỹ thuật số bằng cách sử dụng các công nghệ quét chuyên dụng. Các tệp số hóa này được lưu trữ điện tử và có thể được truy cập, truy xuất và quản lý thông qua hệ thống quản lý tài liệu (DMS).  

Số hóa không chỉ đơn giản là quét tài liệu; Nó liên quan đến các quy trình như lập chỉ mục, nhận dạng ký tự quang học và tích hợp với quy trình công việc kỹ thuật số để đảm bảo rằng các tệp có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng được trong hoạt động của doanh nghiệp. 

2. Số hóa (Digitize) và số hóa (Digitalize): sự khác biệt là gì? 

"Số hóa (Digitize)” và "Số hóa (Digitalize)" thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng đề cập đến các quy trình khác nhau. Số hóa là việc chuyển đổi thông tin sang định dạng kỹ thuật số (ví dụ: quét tài liệu giấy), trong khi số hóa là quá trình rộng hơn tận dụng các công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả. Số hóa tài liệu là một bước cơ bản trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số lớn hơn, bao gồm tự động hóa quy trình làm việc, tích hợp với hệ thống doanh nghiệp và sử dụng phân tích nâng cao.  

3. Tầm quan trọng của số hóa tài liệu 

Không có gì bí mật rằng bối cảnh kinh doanh ngày nay có nhịp độ nhanh và dựa trên dữ liệu, và điều này làm cho nhu cầu truy cập nhanh vào thông tin trở nên quan trọng. Các doanh nghiệp dựa vào tài liệu vật lý bị tụt hậu về tốc độ truy xuất, bảo mật và chi phí lưu trữ. Số hóa tài liệu giải quyết những vấn đề này và cung cấp một lộ trình để cải thiện hiệu quả tổ chức và bảo vệ dữ liệu.

Không có gì bí mật rằng bối cảnh kinh doanh ngày nay có nhịp độ nhanh và dựa trên dữ liệu, và điều này làm cho nhu cầu truy cập nhanh vào thông tin trở nên quan trọng. Các doanh nghiệp dựa vào tài liệu vật lý bị tụt hậu về tốc độ truy xuất, bảo mật và chi phí lưu trữ. Số hóa tài liệu giải quyết những vấn đề này và cung cấp một lộ trình để cải thiện hiệu quả tổ chức và bảo vệ dữ liệu. 

• Hiệu quả hoạt động: Quản lý tài liệu vật lý tốn thời gian, liên quan đến việc truy xuất, lưu trữ và lưu trữ thủ công. Tài liệu số hóa có thể được truy cập ngay lập tức với một vài cú nhấp chuột, cải thiện đáng kể năng suất. 
  
• Bảo mật dữ liệu:  Tài liệu giấy dễ bị mất, trộm cắp hoặc hư hỏng. Bằng cách số hóa tài liệu, các doanh nghiệp có thể tận dụng mã hóa, bảo vệ bằng mật khẩu và kiểm soát truy cập để tăng cường bảo mật. 
  
• Tiết kiệm chi phí: Quản lý tài liệu trên giấy có thể phải chịu chi phí đáng kể liên quan đến lưu trữ, in ấn và gửi thư. Số hóa giúp loại bỏ nhu cầu về không gian lưu trữ vật lý và giảm chi phí liên quan đến việc xử lý và xử lý giấy. 
  
• Phục hồi sau thảm họa: Thiên tai hoặc tai nạn có thể dẫn đến mất tài liệu giấy không thể khắc phục được. Các tệp kỹ thuật số được sao lưu trên nhiều vị trí đảm bảo rằng thông tin quan trọng trong kinh doanh luôn có thể truy cập được, ngay cả trong trường hợp khẩn cấp. 
  
• Cân nhắc về tuân thủ và pháp lý: Nhiều ngành công nghiệp phải đối mặt với các yêu cầu quy định nghiêm ngặt liên quan đến việc lưu giữ tài liệu và khả năng truy cập. Chiến lược số hóa được quản lý tốt đảm bảo tuân thủ bằng cách cung cấp lưu trữ an toàn, kiểm soát phiên bản, chữ ký điện tử và biên bản kiểm tra để truy cập tài liệu.

4. Lợi ích của số hóa tài liệu 

• Cải thiện khả năng tìm kiếm: Với các chức năng tìm kiếm nâng cao trong hệ thống quản lý tài liệu, doanh nghiệp có thể tìm thấy tài liệu theo từ khóa, siêu dữ liệu hoặc tìm kiếm toàn văn bản. Điều này làm giảm đáng kể thời gian tìm kiếm thông qua tủ hồ sơ hoặc phòng lưu trữ. 
  
