Gia tăng sự hợp tác của nhân viên

Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp đồng ý rằng các cuộc họp là thực tế của thế giới kinh doanh. Nó đảm bảo sự giao tiếp giữa các thành viên và tạo ra ý thức chia sẻ mục đích để xây dựng sức mạnh tổng hợp.

Theo Peter Drucker [1], chúng tôi họp vì những người nắm giữ các công việc khác nhau phải hợp tác để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Chúng tôi họp vì kiến thức và kinh nghiệm cần thiết trong một tình huống cụ thể không tập trung ở một người, mà phải được ghép lại với nhau từ kiến thức và kinh nghiệm của một số người.

Tôi yêu các cuộc họp

Nó cho tôi cơ hội tuyệt vời để quan sát hành vi con người trong môi trường tập thể và trải nghiệm những trao đổi cả lý và tình . Ngoài việc xây dựng mối quan hệ và chia sẻ thông tin - Tôi quan tâm đến cách mọi người tác động đến người khác chấp nhận hoặc xây dựng ý tưởng để đưa ra quyết định có ý nghĩa.

Trong một nghiên cứu 3M gần đây, họ đã phát hiện ra:

Gần hai phần ba (66%) các cuộc họp liên quan đến các quy trình nhóm phức tạp: hòa giải xung đột (29%); đạt được phán quyết hoặc quyết định của nhóm (26%); giải quyết một vấn đề (11%).

Đây là một quan sát thú vị, tôi đã phản ánh trong mười lăm năm qua, nơi tôi đã có hơn 4.000 cuộc họp chủ yếu hợp tác với các đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Tôi luôn đảm bảo rằng chúng tôi có một tầm nhìn rõ ràng trong cuộc họp với kết quả rõ ràng cần có. Tôi cũng đã tìm thấy trong hơn 50% các cuộc họp đó có ít hơn sáu người tham gia. Tôi đã học được rằng nếu bạn muốn nhóm tập trung vào một nhiệm vụ, hãy chủ động đóng góp bằng cách thảo luận đầy đủ hoặc đưa ra quyết định, và đừng mời quá bảy người tham gia.

Nhân viên cần một môi trường nơi họ có thể làm việc có năng suất và hợp tác. Tuy nhiên, nếu môi trường không được thiết lập đúng cách cho đúng người, cuộc họp có thể sẽ rất không hiệu quả dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc.

Nhiều tổ chức hiện đang đối diện với việc cho phép cộng tác tại nơi làm việc giữa các đội nhóm, khách hàng trên nền tảng công nghệ di động, rải rác và phân tán. Theo truyền thống, nó chỉ là phòng họp chính phục vụ đầy đủ thiết bị nghe nhìn và công nghệ hợp tác. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, phòng họp chỉ được truy cập bởi các nhân viên cấp cao nhất. Bây giờ, chúng tôi đang thấy rằng tất cả các cấp nhân viên cần có quyền truy cập vào loại công nghệ phòng họp này cho phép cộng tác âm thanh và hình ảnh trong toàn bộ tổ chức bất kể ở nơi đâu.

Công nghệ phù hợp cho không gian hội họp để cải thiện việc tham gia của nhân viên là gì?

Điều này sẽ phụ thuộc vào việc có được bốn yếu tố kinh doanh sau đây:

1. Văn hóa Phù hợp
   Sự sẵn lòng của nhân viên để hướng tới một mục tiêu chung, giao tiếp phù hợp và tiếp cận các công cụ phối hợp.

2. Công nghệ truyền thông hợp nhất
   Đó là sự an toàn, dễ sử dụng có thể kết nối với bất cứ ai bất cứ lúc nào trên bất kỳ nền tảng nào.

3. Các công cụ phối hợp phù hợp giúp gắn kết mọi người lại với nhau
   Trong thế giới mới của công việc, các công cụ cộng tác trực quan nên có sẵn cho tất cả mọi người. Các doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào các giải pháp không gian hội ý nhanh. Họ nên tập trung vào việc triển khai một giải pháp công nghệ tích hợp tại nơi làm việc để tạo ra môi trường thân thiện với người dùng, tạo ra trải nghiệm cuộc sống làm việc tích cực cho tất cả các bên liên quan.

4. Một hệ sinh thái CNTT và truyền thông tích hợp cho hợp tác tập thể
   Việc xử lý sự tập trung nội dung số cần được thiết kế để tạo điều kiện cho sự hợp tác của các tình huống bởi người dùng khác nhau để mang lại kết quả kinh doanh tốt nhất.

Một tổ chức tập trung vào cuộc trò chuyện nhóm hoặc không gian họp nhỏ, như một phần của chiến lược hợp tác kinh doanh toàn diện, có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực và tối đa hóa sự hợp tác của đội ngũ nhân viên. Không gian họp nhỏ tạo ra bầu không khí thân mật. Thật thú vị khi có các công nghệ phù hợp cho các không gian hội hợp nhỏ để tăng cường gắn kết của đội nhóm , phối hợp đội ngũ làm việc di động và phân tán , điều này cho thấy hiệu quả đầu tư của việc quản lý khôn gian làm việc

Là một phần của kế hoạch cải tiến liên tục, một tổ chức cũng nên tìm cách quản lý không gian làm việc bằng cách sử dụng các công cụ quản lý nơi làm việc thông minh để tối đa hóa việc sử dụng không gian, chấp nhận và áp dụng công nghệ để cải thiện lợi nhuận đầu tư

Như người ta vẫn nói, Nếu bạn không thể đo lường được điều gì thì bạn không thể cải thiện nó

Thế hệ công nghệ dựa trên đám mây mới cũng thúc đẩy xu hướng này; rất hiệu quả về chi phí để thực hiện, thực sự có thể mở rộng và chuyển đổi bất kỳ không gian làm việc nào thành nơi làm việc ảo

Bài viết của Ragu Satkunam, Giám đốc chiến lược và danh mục đầu tư, Ricoh

1] Drucker, P. Giám đốc điều hành hiệu qảu. New York: Harper & Row, 1967. 15.Erickson, M., Các cuộc họp. Có sẵn tại http://www.catalog.com/napmsv/meet.htm. 1998

[2] Monge, PR, McSween, C., & Wyer, J.hồ sơ về các cuộc họp ở công ty Mỹ: kết quả của nghiên cứu hiệu quả cuộc họp từ 3M, trường truyền thông Annenberg, Đại học Nam California, Los Angeles, CA, 1989. 53