Cách xây dựng môi trường làm việc hợp tác cho lực lượng lao động kết hợp

Trong những năm gần đây, bản chất của cách thức và nơi chúng ta làm việc đã thay đổi, buộc chúng ta phải thay đổi cách chúng ta cộng tác. Các nhóm hiện được phân bổ trên nhiều địa điểm và múi giờ khác nhau, với công việc không đồng bộ ngày càng trở nên phổ biến.

Đối với nhân viên, sự thay đổi này được thúc đẩy bởi những kỳ vọng phát triển xung quanh tính linh hoạt, cân bằng giữa công việc và cuộc sống và mục tiêu nghề nghiệp. Đối với các tổ chức, đây là cơ hội để hợp lý hóa hoạt động, cải thiện quản lý chi phí hành chính và bất động sản, đồng thời tăng cường đáng kể việc thu hút và giữ chân nhân tài.

Tuy nhiên, sự phát triển này đưa ra những thách thức riêng của nó. Khoảng cách giao tiếp giữa nhân viên từ xa, kết hợp và tại văn phòng có thể cản trở hiệu quả và năng suất của nhóm nếu không được quản lý tốt.

Những thiếu sót này có thể bao gồm thách thức trong việc đảm bảo sự công bằng trong các cuộc họp giữa người tham gia trực tiếp và từ xa, những "kho thông tin" khiến nhân viên làm việc từ xa không nhận được các cập nhật hoặc quyết định quan trọng, và sự thiếu hụt các tương tác tự nhiên mà thường giúp tăng cường sự hợp tác.

Khi các nhóm được phân tán, các tổ chức có thể gặp khó khăn để xây dựng văn hóa công ty và thu hút nhân viên một cách hiệu quả. Vai trò quan trọng của công nghệ trong việc cho phép và hỗ trợ động lực làm việc kết hợp để thúc đẩy năng suất và đổi mới không hề bị phóng đại.

 

Gallup ước tính rằng mức độ gắn kết của nhân viên thấp khiến nền kinh tế toàn cầu thiệt hại 8,9 nghìn tỷ USD, tương đương 9% GDP toàn cầu.

Gallup, Tình trạng nơi làm việc toàn cầu, 2024

Kết nối các nhóm làm việc từ xa và tại chỗ

Nơi làm việc hiện đại đòi hỏi một cách tiếp cận mới mẻ đối với trải nghiệm và sự gắn kết của nhân viên. Giám đốc Nhân sự (CHRO) và các nhà quản lý nhân sự có tư duy tiến bộ hiểu rằng sự pha trộn cẩn thận giữa các giải pháp hợp tác, chính sách nhân sự và tối ưu hóa không gian làm việc là rất quan trọng để đạt được mục tiêu kinh doanh và sự hài lòng của nhân viên.

Xây dựng quy trình làm việc để tăng năng suất và cộng tác

Để điều hướng sự phức tạp của hình thức làm việc kết hợp đòi hỏi phải có thiết kế chu đáo. Hiểu được sự kết hợp độc đáo của các thách thức giao tiếp, cơ hội hợp tác và các vấn đề về quy trình làm việc mà tổ chức của bạn có thể gặp phải có thể giúp thúc đẩy tăng trưởng và cải thiện kết quả kinh doanh. 

Giải quyết các thách thức về giao tiếp

Các công cụ giao tiếp phù hợp có thể đảm bảo nhóm của bạn cảm thấy có giá trị và được lắng nghe, bất kể họ ở đâu. Chúng sẽ hoạt động liền mạch trên các thiết bị, tích hợp trơn tru với cơ sở hạ tầng CNTT hiện có của bạn và cho phép nhân viên của bạn giao tiếp dựa trên phong cách ưa thích của họ.

 

Giải pháp bạn chọn cũng sẽ giúp thúc đẩy một môi trường hòa nhập, thu hẹp khoảng cách địa lý, đảm bảo mọi người vẫn kết nối và tham gia. Các ứng dụng cộng tác như Microsoft Teams giúp nhóm của bạn duy trì kết nối bên cạnh việc tích hợp với hạ tầng CNTT hiện tại của bạn.

Xác định cơ hội hợp tác

Hợp tác có nghĩa là nhiều hơn là chỉ tham dự các cuộc họp và thảo luận. Đó là về việc trao quyền cho nhân viên của bạn để làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Khi được triển khai chính xác, nội dung doanh nghiệp và các giải pháp cộng tác có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và năng suất của các nhóm của bạn.

 

Các giải pháp này có thể hợp lý hóa việc quản lý tài liệu, tạo điều kiện giao tiếp theo thời gian thực, cho phép chia sẻ kiến thức liền mạch, tự động hóa quy trình làm việc, tập trung theo dõi dự án và tăng cường làm việc nhóm từ xa—tất cả đều giúp tăng hiệu quả và năng suất. Các giải pháp như DocuWare và SharePoint là một số ví dụ trong không gian này không chỉ cho phép cộng tác—mà còn cải thiện việc cộng tác tốt hơn nữa.

