7 cách để đáp ứng kỳ vọng của nhân viên tại nơi làm việc kết hợp

Trong môi trường làm việc kết hợp, điều quan trọng là phải ưu tiên các phương pháp làm việc linh hoạt. Các nhà lãnh đạo nên tin tưởng nhân viên dựa trên số liệu thành công, chứ không phải việc có mặt ở văn phòng. Tránh quản lý vi mô và thiết lập cấu trúc nhóm thúc đẩy sự hợp tác. Thể hiện sự tin tưởng bằng cách làm việc từ xa và khuyến khích nghỉ giải lao trong thời gian làm việc từ xa là tấm gương lãnh đạo cho thời đại kết hợp. Một nghiên cứu của Capterra ủng hộ điều này, với 78% nhân viên nói rằng họ cũng làm việc hiệu quả, nếu không muốn nói là nhiều hơn khi làm việc từ xa.

Tự chủ và tin tưởng là điều cần thiết để thúc đẩy lực lượng lao động kết hợp nhằm tối đa hóa năng suất. Trong thực tế, điều này có thể có nghĩa là cam kết với các ứng dụng thân thiện với thiết bị di động — không chỉ email và lịch của bạn — mà còn tùy chỉnh các ứng dụng kinh doanh chính để dễ sử dụng với thiết bị di động.

Tối ưu hóa nơi làm việc kết hợp của bạn đòi hỏi các khoản đầu tư để hỗ trợ cộng tác ảo. Nhân viên đã thích nghi với các công nghệ từ xa và mong đợi các nhà tuyển dụng cũng làm như vậy và dẫn đầu trách nhiệm hướng tới công nghệ lấy người dùng làm trung tâm. Đừng cho rằng kỹ thuật viên làm việc tại chỗ sẵn sàng làm việc từ xa với cùng một công cụ. Nhân viên của bạn có thể cần các chính sách phần cứng, ứng dụng và công nghệ khác nhau để thành công.

Hãy suy nghĩ về nhu cầu công nghệ của họ ngoài điện thoại và máy tính xách tay. Nếu nhân viên tham dự các cuộc họp trực tuyến, kết nối internet của họ có an toàn và đáng tin cậy không? Máy ảnh của họ như thế nào? Chúng có chất lượng âm thanh tốt không? Giao tiếp trực tuyến sẽ không phải lúc nào cũng hoàn hảo, nhưng đó là một điều bắt buộc trong kinh doanh để cung cấp cho nhân viên của bạn các công cụ họ cần, điều này cuối cùng có thể dẫn đến tăng năng suất và tiết kiệm chi phí tiềm năng trong thời gian dài.

Có một cuộc chiến lâu đời giữa những gì CNTT quyết định và những gì người dùng cần. Có thể hiểu, nhân viên của bạn có thể cần phải làm việc trong phần mềm và ứng dụng bắt buộc cho các yêu cầu chính — nhưng đừng để chính sách quá nghiêm ngặt đến mức các công cụ mới bị bỏ qua. Hỏi nhân viên của bạn những gì đang làm việc cho họ. Nếu họ đang sử dụng một cái gì đó mới, hãy chuẩn bị để lắng nghe và hiểu khoảng trống năng lực mà họ đang cố gắng lấp đầy.

Sử dụng bộ phận CNTT của bạn để chỉ định và thực thi các chính sách lỗi thời tạo ra sự chia rẽ giữa các nhân viên. Định vị lại nhóm CNTT của bạn như một trung tâm dịch vụ cho khách hàng của họ—nhân viên của bạn. Nếu bạn không chắc chắn công nghệ nào có thể hỗ trợ nhân viên của mình khi họ làm việc từ văn phòng tại nhà, băng ghế nhà bếp hoặc quán cà phê — hãy hỏi họ. Tạo vòng phản hồi của nhân viên có tác động hữu hình sẽ giúp nhóm của bạn cảm thấy được lắng nghe và đi đúng hướng.

Khi ranh giới mờ dần giữa công việc và cuộc sống, việc cung cấp cho nhân viên lựa chọn mang theo thiết bị liên lạc của riêng họ hoặc sử dụng toàn bộ phần cứng của công ty được cấu hình để cho phép sử dụng cá nhân, chứng tỏ tính linh hoạt và tin cậy — nhưng mẹo là làm điều đó mà không ảnh hưởng đến bảo mật dữ liệu. Mối quan tâm chính về hình thức làm việc kết hợp hoặc làm việc từ xa là rủi ro an ninh mạng gia tăng trong việc cho phép nhân viên truy cập kết nối internet trên nhiều mạng và thiết bị—mọi lúc, mọi nơi.