• Khả năng truy cập nâng cao: Tài liệu kỹ thuật số có thể được truy cập từ mọi nơi, khiến chúng trở nên hoàn hảo cho các nhóm hoặc doanh nghiệp từ xa có nhiều địa điểm văn phòng. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và linh hoạt. 
  
• Tăng cường bảo mật tài liệu: Tài liệu số hóa có thể được bảo vệ bằng mã hóa, bảo vệ bằng mật khẩu và xác thực đa yếu tố, giảm nguy cơ truy cập trái phép. Lưu trữ tài liệu số cũng hỗ trợ kiểm soát phiên bản, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. 
  
• An ninh mạng: Tìm kiếm sự bảo vệ chống lại ransomware và phần mềm độc hại khác. Ví dụ, với một nền tảng như Microsoft Azure làm nền tảng của nó, 99 phần trăm của tất cả các loại virus đã được biết đến, đó là lý do tại sao một tài liệu bị ô nhiễm được nhận ra ngay lập tức và thậm chí không thể được lưu trữ. Ngay cả một loại virus hoàn toàn mới cũng không thể lây lan sang các tài liệu khác của tổ chức, vì phần mềm độc hại không có quyền truy cập vào kho dữ liệu tương ứng.
  
• Tự động hóa tuân thủ: Hệ thống kỹ thuật số tự động hóa lịch trình lưu giữ tài liệu, đảm bảo rằng các doanh nghiệp vẫn tuân thủ các quy định mà không cần giám sát thủ công. Theo dõi phiên bản và biên bản kiểm tra giúp duy trì tính chính xác và toàn vẹn của tài liệu cho kiểm toán. 
  
• Tính bền vững: Di chuyển ra khỏi các quy trình dựa trên giấy tờ làm giảm dấu chân môi trường của doanh nghiệp. Các tệp kỹ thuật số loại bỏ nhu cầu in ấn và giảm chất thải, phù hợp với các mục tiêu bền vững của công ty. 

5. Các bước đơn giản để số hóa tài liệu 

Mặc dù lợi ích là rõ ràng, quá trình số hóa tài liệu cần phải được lên kế hoạch tốt để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Dưới đây là bảng phân tích từng bước: 

• Quét: Máy quét chất lượng cao hoặc thiết bị đa chức năng được sử dụng để chuyển đổi tài liệu vật lý thành tệp kỹ thuật số. Những máy quét này chụp hình ảnh rõ ràng, chính xác của từng trang, đảm bảo rằng các chi tiết được giữ nguyên. Bất kỳ loại tài liệu nào cũng có thể được quét, bao gồm hóa đơn, hợp đồng, bản thiết kế, bản vẽ CAD, hồ sơ y tế và tài liệu pháp lý. 
  • Đối với tài liệu đang được sử dụng: Quét ngày liên quan đến việc số hóa, lập chỉ mục và lưu trữ tài liệu giấy ngay khi chúng được tạo hoặc nhận. Bạn sẽ cần tạo một quy trình để quét và số hóa các tài liệu này một cách nhanh chóng để không tồn đọng các bản sao cứng. Các tài liệu khác được sử dụng trong kinh doanh hàng ngày cũng nên được quét trước khi hệ thống đi vào hoạt động.  
  • Quét backfile: Quét backfile được sử dụng để quét các tài liệu giấy vẫn cần thiết để sử dụng hàng ngày và các bản ghi không còn được sử dụng nữa.  Những hồ sơ này yêu cầu lưu trữ lâu dài vì lý do tuân thủ hoặc kinh doanh khác. Nó có thể được bắt đầu song song với việc quét các tài liệu vẫn đang được sử dụng hàng ngày. Khi một số lượng lớn hồ sơ cần được số hóa, các công ty thường làm việc với một nhà cung cấp chuyên về quét backfile. 
• Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Công nghệ OCR được áp dụng cho các tài liệu được quét để chuyển đổi văn bản in thành dữ liệu có thể đọc được bằng máy. Điều này cho phép người dùng tìm kiếm và chỉnh sửa các tài liệu số hóa. 
  
• Lập chỉ mục: Để tạo điều kiện truy xuất dễ dàng, các tệp số hóa được gắn thẻ siêu dữ liệu, chẳng hạn như loại tài liệu, ngày tháng và các từ khóa có liên quan. Lập chỉ mục sắp xếp các tài liệu theo cách cho phép tìm kiếm hiệu quả. 
  
• Kiểm soát chất lượng: Một người quản lý được chỉ định hoặc thành viên bộ phận CNTT tiến hành kiểm toán thường xuyên. Quá trình này bao gồm xác minh rằng quá trình quét rõ ràng và đầy đủ và OCR đã chụp chính xác tất cả văn bản. 
  
