Những Điều Cần Biết Về
Quản Lý Kho Năm 2024
Quản Lý Kho Năm 2024
Cùng với sự phát triển từ ngành Logistics* (14 – 16%/năm) và ngành Thương mại điện tử** (16 – 30%/năm), nhu cầu về các dịch vụ kho bãi cùng ngày càng tăng cao hơn bao giờ hết. Điển hình là xu hướng hiện đại hóa vận hành và tối ưu hóa chi phí kho bãi từ các doanh nghiệp. Trong bài viết này, mời bạn đọc cùng Ricoh tìm hiểu về xu hướng phát triển của ngành quản lý kho năm 2024.
(*) Theo hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam 2023
(**) Theo hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam 2023
Xu hướng quản lý kho 2024
Sự phát triển mạnh mẽ của trí tuệ nhân tạo AI, nòng cốt là công nghệ máy học, cho ra những phân tích có cơ sở và tối ưu không gian lưu trữ. Ngành quản lý kho năm 2024 dự kiến sẽ trải qua những thay đổi mạnh mẽ về nhiều mặt. Dưới đây là Bốn xu hướng tiềm năng trong năm 2024 dưới góc nhìn và nghiên cứu của Ricoh.
Xu hướng quản lý kho 2024 theo Ricoh Vietnam- Quản lý kho đa kênh: Phát triển nhờ động lực từ thói quen tiêu dùng của thị trường. Chuyển dần từ cửa hàng vật lý sang sàn thương mại điện tử và chợ trực tuyến sau đại dịch Covid - 19.
- Ứng dụng công nghệ quản lý dựa trên đám mây: Đáp ứng nhu cầu truy cập và nắm bắt tình hình hoạt động của kho nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi.
- Dự báo hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích được nhu cầu thị trường, và đưa ra quyết định dựa trên số liệu một cách có hệ thống, chính vì vậy xu hướng Dự báo hàng tồn kho cũng là một thành tố quan trọng vẽ nên bức tranh chung của lĩnh vực quản lý kho.
Ngoài ra, như có đề cập ở trên với sự bùng nổ của AI và công nghệ máy học, một số xu hướng khác như Quản lý kho tự động hóa, Công nghệ chuỗi, Theo dõi hàng tồn kho bằng IoT cũng sẽ được chú ý kể từ năm 2024.
Những điều cần biết về hệ thống quản lý kho
Quản lý kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho hay quản lý kho hàng là tập hợp các công việc liên quan đến các công tác tổ chức, quản lý, sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho. Hàng hóa có thể là nguyên liệu thô, hàng hóa phục vụ cho quá trình sản xuất, hàng thành phẩm…. Quản lý hàng tồn kho là một công việc quan trọng trong phải luôn thực hiện liên tục và xuyên suốt trong quá trình hàng hóa lưu trữ trong kho. Đọc thêm nội dung bên dưới để hiểu rõ hơn về quy trình và các lợi ích khi áp dụng hệ thống quản lý kho.
Hệ thống quản lý kho là gì?
Theo Wikipedia, hệ thống quản lý kho là là một phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát và theo dõi các chuyển giao và lưu trữ các nguồn lực sẵn có.
Hệ thống quản lý kho (WMS) ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng theo thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị
Dưới đây là sơ đồ mô tả cơ bản của quy trình quản lý kho. Quy trình này gồm 5 giai đoạn: Nhập kho – Lưu kho – Xuất kho – Lấy hàng – Vận chuyển.
Sơ đồ Các khâu quản lý kho cơ bảnTrong mỗi quy trình, tùy vào nhu cầu và mức độ đầu tư của từng doanh nghiệp, công nghệ mã vạch hoặc RFID được áp dụng giúp gia tăng sự chính xác, nhanh chóng và hiệu quả vận hành. Bài viết sẽ nhắc đến và so sánh về hai công nghệ này ở phần gần cuối bài viết.
Lợi ích khi áp dụng hệ thống quản lý kho
Hầu hết các doanh nghiệp khi lựa chọn áp dụng hoặc thay đổi hệ thống quản lý kho thường nhắm đến hai mục tiêu chính là tối ưu hóa quy trình vận hành và tiết kiệm chi phí.
