Cách DocuWare hợp lý hóa các quy trình và nâng cao năng suất

Tốc độ nhanh chóng của chuyển đổi kỹ thuật số đã dẫn đến sự bùng nổ của dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc trong các tổ chức. Để hợp lý hóa hoạt động, nâng cao năng suất và cải thiện sự cộng tác, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng các giải pháp quản lý tài liệu. 

DocuWare nổi bật như một giải pháp đáng tin cậy được thiết kế để chuyển đổi cách chúng ta xử lý, lưu trữ và truy cập dữ liệu một cách hiệu quả. Đối với các nhà quản lý nhân sự, pháp lý và tài chính, cam kết về quy trình lập hóa đơn tốt hơn, giảm rủi ro tuân thủ và sự rõ ràng trong quản lý dữ liệu nhân viên khiến DocuWare trở thành tài sản không thể thiếu.

Trong blog này, chúng tôi sẽ đi sâu vào những lợi ích của việc tích hợp DocuWare vào tổ chức của bạn, nêu bật các tính năng chính của nó trong quản lý tài liệu và chia sẻ những cân nhắc quan trọng khi chọn DocuWare làm giải pháp quản lý tài liệu của bạn. 

Tầm quan trọng của các giải pháp văn phòng kỹ thuật số

Trong thế giới kết nối và đầy chuyển động của chúng ta, nhân viên mong đợi sự hợp tác kỹ thuật số và sự linh hoạt là những yếu tố thiết yếu tại nơi làm việc. Điều này đã khiến quy trình làm việc phụ thuộc vào giấy tờ truyền thống trở nên lỗi thời do kém hiệu quả, sai sót và thiếu khả năng hiển thị các quy trình kinh doanh quan trọng.

Các giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số như DocuWare cung cấp một giải pháp hiện đại, bền vững và hiệu quả để quản lý tài liệu và quy trình công việc. Bằng cách chuyển sang kỹ thuật số, các doanh nghiệp có thể tăng tốc quy trình làm việc, giảm tác động đến môi trường và giảm thiểu rủi ro mất hoặc thất lạc tài liệu.

 

Khả năng quản lý và xử lý thông tin đã trở nên tối quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp và phần mềm quản lý tài liệu (DMS) đã đóng một vai trò quan trọng trong cuộc cách mạng thông tin này.

Forbes, 2023

DocuWare là gì?

DocuWare là giải pháp tự động hóa quy trình làm việc và quản lý tài liệu dựa trên đám mây cho phép các doanh nghiệp chuyển đổi từ các quy trình dựa trên giấy tờ. DocuWare giúp số hóa, bảo mật và tự động hóa việc quản lý thông tin giữa các tổ chức thuộc mọi quy mô, cho phép luồng thông tin liền mạch giúp tiết kiệm thời gian và hỗ trợ lực lượng lao động hiện đại, linh hoạt. 

DocuWare có thể giúp doanh nghiệp của bạn như thế nào?

Từ việc giảm mức sử dụng giấy đến cộng tác liền mạch, hãy khám phá những lợi ích hữu hình mà doanh nghiệp có thể đạt được bằng cách tận dụng DocuWare.

 

Khả năng truy cập dữ liệu nâng cao, giảm lượng giấy tờ: Nhân viên không còn cần phải sàng lọc các chồng giấy để tìm tài liệu hoặc dữ liệu quan trọng. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của phần mềm cho phép truy xuất nhanh chóng và dễ dàng, loại bỏ hiệu quả nhu cầu lưu trữ tài liệu vật lý.

 

Quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý và tự động: Khả năng tự động hóa quy trình làm việc của DocuWare là những yếu tố thay đổi cuộc chơi. Chúng đảm bảo các tài liệu được chuyển đến đúng người vào đúng thời điểm, giảm đáng kể khả năng tắc nghẽn. Điều này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp nhạy cảm về thời gian như lập hóa đơn thanh toán và giới thiệu nhân viên.