• Lưu trữ và quản lý: Sau khi được số hóa, tài liệu được lưu trữ trong DMS tại chỗ hoặc dựa trên đám mây, cung cấp khả năng lưu trữ an toàn với kiểm soát phiên bản, quyền truy cập và dự phòng thông qua các bản sao lưu. 
  
• Truy xuất và truy cập: Các tài liệu số hóa có thể truy cập thông qua giao diện thân thiện với người dùng. Khả năng tìm kiếm nâng cao và siêu dữ liệu được lập chỉ mục giúp truy xuất nhanh chóng và hiệu quả. 
  
• Tích hợp quy trình làm việc: DMS có thể tích hợp với quy trình công việc kinh doanh hiện có, cho phép định tuyến tài liệu, phê duyệt và tự động hóa quy trình liền mạch. Điều này làm giảm nhu cầu can thiệp thủ công, nâng cao hiệu quả tổng thể. 

6. Tôi có cần giữ bản sao giấy không? 

Một câu hỏi phổ biến mà các doanh nghiệp phải đối mặt trong quá trình số hóa là liệu các bản sao vật lý của tài liệu có còn phải được giữ lại hay không. Trong hầu hết các trường hợp, một khi tài liệu được số hóa, bản sao giấy không bắt buộc, miễn là các phiên bản kỹ thuật số đáp ứng các tiêu chuẩn quy định về độ chính xác và toàn vẹn. Tuy nhiên, điều cần thiết là phải xem xét các quy định cụ thể của ngành để đảm bảo tuân thủ.

Có một số tài liệu nên được giữ ở định dạng giấy. Chúng bao gồm di chúc, ủy thác, hợp đồng công chứng với con dấu nâng lên, quyền sở hữu tài sản, séc và kỳ phiếu. Thông thường, các công ty quét các tài liệu này và lưu trữ chúng bằng kỹ thuật số để tạo bản sao lưu điện tử.

7. Tích hợp tài liệu số hóa vào hệ thống quản lý tài liệu  

Chuyển đổi sang hệ thống quản lý tài liệu là chìa khóa để tối đa hóa lợi ích của số hóa tài liệu. DMS cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý các tệp số hóa, cho phép các doanh nghiệp lưu trữ, sắp xếp và truy xuất tài liệu một cách hiệu quả. Ngoài lưu trữ, đây là một số lợi ích: 

1. Hiệu quả và năng suất: Với các tài liệu được số hóa, nhân viên có thể nhanh chóng xác định vị trí và truy xuất thông tin, giảm thời gian tìm kiếm thông tin và cải thiện năng suất tổng thể.  
   
2. Quy trình làm việc tự động: Tài liệu có thể được định tuyến tự động đến các thành viên nhóm có liên quan để xem xét hoặc phê duyệt, giảm việc bàn giao thủ công. 
   
3. Cộng tác nâng cao: Các nhóm có thể cộng tác trên tài liệu trong thời gian thực, cải thiện giao tiếp và giảm trùng lặp công việc. 
   
4. Hỗ trợ tuân thủ:  DMS có thể thực thi các chính sách lưu giữ, đảm bảo rằng các doanh nghiệp vẫn tuân thủ các quy định liên quan đến lưu trữ và truy cập tài liệu. 
   
5. Ra quyết định sáng suốt hơn: Truy cập vào thông tin chính xác và kịp thời là rất quan trọng để ra quyết định sáng suốt. Các tài liệu số hóa nằm trong hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo rằng những người ra quyết định có dữ liệu đáng tin cậy trong tầm tay. 
   
6. Kinh doanh liên tục: Các giải pháp sao lưu cho tài liệu kỹ thuật số cung cấp một kế hoạch khắc phục thảm họa mạnh mẽ. Trong trường hợp lỗi phần cứng hoặc thảm họa, doanh nghiệp có thể nhanh chóng khôi phục các tệp bị mất từ hệ thống sao lưu. 

8. Số hóa để luôn dẫn đầu xu hướng

Số hóa tài liệu không chỉ là một sự tiện lợi; Đó là một quyết định chiến lược có thể chứng minh doanh nghiệp của bạn trong tương lai. Khi công nghệ tiếp tục phát triển, các doanh nghiệp nắm bắt số hóa tài liệu sẽ có vị trí tốt hơn để tích hợp các công cụ tiên tiến như AI, học máy và phân tích dự đoán vào hoạt động của họ. 

Bằng cách thực hiện các bước ngay bây giờ để số hóa tài liệu của mình, bạn không chỉ đạt được lợi ích ngay lập tức về năng suất và giảm chi phí mà còn đặt nền tảng cho thành công lâu dài trong thế giới kỹ thuật số.

VỀ DOCUWARE