Thật vậy, khá dễ dàng để nhận thấy được 5 lợi ích mà hệ thống quản lý kho mang lại giúp doanh nghiệp hiện thực hóa hai mục tiêu ấy gồm:
- Tối ưu hoá quy trình: Hợp lý hóa quy trình nhập và xuất kho theo thời gian thực, tự động hóa các quy trình thủ công như theo dõi và ghi nhãn hàng tồn kho. Bố trí, phân luồng và quản kho theo nguyên tắc FIFO, LIFO hoặc FEFO một cách dễ dàng
- Giảm thiểu chi phí: Giảm thiểu chi phí nhân công nhờ giảm thời gian tìm kiếm sản phẩm. Tối đa hoá hiệu quả sử dụng không gian kho, nhờ tối ưu hoá và hợp lý hoá việc lưu trữ hàng hoá.
- Tối ưu hoá chuỗi cung ứng: Cải thiện hiệu suất và khả năng hiển thị của hàng hoá trong kho giúp tối ưu hoá chuỗi cung ứng, cải tiến quy trình. Nhờ khả năng truy xuất thông tin theo thời gian thực, việc ra quyết định trở nên dễ dàng, nhanh và chính xác hơn.
- Gia tăng khả năng hiển thị hàng hoá: Nhờ áp dụng giải pháp mã vạch hoặc RFID, mỗi hàng hoá đều được định danh và theo dõi xuyên suốt theo thời gian thực. Từ đó, giúp đảm bảo tồn kho an toàn.
- Cải tiến việc quản lý nhân sự: Dễ dàng tiên đoán việc sử dụng nhân sự và thiết lập KPIs. Việc sắp xếp và tối ưu hoá nhân sự, sắp xếp ca làm trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.
Thế nào là một hệ thống quản lý kho hiệu quả?
Tương ứng với 5 giai đoạn trong quy trình vận hành quản lý kho Ricoh đã nêu ở trên, các chỉ số đo lường tính hiệu quả có thể phần chia như sau:
Một hệ thống quản lý kho hiệu quả là khi tất cả các chỉ số đo lường về hoạt động của kho đạt mức tối ưu.
Vậy các chỉ số đo lường quản lý kho bao gồm những chỉ số gì? Cách tính toán các chỉ số đó?
| Các chỉ số | Cách tính |
| Thời gian xử lý | = thời gian tồn kho hiệu lực + thời gian để nhập tồn kho vào hệ thống + thời gian chuẩn bị hàng để lưu trữ |
| Độ chính xác | =(Số lượng tồn kho thực tế) / (Số lượng tồn kho dự kiến) * 100% |
| Chu kỳ đặt hàng | = (thời gian khách hàng nhận được đơn đặt hàng – thời gian khách hàng đặt hàng) / # tổng số đơn đặt hàng đã giao |
| Chỉ số | Cách tính |
| Thời gian lưu trữ | = tổng thời gian để lưu giữ hàng đã nhận |
| Tồn kho không thể bán | = (lượng hàng tồn kho không bán được trong kỳ / tổng lượng tồn kho trong kỳ) x 100 |
| Tỷ lệ hết hàng | = (# số mã hết hàng/ # số mã đã vận chuyển) x 100 |
| Hao hụt hàng tồn kho | = giá trị tồn kho cuối kỳ – giá trị hàng tồn kho (đã đếm vật lý) |
| Độ chính xác của tồn kho có sẵn | = (# số mã đã đếm mà khớp với bản ghi / # số mã đã đếm) x 100 |
| Tỷ lệ lấp đầy | = [(# tổng số mặt hàng – # tổng số đã giao) / # tổng số mặt hàng] x 100 |
| Tồn kho trung bình | = (giá trị tồn kho đầu kỳ + giá trị tồn kho cuối kỳ) / 2 |
| Độ thất thoát hàng | = (Số lượng tồn kho mất mát hoặc hỏng) / (Tổng số lượng nhập kho) * 100% = (Số lượng tồn kho mất mát hoặc hỏng) / (Số lượng tồn kho đầu kỳ) * 100% |
| Chi phí luân chuyển tồn kho | = [(phí dịch vụ+ phí rủi ro + chi phí vốn + chi phí lưu trữ) / tổng giá trị tồn kho] x 100 |
| % sử dụng trên mỗi mét vuông trong nhà xưởng | = tổng mét vuông sử dụng / tổng diện tích nhà xưởng (% sử dụng kệ) |
| Các chỉ số | Cách tính |
| Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo | = [(# đơn hàng được giao đúng hạn / # tổng đơn hàng) x (# đơn hàng đã hoàn thành / # tổng đơn hàng) x (# đơn hàng không bị hư hại / # tổng đơn hàng) x (# đơn hàng với đúng chứng từ đi kèm / # tổng đơn hàng)] x 100 |
| Tổng thời gian để giao hàng | = thời gian xử lý đơn hàng + thời gian sản xuất + thời gian giao hàng |
| Các chỉ số | Cách tính |
| %Biên lợi nhuận ròng | =[(Tổng doanh thu – Chi phí hàng bán) / Tổng doanh thu] x 100 |
| Chi phí nhân công mỗi giờ | =(mức lượng ròng hằng năm / # tuần làm việc trong năm / # giờ làm việc một tuần |
| Tỷ lệ doanh số bán hàng bị mất | =(# số ngày hết hàng (out of stock)/ 365) x 100 |
| Điểm hài lòng của khách hàng | =(# phản hồi tích cực / # tổng phản hồi) x 100 |
Những ai nên thiết lập Hệ thống quản lý tồn kho?