Để giải quyết mối lo ngại này, hãy yêu cầu nhóm CNTT của bạn cung cấp đào tạo phần mềm và bảo mật cho nhân viên để bảo vệ thiết bị và thông tin của họ. Điều này có thể có nghĩa là có những cuộc trò chuyện khó khăn với nhóm CNTT của bạn, nhưng không nên xem nhẹ bảo mật điểm cuối. Cho họ thấy rằng tăng cường bảo mật trên các thiết bị gia đình là một thay đổi tích cực.

Dù bạn đang kinh doanh gì, các chính sách và quy trình về sức khỏe  và an toàn bảo vệ nhân viên và khách hàng của bạn là không thể thương lượng. Nó không chỉ là một nơi làm việc an toàn, sạch sẽ và lành mạnh — bất kể nhân viên của bạn làm việc ở đâu, sức khỏe và sự an toàn của họ vẫn là trách nhiệm của bạn.

Chúng tôi đã đề cập đến vệ sinh và sức khỏe, nhưng có một vấn đề thầm lặng có khả năng tàn phá lực lượng lao động — sức khỏe tinh thần. Hai cuộc đấu tranh chính liên quan đến công việc từ xa là không thể rút phích cắm khỏi công việc và cảm giác cô đơn. Hỗ trợ sức khỏe tinh thần có thể khác nhau đối với mỗi cá nhân.

Đối với một số người, đó là có sự linh hoạt để chăm sóc trẻ em hoặc người già trong gia đình; Đối với những người khác, đó là về việc có quyền truy cập vào một chương trình hỗ trợ nhân viên cung cấp tư vấn và hỗ trợ miễn phí, bí mật. Nếu doanh nghiệp của bạn có thể bước lên như một sự hỗ trợ cho toàn bộ con người thay vì theo dõi họ thông qua năng suất hoặc sự vắng mặt — bạn đang tiến một bước gần hơn đến việc đảm bảo phúc lợi và lòng trung thành của họ.

Trong hình thức làm việc kết hợp, không thể tránh khỏi việc ai đó sẽ làm việc từ xa, bất kể các nhóm phối hợp ngày làm việc tại văn phòng của họ tốt như thế nào. Điều này có thể gây khó chịu cho các đồng nghiệp ở xa, những người không thể tham gia bình đẳng và có xu hướng trở nên ít gắn kết hơn — đặc biệt là đối với những người sáng tạo, những người thường sử dụng các công cụ cộng tác như bảng trắng và màn hình. Giải quyết cách tăng cường tương tác và làm cho nhân viên từ xa của bạn cảm thấy hòa nhập.

Một cách để thu hẹp khoảng cách là tích hợp không gian vật lý với công nghệ thân thiện với người dùng, như có thể kết nối với một cuộc họp trên các thiết bị riêng lẻ cũng như công nghệ trong phòng. Để có trải nghiệm cộng tác kết hợp liền mạch và toàn diện hơn, hãy cung cấp các giải pháp cho phép mọi người được nhìn thấy và nghe thấy trong phòng họp, với công cụ phù hợp như micrô trong phòng, loa, bảng đánh dấu dễ di chuyển và màn hình hiển thị cho các kích thước phòng khác nhau trong văn phòng. Điều này cho phép bạn tập trung vào con người và trải nghiệm người dùng trong khi công nghệ hoạt động liền mạch ở chế độ nền.

Nâng cao kỹ năng và phát triển nghề nghiệp, quản lý sự thay đổi và duy trì năng suất từ bất cứ đâu.

Hãy rũ bỏ ý tưởng rằng nâng cao kỹ năng cho nhân viên là đang chuẩn bị cho họ một công việc mới ở một nơi khác - bạn không thể giữ chân mọi nhân viên trong môi trường cạnh tranh này và bạn không nên muốn. Tập trung vào việc làm cho công việc hàng ngày dễ dàng hơn, và bạn sẽ giữ được những tài năng tốt nhất tại nơi làm việc của mình.