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại tốn thời gian có thể tiết kiệm thời gian và chi phí kinh doanh của bạn trong khi trao quyền cho nhân viên của bạn tập trung vào các ưu tiên có giá trị cao hơn. Các giải pháp tự động hóa phù hợp có thể giảm lỗi, tăng tốc quy trình và thực thi trách nhiệm giải trình giữa các nhóm của bạn về hiệu quả và năng suất.

 

Các giải pháp này có thể bao gồm từ tự động hóa quy trình đến quản lý nội dung và các ứng dụng kinh doanh. Tự động hóa quy trình tự động hóa các quy trình, từ tạo và phân phối hóa đơn đến quản lý việc giới thiệu khách hàng và hơn thế nữa. Các giải pháp quản lý nội dung cho phép tạo và chia sẻ các tài liệu và tệp quan trọng một cách nhanh chóng và an toàn, đồng thời các ứng dụng kinh doanh giúp các tổ chức thu thập, đối chiếu và ngữ cảnh hóa dữ liệu của họ.

Thiết kế lại không gian làm việc cho cộng tác kết hợp

Câu hỏi "Công việc xảy ra ở đâu?" đã mang một ý nghĩa mới. Văn phòng cần được mô phỏng lại thành không gian làm việc để cộng tác, đổi mới và tương tác trực tiếp có ý nghĩa. Có hai lĩnh vực chính cần tập trung để chuyển đổi thành công.

Suy nghĩ lại về trải nghiệm phòng họp

Phòng họp truyền thống được thiết kế chủ yếu cho những người trong không gian phòng họp vật lý, vô thức xa lánh những người tham gia từ xa. Các giải pháp phòng họp nâng cao, như Phòng họp Microsoft Teams, có thể tạo ra sự bình đẳng trong phòng họp—cho phép mọi người tham gia bình đẳng, bất kể họ đang tham gia từ đâu.

 

Ví dụ: nếu bảng trắng tương tác được sử dụng, những người dự từ xa không chỉ có thể xem nó trong thời gian thực mà còn có thể thêm đóng góp của họ vào màn hình, đảm bảo tính công bằng thực sự của cuộc họp và đóng góp theo thời gian thực.

Điều chỉnh thiết kế văn phòng linh hoạt

Thiết kế văn phòng linh hoạt cho phép các nhà lãnh đạo nhân sự điều chỉnh không gian làm việc để quản lý cách thức làm việc và tài nguyên văn phòng hiệu quả hơn — từ việc tạo ra các khu vực để cộng tác, làm việc tập trung và tương tác xã hội đến tạo điều kiện trải nghiệm làm việc thoải mái và dễ chịu cho những nhân viên tại văn phòng.

 

Một giải pháp quản lý không gian làm việc có thể cung cấp cho các nhà lãnh đạo nhân sự hiện đại dữ liệu và thông tin chi tiết để nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Giải pháp phù hợp cũng trao quyền cho nhân viên quản lý hiệu quả thời gian và địa điểm của họ thông qua đặt bàn và không gian, dẫn đến sự gắn kết và hài lòng của nhân viên cao hơn.

Để thúc đẩy năng suất và đổi mới cho doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải xác định và triển khai các giải pháp cộng tác phù hợp với quy trình làm việc và mục tiêu ưa thích của tổ chức bạn. Điều này khuyến khích nhân viên áp dụng nhanh chóng, nâng cao hiệu quả tổng thể của giải pháp bạn đã chọn.

Cần lưu ý rằng việc tích hợp các giải pháp cộng tác mới với ngăn xếp công nghệ hiện tại của bạn có thể phức tạp. Làm việc với các đối tác có kinh nghiệm có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này, đảm bảo chuyển đổi liền mạch sang môi trường làm việc hợp tác mới của bạn. Nhóm RDx đã phát hiện ra điều này khi điều chỉnh không gian văn phòng mới nhưng nhỏ hơn đáng kể của họ để hợp tác và sáng tạo.

Thúc đẩy sự đổi mới với tinh thần đồng đội liền mạch

Từ việc tăng cường giao tiếp đến hỗ trợ làm việc cộng tác đến tối ưu hóa quy trình làm việc, các giải pháp cộng tác phù hợp là các giải pháp cho phép nhóm của bạn tham gia và làm việc tốt nhất, bất kể họ ở đâu. Với các giải pháp Nơi làm việc kết hợp và Quy trình làm việc & Tự động hóa của RICOH, bạn có thể khai phá toàn bộ tiềm năng của nhóm và thúc đẩy sự đổi mới trong môi trường làm việc năng động ngày nay.