- Ngành bán lẻ: với mục tiêu tối ưu hóa quy trình Nhập hàng, Quản lý hàng tồn kho, Bán hàng; Giảm thiểu chi phí nhân sự
- Nhà máy sản xuất: với mục tiêu tối ưu hóa quy trình nhập, quản lý, xuất nguyên vật liệu, linh kiện, thành phẩm, bán thành phẩm & giảm thiếu chi phí nhân sự
- Ngành Logistics: Tối ưu hóa không gian lưu trữ, Minh bạch quy trình vận hành
- Ngành thương mại điện tử: Giúp tối ưu không gian lưu trữ và đảm bảo thời gian giao hàng cũng như chất lượng dịch vụ
Các vấn đề thường gặp
Như đã đề cập ở phần đầu bài viết, quản lý kho là một quy trình đòi hỏi vận hành nhịp nhàng từ tất cả các bộ phận. Tuy nhiên, trên thực tế, trong quá trình vận hành kho có rất nhiều lỗi và sự cố thường xuyên xảy ra, điển hình có thể kể đến:
- Dễ sai sót số lượng, mã sản phẩm nhập
- Mất thời gian khi kiểm tra bằng mắt thường
- Tình trạng “full loading” ảnh hưởng đến kế hoạch quản lý vị trí hàng hoá
- Mất thời gian khi tìm kiếm vị trí hàng hoá
- Nhân viên quá tải công việc do phải kiểm kê tồn kho thủ công thường xuyên
- Lãng phí giấy mực
- Không kiểm soát chính xác tồn kho: Như tồn kho quá nhiều; Thiếu hụt tồn kho an toàn; Không thể nhập xuất theo FIFO, …
Để giải quyết các vấn đề thường gặp này, tại Việt Nam hiện nay có thể kể đến Hai giải pháp thông dụng là Mã vạch và RFID.
Vậy giữa quản lý kho theo phương pháp thủ công khác gì so với giải pháp mã vạch và RFID?
| Thủ công | Mã vạch | RFID |
|
|
|
Các cấp độ quản lý kho
Xuất phát từ thực tế rằng, nhu cầu đang tăng trong việc quản lý kho bãi và quản lý kinh doanh, cũng như yêu cầu về điều kiện quản lý cho từng loại mặt hàng ngày càng đa dạng. Ricoh hiểu rằng khách hàng cảm thấy khó khăn khi tìm hiểu và áp dụng giải pháp quản lý kho phù hợp với nguồn lực, tài chính và nhu cầu của Doanh nghiệp. Vì vậy, Ricoh sẽ cùng khách hàng phân loại nhu cầu từ đó đưa ra các giải pháp quản lý phù hợp.
Kết luận
Quản lý kho là một yếu tố tiên quyết ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển doanh nghiệp, một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực đầu tư và cắt giảm chi phí vận hành, qua đó giúp Doanh nghiệp có cơ sở để mở rộng kinh doanh đồng thời tối đa lợi nhuận.
Bạn đã sẵn sàng thiết lập hệ thống quản lý kho chưa?
Liên hệ với Ricoh ngay để được tư vấn giải pháp quản lý kho phù hợp với nhu cầu của bạn.
Yêu cầu tư vấn