Giải pháp in kỹ thuật số cho văn phòng kỹ thuật số

Cải thiện cách thức công ty của bạn hoạt động bằng cách để nhân viên của bạn tự do trong việc in kỹ thuật số và giải pháp phần mềm in mang lại khả năng in từ xa, bảo mật và quy trình công việc tốt hơn.

Hãy nghĩ về ngày làm việc của riêng bạn. Bạn có thường xuyên nản lòng bởi mức độ phức tạp, khó khăn hoặc tốn thời gian để in, scan hoặc bằng cách nào đó quản lý các tài liệu quan trọng? Bạn có thể cố gắng đưa chúng vào hoặc ra khỏi đám mây một cách an toàn (nếu bạn có thể tìm thấy chúng) và thường từ một nơi nào đó mà không phải là nơi làm việc trung tâm của bạn. Bây giờ hãy suy luận thử như việc điều gì cần cho lực lượng bán hàng của bạn, những người thường xuyên rời khỏi văn phòng hoặc cho nhóm hành chính chăm sóc quản lý tài liệu của bạn hàng ngày.

Nếu bạn lùi lại một bước và suy nghĩ về các quy trình làm việc lãng phí và tốn thời gian của nhiều người trong số chúng tôi và nhân viên của chúng tôi, thì đó có thể là một cơ hội để tiết kiệm tiền kinh doanh của bạn, cải thiện hiệu quả của văn phòng làm việc, tránh một số thực hành rủi ro và thậm chí giải quyết được một số vấn đề. Với công nghệ in ấn và đám mây an toàn, nơi làm việc có thể và sẽ được hưởng lợi từ những gì chúng ta muốn gọi là "Chỉ in những gì cần thiết"

Giải pháp in kỹ thuật số di động

Hiện nay nhân viên của bạn ở khắp mọi nơi - ra ngoài với khách hàng, làm việc tại nhà, đi du lịch để xem các đồng nghiệp trên toàn cầu hoặc chỉ trên lầu văn phòng. Vấn đề là, không giống như một thập kỷ trước, những người lao động hiện đại hiếm khi ngồi cùng một chỗ cả ngày được kết nối với một máy tính và một máy in. Họ di chuyển làm việc từ các thiết bị khác nhau tại các thời điểm khác nhau ở các địa điểm khác nhau. Vì vậy, các yêu cầu in cần phải di chuyển theo cùng một cách - được kiểm soát và quản lý từ bất kỳ thiết bị nào, được sản xuất trên máy in văn phòng có sẵn gần nhất và được thực hiện với mức tối thiểu phiền phức và tập trung - một cách an toàn.

Luật sư RCT cung cấp một ví dụ tuyệt vời về cách tiếp cận thông minh để quản lý quản lý in vị trí di động và từ xa. Bạn có thể đọc thêm trong nghiên cứu tình huống ngắn của chúng tôi về cách thức triển khai của Ricoh theo khả năng của tôi, cho phép nhân viên của họ gửi tài liệu nhạy cảm đến một máy in cụ thể và sau đó yêu cầu họ sản xuất theo yêu cầu. Leanne Willis, Quản trị viên CNTT, giải thích rằng, việc có cùng một kiểu máy in trong mỗi văn phòng giúp nhân viên di chuyển giữa các địa điểm dễ dàng hơn rất nhiều. Họ cũng có tùy chọn sử dụng các thiết bị để quét tài liệu trực tiếp vào hệ thống quản lý tài liệu về mối quan hệ của chúng tôi.

Bảo mật in ấn văn phòng

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, khả năng quản lý tài liệu của bạn một cách an toàn là điều cần thiết. Đối với các công ty luật hoặc tài chính, doanh thu của họ xoay quanh thông tin cá nhân và đôi khi rất riêng tư. Nhưng mọi công ty đều quản lý thông tin nhạy cảm - có thể là hồ sơ nhân viên hoặc tài sản trí tuệ của công ty.