 

Cộng tác liền mạch: Các nhóm có thể cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực, giúp thực hiện công việc từ xa hiệu quả như ở văn phòng. Mức độ hợp tác này là công cụ giúp điều phối các nỗ lực giữa các phòng ban và tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh tổng thể suôn sẻ hơn.

 

Quản lý dữ liệu và tài liệu thông minh: Tận dụng các thuật toán AI và machine learning, Lập chỉ mục thông minh của DocuWare phân tích nội dung tài liệu của bạn, xác định các trường dữ liệu quan trọng và trích xuất thông tin bạn cần một cách chính xác. Trải nghiệm quy trình xử lý tài liệu được sắp xếp hợp lý và các chức năng tìm kiếm nâng cao, đồng thời tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Những cân nhắc quan trọng cho việc lựa chọn DocuWare

Với nhiều lựa chọn có sẵn trên thị trường, việc chọn giải pháp quản lý tài liệu là một quyết định quan trọng đòi hỏi phải suy nghĩ và lập kế hoạch cẩn thận. Dưới đây là một số yếu tố cần thiết cần xem xét khi đánh giá DocuWare.

Khả năng mở rộng và tùy chỉnh

Doanh nghiệp của bạn không đứng yên, vậy tại sao hệ thống quản lý tài liệu của bạn lại phải như vậy? DocuWare có thể phát triển cùng với công ty của bạn, cung cấp khả năng mở rộng khi bạn mở rộng. Nó cũng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh và bộ phận cụ thể của bạn.

Tích hợp với những hệ thống hiện tại

Để đạt hiệu quả tối đa, DocuWare tích hợp liền mạch với bộ phần mềm kinh doanh hiện tại của bạn. Việc tích hợp này rất quan trọng để giảm việc nhập dữ liệu trùng lặp và duy trì tính nhất quán của dữ liệu trên các ứng dụng.

Dễ dàng sử dụng và thực thi

Những công cụ tốt nhất là những công cụ mà mọi người thích sử dụng. DocuWare cung cấp trải nghiệm người dùng trực quan với thời gian học tập tối thiểu, dẫn đến tỷ lệ thực thi của người dùng cao hơn. Tỷ lệ thực thi của người dùng mạnh hơn sẽ dẫn đến ROI và hiệu quả cao hơn trong toàn tổ chức của bạn.

Đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn với DocuWare

Việc tận dụng giải pháp quản lý tài liệu như DocuWare không chỉ mang ý nghĩa nâng cấp quy trình làm việc và quy trình kinh doanh của bạn—đó là cách tiếp cận kinh doanh hiện đại, có khả năng thích ứng. Lợi ích rất rõ ràng: từ việc giảm sử dụng giấy và tác động đến môi trường đến trang bị cho doanh nghiệp của bạn những công cụ thiết yếu để thành công trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay.

Việc chọn giải pháp quản lý tài liệu kỹ thuật số phù hợp có thể là một bước chuyển đổi. Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ đang tinh chỉnh các quy trình tài liệu ban đầu hay một tập đoàn đa quốc gia đang cải tiến toàn bộ hệ thống lưu trữ của mình, DocuWare có thể nâng cấp doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

Mở khóa toàn bộ giá trị của tài liệu với Ricoh và DocuWare.

Khám phá cách chúng tôi tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn và cung cấp quy trình kinh doanh thông minh và bảo mật.

Tìm hiểu thêm

Về Tác giả

Vijay Kumar A/L Victor
Portfolio Trưởng nhóm tiếp thị - Quy trình làm việc kỹ thuật số & tự động hóa, APAC

Với hơn 20 năm kinh nghiệm thu hẹp khoảng cách giữa con người và quy trình, Vijay đã chuyển đổi các tổ chức thuộc nhiều ngành khác nhau.

Theo dõi Vijay trên LinkedIn