Cách đây một năm IDC MarketScape đã gọi Ricoh dẫn đầu toàn cầu về bảo mật tài liệu và in ấn. Báo cáo lưu ý rằng "giải pháp bảo mật danh mục đầu tư trực tuyến của Ricoh, kết hợp với năng lực cốt lõi trong dịch vụ được quản lý, dịch vụ cơ sở hạ tầng, dịch vụ quy trình làm việc và phát triển phần mềm, đã giúp công ty trở thành một trong những nhà cung cấp hàng đầu giải quyết vấn đề bảo mật trong môi trường in ấn và tài liệu." Ricoh, chúng tôi nói rằng bảo mật nằm trong DNA của chúng tôi ", Jim Berne, Tổng Giám đốc bộ phận Công nghệ Thông tin của Ricoh Australia nói." Chúng tôi làm việc chăm chỉ và với các yêu cầu của khách hàng để đánh giá rủi ro và tuân thủ trong thiết kế, triển khai và quản lý liên tục giải pháp văn phòng để giữ thông tin của họ an toàn. Trong một thế giới nơi chúng ta đang tạo ra ngày càng nhiều dữ liệu mỗi giây, các ngành công nghiệp, chính phủ và tổ chức phải bảo vệ dữ liệu đó khỏi các tác nhân xấu. Ricoh rất coi trọng vấn đề bảo mật.

Quy trình dịch vụ in ấn

Hiển nhiên, ngay cả phần cứng in an toàn nhất, di động nhất và tốt nhất mới có thể làm được rất nhiều nếu không có quy trình xử lý công việc thông minh. Bằng cách phát minh lại các quy trình xử lý công việc in rườm rà bằng phần mềm hiện đại, bạn có thể giúp lực lượng lao động của bạn linh hoạt hơn trong cách họ làm việc, tạo ra trải nghiệm làm việc tốt hơn giúp loại bỏ sự thất vọng và không hiệu quả. Rốt cuộc, người của bạn, nói chung, không được thuê để quản lý và in tài liệu. Những nhiệm vụ này nên chiếu lệ - cho phép nhân viên của bạn làm công việc mà họ giỏi nhất, đó là lý do bạn thuê họ.

Chúng tôi làm việc với các công ty về quy trình công việc mỗi ngày. Đó là một bước đầu tiên quan trọng để đảm bảo chúng tôi có thể cung cấp một giải pháp in kỹ thuật số phù hợp với tính chất và tính độc đáo của cách thức kinh doanh và con người của tổ chức đó.

Chúng tôi đã làm việc với Finsec Partners để đưa ra một cách tiếp cận mới trong việc quản lý tài liệu thông qua quản lý hiệu quả và quản lý quy trình làm việc thông minh hơn. Như bạn có thể tìm hiểu trong video ngắn này, bằng cách tích hợp máy photocopy và máy in của chúng tôi với giải pháp Dòng công việc của Ricoh cho Finsec, họ đã có thể biến văn phòng của mình thành một môi trường gần như không có giấy tờ. Là một công ty tư vấn tài chính, theo truyền thống là tài liệu và trên giấy, đây là một kết quả biến đổi và ấn tượng cho doanh nghiệp của họ.

Vì vậy, hãy dành một chút thời gian để lùi lại và suy nghĩ về cách doanh nghiệp của bạn đang điều chỉnh các yếu tố cần thiết trong in ấn của mình để đáp ứng nhu cầu linh hoạt, bảo mật và quy trình làm việc hiện đại. Tin tốt là việc chuyển đổi hoạt động của bạn thành nơi làm việc hiệu quả, an toàn và di động hơn hiện có sẵn cho các công ty ở mọi quy mô, mọi nơi. Với phần cứng được kết nối và các giải pháp quy trình phần mềm đám mây biến đổi, doanh nghiệp của bạn có thể tập trung vào những gì nó làm tốt nhất.